Varför ska jag gå på mötet?

Gästskribent Joakim Stattin: Mötet bygger företagskultur och är en viktig del av företagets demokratiprocess.

Ledarskap | ARTIKEL | SEP 2016

Varför ska jag gå på mötet?

Varför ska jag gå på mötet?

Möten har blivit en stor stressfaktor i vår arbetsmiljö. En bidragande orsak till det är att vi alltför sällan får någon klar uppfattning om vad syftet med mötet är och varför vi behöver närvara. Utan en tydlig agenda och ett uttalat mål riskerar sammankomsten att bli föga mer än ett utdraget slöseri av tid och energi.
Känner du igen känslan av att komma oförberedd till ett möte efter att precis ha lämnat ett annat? Hur många möten har du suttit på där tiden bara rusar iväg – och när du går där ifrån vet du inte vad ni har beslutat?
Problemet är inte mötena i sig – att träffas regelbundet och konversera är tvärtom ett absolut måste i det moderna kunskapssamhället. Kruxet är istället att folk måste vara införstådda med varför de ska gå på mötet, och hur man håller ett möte som faktiskt ger konkreta resultat.

Stress är ett växande problem i vårt arbetsliv, och många är övertygade om att det åtminstone delvis beror på alla möten vi tvingas gå på. Det talas om ”mötesinflation”, och den givna lösningen kan då tyckas vara att minska antalet möten för att på så vis minska stressen.
Men frågan är om det verkligen är så enkelt. En annan tolkning är att stressen inte beror på mängden möten i sig, utan snarare på hur vi hanterar mötena och hur vi kommunicerar dess syften.

Nättidningen Huffington Post skriver att samhället och arbetets villkor har förändrats drastiskt de senaste 20 åren, men ledarskapet – och därmed också möteskulturen – har inte riktigt hängt med i svängarna. Vi lever i ett kunskapssamhälle, men beter oss fortfarande som om vi levde i ett industrisamhälle där chefen ger instruktioner och den anställda tar emot, passivt. Detta leder till en möteskultur där det antas att deltagarna inte behöver känna till syftet och målet med ett möte, och där oändlig tid kan ägnas åt att chefen håller långa utläggningar och PowerPoint-presentationer.

Möten – en förutsättning för framgång

Men det vore fel att dra slutsatsen att dessa möten inte behövs, menar Huffington Post. Just det faktum att vi lever i en kunskapsbaserad ekonomi innebär att regelbundna möten är en absolut förutsättning för att lyckas. Dagens arbetsliv är baserat på kunskap, problemlösning, kreativitet och innovation. Att konversera, skapa relationer samt utbyta idéer och erfarenheter är helt avgörande. Detta är den finaste aspekten av det moderna arbetslivet – de anställda behövs verkligen som människor, deras tankar, idéer och problemformuleringar är viktigare än någonsin. Det är inte längre bara chefens röst som räknas – dagens komplexa arbetsliv kräver en kollektiv intelligens. Därför behövs möten, och därför är varje mötesdeltagare viktig.

Den så kallade ”mötesinflationen” beror sannolikt på att vi i de flesta fall faktiskt behöver mötas. Men om deltagarna inte vet varför de behöver närvara, vad de förväntas bidra med och vad mötet ska resultera i så kommer sammankomsten ändå att framstå som en uppvisning i ineffektivitet och tidsslöseri. Inför mötet måste det därför finnas en tydlig agenda samt information som skapar rätt förväntningar bland deltagarna. Det är förstås också viktigt att förväntningarna infrias, vilket kräver att det finns en tydlig struktur för hur mötet genomförs.

Tidningen Entrepreneur skriver att ett möte, om det ska upplevas som meningsfullt och nödvändigt, kräver minst tre saker; för det första ett tydligt syfte, som alla bör vara medvetna om både före och under mötet. För det andra måste ett möte präglas av uppriktighet. Den som leder mötet måste se till att kritiska och känsliga frågor får tas upp och inte undertrycks – att ha ett möte där alla tassar på tå för att inte väcka elefanten i rummet är inte särskilt effektivt.

För det tredje kräver ett bra möte inkludering och engagemang. Mötesdeltagarna bör involveras så att de inte passiviseras och detta kan ske redan före mötet genom att deltagarna ombeds hjälpa till med förberedelser, föreslå och ansvara för mötespunkter genom att till exempel ta fram underlag.

Så lyckas du med mötet

Möten är en av de mest centrala delarna i dagens arbetsliv. Om man vill att de ska leda till positiva resultat istället för stress så är det dock viktigt att mötena organiseras och leds på ett effektivt sätt. Här kommer några tips på vägen:

Inför mötet

1. Lägg extra tid på att planera mötespunkter. Att ha en tydligen agenda är A och O om man vill lyckas med möten, och då får man inte slarva med förberedelserna.

2. Fundera på vilka som behöver komma på mötet. Att ha för många mötesdeltagare – eller deltagare som egentligen inte har någonting att bidra med – är slöseri med tid och energi. Tänk igenom en extra gång vilka personer som verkligen behöver närvara.

3. Se till att få input från mötesdeltagarna. Kolla av vilka frågor de vill ta upp och vad de i övrigt tycker om mötespunkterna.

Under mötet

4. Börja och sluta på bestämda tider, och se till att mötet inte blir för långt. Att vänta på någon som alltid kommer försent tar onödig energi, och alltför utdragna möten tyder på att ni är ofokuserade.

5. Identifiera den ansvariga för varje ämne/mötespunkt. Låt den ansvariga leda samtalet vid ”sin” mötespunkt. Den personen blir också huvudansvarig för att följa upp just den punkten.

6. Se till att inte samma person pratar hela tiden. Vissa pratar för mycket, andra pratar knappt alls. En god mötesledare kan förmå den pratglada att lämna utrymme åt andra att säga sin mening.

Avslutning/efter mötet

7. Se till att varje deltagare lämnar mötet med ett konkret nästa steg att ta. Ingen ska gå ifrån mötet ovetandes om vad nästa steg är – då har ni kastat bort er tid.

8. Ägna de sista minuterna åt att summera vad som bestämts. En kort sammanfattning av det som sagts bringar extra tydlighet och gör att resultatet av mötet blir mer överskådligt.

9. Om nödvändigt, följ upp mötet med mejl. Att skicka ett mejl efter mötet kan vara ett bra sätt att försäkra sig om att mötet följs upp på lämpligt sätt i det fortsatta arbetet.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Om skribenten

Joakim Stattin är produktansvarig för verktyget RunYourMeeting. Han har en master i Strategic management och en bakgrund som konsult inom verksamhetsstyrning. En tydlig mötesstruktur och uppföljning var faktorer som Joakim identifierade som centrala i framgångsrika projekt. I dag ägnar Joakim all sin tid åt att utveckla det verktyg som han själv saknat på marknaden.

Läs mer om Stratsys här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill