Så slipper du skriva i onödan

Lär dig att återanvända sådant du redan skrivit.

Planera | ARTIKEL | AUG 2017

Onödigt arbete - det vill jag verkligen inte lägga tid på. Jag gissar att vi har det gemensamt, du och jag. Ändå är det något de flesta av oss ägnar en hel del tid åt.
 
Många av oss skriver till exempel en hel del i jobbet, och ofta händer det att vi skriver sådant vi skrivit förut - alldeles i onödan. Det kan vara hela stycken såväl som enstaka ord. Varför lägga tid på att omsorgsfullt formulera något som sedan visar sig vara exakt det vi vid ett tidigare tillfälle lika omsorgsfullt formulerat? Har vi en gång skrivit det, finns det och då kan det återanvändas - numera på ett snabbt och lätt sätt.

Många dagar är som andra

Såklart vill de allra flesta av oss vara genuina, äkta och unika i det vi gör i arbetet. Men, faktum är att varje ögonblick av våra arbetsdagar inte är unikt. Många gånger är vi i situationer som i mångt och mycket är desamma som situationer vi varit i tidigare.

Vissa dagar är som en enda lång déjà-vu-upplevelse, och när vi på väg hem tänker tillbaka på dagen, var det liksom ”en dag på jobbet” - en sån där typisk jobbdag. Därför behöver inte allt vi skriver vara unikt. Det är till exempel en hel del texter som hör till vårt jobb som bara ska förmedla ett enkelt budskap eller en instruktion om att göra något. Sådana behöver främst vara tydliga, korrekta och kortfattade snarare än originella.

Som vanligt, men tillsnitsat

Såklart finns det också nyanser på en skala mellan helt standardiserat och alldeles unikt. Den som vill roa sig med att bygga en modell av ståtliga ångaren Bohuslän kan köpa en byggsats som snabbt blir klar och sätta tillräckligt med personlig prägel i detaljerna, eller välja att långsammare bygga alltihop på fri hand från grunden (med risk att det slutliga resultatet blir väl originellt). På samma sätt kan en text anpassas och bli personlig, även om stommen är standardiserad.

Ju mer vi i det närmaste automatiskt kan få skrivet sådant vi har lagt kraft på att skapa tidigare, så att det ”bara blir gjort”, desto mer utrymme får vi över till att skapa och skriva nytt. Vi får mer gjort lättare och dagarna blir mer varierade.

Det finns flera sätt att få det så (och fler lär det komma framöver).

Dokumentmallar

Det alldeles uppenbara är att använda dokumentmallar, som funnits i alla tider. Varje program där vi skriver något har det (Word, Excel, Pages, Numbers, vad som helst), men - handen på hjärtat - använder du detta så mycket som du skulle kunna göra? Om du skapar ett nytt dokument från en dokumentmall du gjort istället för att kopiera ett dokument du skrivit i ett annat sammanhang (till en annan kund, till exempel) är risken mindre att du glömmer att ändra något ord från det gamla dokumentet till det nya. Det är ju inte säkert att din nya kund Petra uppskattar att bli tilltalad ”Johan”.

För egen del får jag hellre så många mallar att jag behöver rensa än skriver samma sak flera gånger.

Mailmallar

Också när vi mailar kan vi använda oss av mallar, för i våra mailprogram finns i regel en mallfunktion - ibland under benämningarna ”brevmallar” eller ”standardsvar”. En del jag träffar använder signatur-funktionen för mailmallar, men eftersom jag använder några olika ”riktiga” signaturer jag snabbt vill få fatt på, föredrar jag personligen att renodla det hela och lägger mallarna i mallfunktionen istället. Då är det lättare att snabbt välja rätt signatur, för bland signaturerna finns bara signaturer och inga mallar som distraherar.

Textbank

Ett alternativ till att skapa mallar är att samla texter block i vad som kan beskrivas som en textbank. Kanske har du en hel del längre formuleringar eller hela stycken som du behöver skriva lite här och lite där. Någon gång är det i ett mail och en annan i ett kalkylblad. Spara dem som anteckningar i Evernote, OneNote, Google Keep eller något annat verktyg där du lätt delar dem med dina kollegor (för kanske är ni flera som arbetar med liknande saker och därför alla har nytta av redan skrivna texter).

Automatisk textexpansion

Det här går att göra ännu smidigare. I många program finns en textexpansionsfunktion där du själv bara behöver skriva något litet för att det ska bli något stort. I Word heter den ”Autotext”, i Excel ”Autokorrigering”, i OS X ”Textersättning” och säkert något annat i andra program.

Vill du ha en lösning som är mer heltäckande för alla program i din dator och som hanterar längre och mer avancerade textblock, är programmet TextExpander (OS X & Win) det jag själv har oerhörd nytta av varje dag.

Några exempel:

  •  Skriver jag ”ssenincheck” i ett mail till det hotell jag är på väg till, expanderas texten till ”Hej! Jag är inbokad hos er ikväll och vill bara meddela att jag checkar in sent, vid kl 21:30, ungefär. Finns det möjlighet att få en kopp te och en smörgås då?”.
  •  Skriver jag ”ffillevfakt” i rutan för filnamn när jag ska spara något, frågar mig TextExpander leverantörens namn och fakturans nummer och expanderar sedan texten till något i stil med ”Faktura 1726541 (Acme).pdf”. På så vis behöver jag inte komma ihåg hur jag bestämt mig för att skriva leverantörsfakturors filnamn, utan det räcker med förkortningen.
  •  Skriver jag ”dds” expanderas det till ”David Stiernholm” - ett namn jag av förklarliga skäl skriver en hel del om dagarna.

Dra nytta av din förutsebarhet

Slutligen har jag blivit synnerligen förtjust i appen SwiftKey (iOS & Android) som förutspår vad jag vill skriva för ord härnäst, baserat på vad jag skrivit tidigare, och föreslår mig det. Med en enda klickning per ord, snickrar vi blixtsnabbt ihop det där SMSet vi vill skicka - med minimal ansträngning. Verkar det tråkigt att bara plocka ord sådär? Tja, jag väljer bara ord jag själv tänkt skriva och om jag inte är mer originell i mitt skrivande än att en liten app kan gissa så rätt, har jag mig själv att skylla, tycker jag.

Har du hittat fler verktyg som hjälper oss med detta, som jag inte nämnt här? Jag vill veta, så skicka mig ett snabbt och lätt skrivet mail, vetja.

För, nog vill vi få skrivet - men inte vill vi skriva i onödan.
 

David Stiernholm

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill