Mycket att göra? Så får du full koll!

Viktigt att ha en struktur som håller ordning på alla åtaganden och ”måsten”.

Planera | ARTIKEL | FEB 2017

Mycket att göra? Så får du full koll!

Mycket att göra? Så får du full koll!

För att lyckas i sitt arbete krävs det struktur, och en av grundförutsättningarna för ett strukturerat arbete är att man har koll på allt som behöver göras. Vilket kan vara väldigt svårt om uppgifterna finns utspridda bland post-it-lappar och flaggade mejl, kalendrar och halvfärdiga ”to do”-listor… Hur bringar man ordning i kaoset?

Jag trodde att de skulle handla om vunnen tid, de där mailen jag får från läsare som är i färd med att förbättra sin struktur på jobbet med hjälp av min strukturträningsbok, men jag hade alldeles fel..

Istället får jag läsa om hur fantastiskt det känns nu när de har koll på läget, när de vet vad som är på gång och vad som måste göras. De beskriver hur de känner ett större lugn i den intensiva vardagen och hur de sover bättre, för de känner sig trygga med att de inte missar något.

Listor sedan länge

Att ha ett enkelt sätt att snabbt kunna se allt vi har att göra är en grundbult i att arbeta strukturerat. Det är inte något nytt påfund. Sedan väldigt länge har vi sökt efter verktyg som hjälper oss att fånga allt vi vill komma ihåg.

Redan 1975, i en tid som åtminstone jag föreställer mig var mycket mindre intensiv än vår, utarbetade och spred danske Claus Møller sitt “Time Manager”-koncept med stor framgång - en metod som bland annat innefattade ett noggrant arbete med att göra-listor. Faktum är att, enligt historikern Toby Lester, hade också den gode Leonardo da Vinci så tidigt som på 1490-talet en att göra-lista i en anteckningsbok hängande från bältet.

Vår listvurm är gammal och ändå är det så lätt att vi också idag gör det svårare för oss än vi skulle behöva. I organisationerna som jag hjälper i mitt arbete ser jag ofta ett visst strukturmisstag som ställer till det för oss, men som lyckligtvis är väldigt lätt att rätta till.

Att försöka hålla koll på en opraktisk plats

Ställena där vi ser vad vi ännu inte har gjort bör vara få (helst en enda), för vi vill kunna få en snabb överblick när och var som helst. Har vi då många platser att titta på, tittar vi först på den ena och sedan på den andra och när vi kommit till den tredje kommer vi inte riktigt ihåg vad där som låg på den första, så vi tar en titt där igen och så tittar vi runt, runt.

Men, det finns smidiga platser och opraktiska platser.

Kalendern är en opraktisk plats för sådant som inte prompt måste göras ett visst klockslag. Möten hör hemma i kalendern, liksom samtal vi ska ringa precis kl 10 (t ex), men vill vi hinna göra någonting helst en viss dag, är det bättre att ha den uppgiften i att göra-listan istället, med en förfallodag. Annars är det lätt att vi bara lägger uppgiften någonstans på dagen i kalendern där det finns en lucka. Skulle vi inte hinna det just då, måste vi komma ihåg att flytta uppgiften till en annan dag för att den inte ska glömmas bort. Rätt som det är, är det ny vecka och då blir uppgifter lätt kvarglömda på förra veckan.

Mailboxen är också en opraktisk plats - åtminstone om vi håller koll på att något ska göras genom att rödflagga ett mail eller markera det som oläst fastän det är läst. Då ser vi en massa rödflaggade mailärenderader som inte beskriver vad vi ska göra, utan bara att vi ska göra något. Risken är att vi läser samma mail flera gånger för att påminna oss om varför vi rödflaggade det - alldeles i onödan. Bättre då att skriva lägga till det vi inte gör direkt till i att göra-listan.

Papperslappar (gula eller inte) är också tämligen opraktiska, i det att de far iväg, försvinner, krullar ihop sig eller plötsligt innehåller andra anteckningar än vad vi har att göra. Ska vi få en överblick över allt, skulle de också bli oerhört många.

Smidigare platser är i dessa dagar i regel digitala, men för det behöver de inte vara listform, vilket gläder dem av oss som inte känner sig som “listmänniskor”. I webbtjänsten Trello (som i mitt tycke har fler nödvändiga funktioner som Microsoft-motsvarigheten Planner saknar) arbetar vi till exempel med digitala lappar på tavlor.

För den som arbetar i Office 365-miljö, rekommenderar jag den förnämliga listtjänsten Wunderlist liksom den gamla trotjänaren Uppgifter/Tasks om du använder Outlook-klienten. Vi som har Mac eller som mailar i Gmail finner vad vi behöver i tjänsten/klienten Todoist.

En gemensam fördel med dem alla är att de gör det lika lätt att snabbt få en total överblick över allt vi har att göra, som att kvickt slippa se allt utom precis de få uppgifter vi är intresserade av nu.

Ett enda steg närmare en bättre koll  - kom igång!

Så, har du ännu inte valt det smidiga ställe (eller de få) där du får full koll på det du har att göra och vill få mer av det lugn mina läsare så ofta skriver om, gör till exempel det här:

  1.     Ta en titt på verktygen jag nämnt ovan och se om något faller dig i smaken.
  2.     Testa genom att lägga upp fem uppgifter av olika karaktär, så att du kan se hur det blir när du filtrerar och sorterar din lista.
  3.     Skapa den kompletta samlingen av allt du har att göra i det smidiga verktyg du valt, genom att flytta alla uppgifter (uttalade och underförstådda) du nu har på andra ställen dit.

Får du det inte att funka eller vill ha råd om vad som skulle bli bäst för dig, maila mig och fråga. Jag svarar gärna och jag gör det alldeles gratis.

David Stiernholm

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill