Dokumentera enklare – glöm inte det viktiga protokollet

Gästskribent, Joakim Stattin: Dagens teknik ger moderna mötesprotokoll.

Ledarskap | ARTIKEL | FEB 2017

Dokumentera enklare – glöm inte det viktiga protokollet

Dokumentera enklare – glöm inte det viktiga protokollet

Med dagens applikationer och tekniska hjälpmedel är det lättare än någonsin att dokumentera vad som sägs och beslutas, men ändå har många svårt att få till det. Bristande dokumentation under möten försvårar möjligheten att följa upp och skadar verksamheters produktivitet – det menar vår gästskribent Joakim Stattin som slår ett slag för det moderna mötesprotokollet.

Min erfarenhet är att protokollförandet bortprioriteras oftare nu än förr. Något som jag tror får konsekvenser för hur vi arbetar. Jag vill därför slå ett slag för dess nödvändighet och existensberättigande. Särskilt nu när vi med teknikens hjälp mycket enklare kan dokumentera och dela information. För att kunna arbeta effektivt behöver vi fortfarande dokumentera vad som sägs och beslutas på möten.

Förr var protokollföring en självklarhet, och även om det kunde suckas när mötessekreterare skulle utses, så tog den utsedda oftast uppgiften på allvar. Det innebar att efter varje möte fanns det nedskrivet vad som skulle göras och av vem. Till nästa möte skrev man ut och tog med sig protokollet för att följa upp vad som gjorts och stämma av hur arbetet framskred.

Idag arbetar vi ofta i högt tempo, med många olika uppgifter och projekt, vilket i ännu högre grad ökar behovet av relevant dokumentation. Därför är det glädjande att vi tack vare tekniken idag har tillgång till bättre verktyg för att dokumentera och följa upp. Vi har de bästa förutsättningarna för att skapa det ultimata mötesprotokollet.

Protokollet visar vägen

Men först några ord om varför mötesprotokollet är så viktigt. Ett tydligt mötesprotokoll ger både chef och medarbetare möjlighet att se hur långt man kommit och vart organisationen är på väg. I förlängningen handlar det om att följa strategier och uppnå mål. Allt som det dagliga arbetet ska leda till.

De flesta av oss kan nog känna igen sig i att det dagliga arbetet inte alltid blir så effektivt. Det dyker upp oväntade ärenden och ibland måste det släckas bränder. Vi vill lösa problemen som uppstår och dras med i det som händer just nu, vilket kan resultera i dagar där det är svårt att hålla fokus.

Då är det skönt med protokollet: det som klargör ansvarsområden och visar vägen när vi överösts av väldigt många uppgifter samtidigt.

Genom en tydlig och lättillgänglig mötesdokumentation, som visar vad som sagts och bestämts, kan vi enklare upptäcka vad som inte fungerar. Då kan både ledare och medarbetare tillsammans byta taktik. Kort sagt – uppföljning är omöjligt utan tydlig dokumentation.

Det moderna mötesprotokollet

För inte alltför länge sedan var all dokumentation på papper och protokoll förvarad i pärmar i hyllor. Nu gäller annat. Den nya tidens applikationer gör protokollföring enkelt. Direkt under mötet kan vi anteckna i våra datorer, och vi kan snabbt och enkelt dela våra anteckningar till de andra deltagarna och övriga intressenter.

En annan stor och viktig fördel är att ett digitalt protokoll alltid är tillgängligt när det ligger i molnet. Det gör det till ett levande dokument som blir en naturlig del i arbetet framåt. Det är lätt att hitta och vi behöver inte längre lägga tid på att leta fram protokoll på lokala hårddiskar eller delade servrar.

En annan fördel med att ha protokollen i molnet är att vi inte behöver bekymra oss över versionshantering. Det finns en version av protokollet och det är alltid den senaste. Vi kommer helt enkelt åt rätt information, när vi vill, oavsett var vi befinner oss. Snabbt kan vi se vad som sades eller se vem som är ansvarig för vad, i vår dator, telefon eller platta. Informationen är alltid nära.

Med dagens teknik finns det inte längre några hinder för att inte fullt ut nyttja fördelarna som följer med ordentliga protokoll och dokumentation. Sköter vi dokumentationen på rätt sätt får vi bättre förutsättningar för analys och reflektion och kan fokusera på att göra rätt saker.

Så använd den moderna tekniken fullt ut. Den är enklare än någonsin och finns redan här.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Om skribenten

Joakim Stattin är produktansvarig för verktyget RunYourMeeting. Han har en master i Strategic management och en bakgrund som konsult inom verksamhetsstyrning. En tydlig mötesstruktur och uppföljning var faktorer som Joakim identifierade som centrala i framgångsrika projekt. I dag ägnar Joakim all sin tid åt att utveckla det verktyg som han själv saknat på marknaden.

Läs mer om Stratsys här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill