Dags att sluta med ineffektiva informationsmöten

Slösa inte pengar och energi på rena informationsmöten – gör så här istället.

Kommunicera | ARTIKEL | FEB 2017

Varför ska jag gå på mötet?

Varför ska jag gå på mötet?

Det finns inga rationella argument för att genomföra möten och konferenser som har som enda syfte att informera deltagarna, oavsett om de är medarbetare, kunder eller andra intressenter. Detta av flera anledningar. Möten och konferenser är dyra att genomföra, inte minst eftersom de upptar mycket tid både för deltagare och arrangörer, och idag vet vi att de flesta av deltagarna på ett rent informationsmöte minns mindre än 10 procent av vad som sagts. Dessutom tolkar alla alltid det de hör med utgångspunkt från sina egna erfarenheter, tolkningsmönster och värderingar, vilket gör att vi går ifrån mötet med helt olika bilder av vad som egentligen sagts. Informerar gör man idag mycket mer effektivt i andra kanaler och format.

Vi måste göra upp med myterna om hur vi lär och minns

Hos många, särskilt inom den akademiska världen, finns en stark övertro på värdet av föreläsning som format. Men handen på hjärtat. Om du går på ett möte, där någon berättar och du lyssnar, för att därefter rusa ut i den fortsatta arbetsdagen – hur mycket minns du då dagen efter?

Prova gärna själv att dagen efter ett sådant möte sätta dig ned med ett papper och skriva ner så mycket som möjligt av innehållet från mötet. Resultatet brukar vara ganska skrämmande.

Ibland möts jag av chefer som betonar vikten av att alla medarbetare får höra samma sak samtidigt. Varför är det så viktigt? Vi tolkar ju alla sinnesintryck genom våra egna erfarenheter och uppfattar därför inte alls det som sägs på samma sätt. Så oavsett hur TYDLIGT chefen än har betonat sina viktiga poänger så kommer deltagarna inte att uppfatta budskapen på samma sätt. Trots att exakt samma ljudvågor träffat mötesdeltagarnas trumhinnor, vid ett och samma tillfälle.

En erfaren kommunikatör sa en gång: ”Om du vill vara säker på att skapa missförstånd, säg samma sak till alla”.  Vad vi istället måste göra är att lyssna in de vi vill kommunicera med och anpassa våra budskap utifrån deras olika förutsättningar.

Använd film, skrift och digitala kanaler när du vill informera

Idag är det mycket billigt att producera enkla informationsfilmer. Varför inte spela in det som du har tänkt informera om och lägga upp det på till exempel ert intranät, i en app eller liknande?

I en film har du lättare att formulera dig på olika sätt som når människor med olika synsätt. Råkar någonting av det du tänkt säga komma ut fel, ta en ny tagning. På informationsmötet har du bara en chans. Säger du fel eller stakar dig så är sannolikheten stor att det kommer att tolkas som osäkerhet eller som en freudiansk felsägning.

I filmen kan du komplettera med visuella exempel. Medarbetarna, eller vilken målgrupp du nu har, kan se om delar av filmen som de inte förstod eller tyckte var extra intressanta. De kan titta på filmen när de är mottagliga och har tid.

Skriv informationen på intranätet. Interagera med medarbetarna digitalt. Låt dem skicka in frågor, tankar och reflektioner före eller efter att de läst det du skrivit eller sett din film. Idag finns tekniker som gör det enkelt att hantera frågeställningar både anonymt och, för den som vill, helt transparent.

De flesta undersökningar visar att vi lär oss mer genom att aktivt läsa en information eller att se den i en film än om vi bara passivt lyssnar på en föreläsning. Att förmedla information på det här sättet sparar kostnader samtidigt som människor minns mer.

Använd mötet när du vill engagera, förankra och påverka

I väl planerade möten kan du effektivt arbeta med förankring och lärande. Här kan ni tillsammans påverka attityder, beteenden och engagemang eller arbeta med idégenrering. Effektiva möten och konferenser baseras på kollektivt lärande, workshops, dialoger, spelifiering och liknande format och beståndsdelar.

Fortfarande är möten dyra att arrangera – men nödvändiga om du verkligen vill påverka dina deltagare och ta ansvar för vad som går in istället för vad som går ut. För i väl planerade och genomförda konferenser har du möjlighet att ta större ansvar för vilka budskap som går in, inte bara för vilka som går ut. Framförallt så har du förutsättningar att skapa större gemensamma insikter och bearbeta komplexa frågeställningar.

Onödiga möten stjäl resurser

Genom att sluta med dyra informationsmöten som ger extremt liten effekt, och istället lösa rena informationsbehov med billigare och mer effektiva kanaler och format, så spar du både tid och pengar – som du istället kan investera i att göra nästa konferens till ett möte som skapar verklig skillnad.

Tommy Brotte

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera

Dela:

Om skribenten

Tommy Brotte är grundare av företaget Interaktiva Möten som erbjuder konferensappar och rådgivning kring medskapande mötesformat. Tommy har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser.  Han är också kursansvarig för event- och mötesutbildningen på Berghs School of Communication. Tommy brinner för att skapa engagerande och effektiva möten som ger bestående intryck.

Läs mer här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill