Bli en effektiv ledare – med teknikens hjälp

Gästskribent Joakim Stattin: Låt inte den digitala tekniken skapa stress i vardagen – använd den till din fördel istället.

Planera | ARTIKEL | DEC 2016

Bli en effektiv ledare – med teknikens hjälp

Bli en effektiv ledare – med teknikens hjälp

Digitaliseringens snabba framfart kommer för alltid påverka vårt beteende och våra liv. Mobila enheter och det faktum att vi ständigt är uppkopplade påverkar vårt sätt att kommunicera och interagera med andra människor. Tekniken som var tänkt att underlätta och effektivisera vår vardag, kan ibland vara själva stressmomentet. Frågan är hur vi som ledare kan utnyttja möjligheten till den effektivisering som tekniken medfört, utan att det resulterar i ökad stress? Genom att välja rätt digitala hjälpmedel och verktyg kan du både bli kvitt stressen och samtidigt bli en mer tillgänglig och effektiv ledare.

En ganska vanlig arbetsdag. Du kliver upp när klockan ringer och när du stänger av alarmet ser du på telefonens display att ett event du följer på Facebook äger rum idag. Du ser också att en vän postat en bild på Instagram för första gången på länge. Du hinner även se att det regnar ute och att du har fyra möten under dagen, det första börjar klockan 9.00. Innan du tagit dig iväg till bilen, tåget, bussen eller cykeln har du kollat mailen fyra gånger, scrollat i dina sociala flöden och fått en rad olika pling som påminner dig om saker du inte får glömma.

Mailnotiser, app-notiser, sms, samtal, chattnotiser, påminnelser, kalenderbokningar, mötesinbjudningar... listan kan göras lång över alla de störningsmoment vi upplever dagligen i en digital tid. Mycket av detta går att reglera, men ofta låter vi det bara passera och alla dessa avbrott skapar en fragmenterad rytm i vardagen. Innehållet i alla dessa störningsmoment handlar väldigt sällan om livsviktig eller avgörande information. Det handlar snarare om saker som fyller vår hjärna med delvis överflödig input.

Även om det är trevligt att se vännernas semesterbilder eller barns fritidsaktiviteter så kan det bli för mycket. Det blir snarare något som rör till och ställer till det för vår förmåga att hitta fokus i tillvaron. Framför allt tar det tid och energi ifrån vår huvudsakliga uppgift som chefer och ledare: Att leda och motivera våra medarbetare.

Tekniken underlättar teamarbetet

Om vi istället skulle satsa på att systematisera alla de tekniska möjligheter vi idag ser, skulle vi förmodligen i allt större utsträckning snarare uppleva att den digitala tekniken tjänade oss, istället för att stressa upp oss. Vi skulle kunna placera oss i förarsätet istället för att bara åka med.

Som chefer och ledare skulle vi kunna använda tekniken och våra digitala verktyg för att effektivisera arbetet tillsammans med teamet, underlätta kommunikation och kreativa processer och systematisera återkommande moment i arbetet.

Om vi använder metoder och system som på allvar systematiserar alla våra återkommande åtaganden på jobbet finns det en enorm kraft och potential i den tid det skulle spara oss. Framför allt finns också möjligheter att effektivisera ledarskapet och teamarbetet. Det finns exempelvis appar som gör det möjligt att organisera all kommunikation inom teamet i en enda kanal, där ni i realtid kan skicka direktmeddelanden och dokument, organisera ett projekt och ha full översikt över allt som händer i teamet.

Effektivisera möten

Det finns också appar och verktyg som är användbara för att underlätta arbetet inför, under och efter möten. Som ledare kan du då skapa en agenda för mötet, och via appen göra den tillgänglig för andra mötesdeltagare. Du kan också dela anteckningar eller annat som kommer till under och efter mötet. Att som ledare effektivisera kommunikationen kring möten kan vara väldigt betydelsefullt om du vill förbättra kvaliteten på teamarbetet, och då kan de digitala verktygen vara till stor nytta.

Det finns också andra exempel. Som ledare har du många möten och åtaganden att hålla reda på, och då finns det verktyg som gör det möjligt att synkronisera alla dina kalendrar så att allt finns samlat på samma ställe. Andra verktyg gör det enklare att planera din dag samtidigt som de ger dig möjlighet att se om du använder din tid på ett klokt sätt. Även dina medarbetare kan vara betjänta av den typen av hjälpmedel.

Det finns också en lång rad appar som kan hjälpa dig eller medarbetaren att disponera tiden på rätt sätt. Dessa kan hjälpa er att arbeta med ”att göra”-listan och att över huvud taget få en översikt över hur ditt/medarbetarens arbete (och liv) är organiserat. Som tidningen Inc rapporterar så finns det även många olika hjälpmedel att välja mellan om du lätt blir distraherad av Facebook, Twitter och annat som lockar på nätet. Dessa kan du helt enkelt blockera med hjälp av några av dessa verktyg. http://www.inc.com/jessica-stillman/10-distraction-killing-tools-for-better-concentration.html

Bryt dåliga vanor

Som vi kan se så erbjuder den nya tekniken långt mycket bättre möjligheter att organisera livet/arbetet än vad de flesta av oss ännu har insett. Istället för att bara använda påminnelsefunktionen i kalendern till att tala om när mötestiden börjar och var mötet äger rum, kan vi föreställa oss att samma notis påminner om ett mönster eller en vana som behöver brytas i din eller medarbetarens vardag.

Ett beteende som behöver arbetas in i oss för att hitta till en mer hälsosam och stressfri arbetsmiljö – eller för att förbättra vår prestation i arbetet. Istället för att låta notiserna styra vår tillvaro, styr vi notiserna till att påverka vår tillvaro och vårt arbete i en positiv riktning.

Om du exempelvis vill bryta en dålig vana så kan du använda en app som hjälper dig att ”spåra” dina dåliga vanor och att observera negativa mönster i din vardag, samt att ersätta dessa med mer positiva vanor.

När vi bemöter en snabbrörlig och kaosartad värld med kontroll och struktur händer det saker. All den energi vi tidigare ägnade åt att sortera input inuti våra egna huvuden, kan nu istället koncentreras och göra skillnad och nytta på andra platser. Inom Lean-filosofin pratar man om ”waste”, det vill säga slöseri.

Waste uppstår när vi lägger tid på saker som inte tar oss själva eller verksamheten framåt. Det är alla tillfällen då vi står och stampar eller utför arbetsuppgifter som visar sig vara helt meningslösa. Det kostar enorma summor att inte ha koll på sina ”waste”-faktorer.

Så låt oss omprioritera. Låt oss förvandla waste till utveckling. När tekniken blir vårt verktyg frigör vi tid till reflektion, vi skapar tankepauser som ger bränsle till innovativa tankar och kreativa lösningar. Vi får tid att vårda relationer till medarbetarna, vi får energi över till att möta varandra med kvalitet och framåtrörelse, skapa forum där vi kommer till kärnan av samtalet istället för att administrera de stressmoment som svävar runtomkring oss i form av otillräcklig dokumentation eller onödiga störningar.

Sex sätt att systematisera ditt arbetsliv och ledarskap med hjälp av ny teknik

Gör det enkla enkelt – Tycker du att massor av tid och energi försvinner för att du måste hålla ordning på tusen olika småsaker? Tid som du hade kunnat ägna åt dina medarbetare? Tänk då på att det finns hjälpmedel för att samordna dessa småsaker.

Du kan till exempel synkronisera dina kalendrar och mötestider, eller samla alla dina lösenord på ett enda (säkert) ställe. Du kan också samla alla dina idéer, uppslag, noteringar, filer, möten etc. på ett enda ställe genom produktivitetshjälpmedel, och dela informationen med dina medarbetare vid behov.

Effektivisera kommunikationen – Mejl, sms, telefonsamtal, Skypesamtal … Ibland kan det kännas som att kommunikationen bara blir mer omständlig med hjälp av den nya tekniken, men så behöver det inte vara. Se till att hitta en app eller ett digitalt hjälpmedel som kan fungera som plattform för merparten av all digital kommunikation i teamet.

Mät din tid – Hur använder du din tid? Det finns hur många hjälpmedel som helst som på olika sätt hjälper dig att bli mer tidsmedveten, och därmed upptäcka var din ”waste” finns. På så vis kan du spara bortslösad tid som du istället kan ägna åt ditt ledarskap.

Spåra dina vanor – att ”spåra” och registrera sina vanor är ett bra sätt att bli medveten om hur de fungerar och när de inträffar, vilket i sin tur gör det lättare att bryta dåliga vanor och etablera någonting bättre – till exempel goda ledaregenskaper som du vill öva upp. Till detta finns det många olika appar och verktyg.

Blockera distraktionerna – Facebook, Twitter, nyhetssajter och andra webbsidor är stora tidstjuvar som lockar till prokrastinering. Har du problem med detta så kan du skaffa en app som blockerar sådana sajter under den tidsintervall då du har bestämt att du vill arbeta.

Ta hjälp att fokusera – Det finns också otaliga appar och verktyg som på olika sätt hjälper dig att fokusera, exempelvis med hjälp av pomodoro-tekniken.

Alla behöver såklart inte alla dessa hjälpmedel. Fundera på vad just du, eller dina medarbetare, skulle behöva hjälp med för att göra arbetsdagen mer effektiv eller mindre stressig. Kanske kan den nya tekniken bana väg för ett arbetsliv där ni lägger er tid och energi på sådant som verkligen är värdefullt?

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Om skribenten

Joakim Stattin är produktansvarig för verktyget RunYourMeeting. Han har en master i Strategic management och en bakgrund som konsult inom verksamhetsstyrning. En tydlig mötesstruktur och uppföljning var faktorer som Joakim identifierade som centrala i framgångsrika projekt. I dag ägnar Joakim all sin tid åt att utveckla det verktyg som han själv saknat på marknaden.

Läs mer om Stratsys här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill