Så prioriterar du rätt när alla drar i dig

Har du koll på vad som är viktigt för dig?

Planera | ARTIKEL | MARS 2017

Ennova, HR, Medarbetare

Ennova, HR, Medarbetare

Sist jag skrev här talade jag om hur vi håller koll på det vi har att göra och om vilka verktyg vi helst väljer för det (och vilka vi ska undvika). Att ha koll är en sak - att veta vad som är rätt att göra i varje stund, är en annan.
Det finns så mycket att göra och det är så lätt att välja fel och göra en felprioritering. Fel och fel, förresten, ofta handlar det snarare om att vi just i detta nu väljer att göra en sak vi sedan önskar att vi inte hade lagt tid på.

Något ligger överst, vi råkar se det och vi gör det, för att bli klar med det. Ett mail är märkt som “hög prio” (hur kan avsändaren veta det?) och skrivet enbart med VERSALER, vi blir skraja och tar hand om det för att avvärja faran. Någon säger att vi är den ende som kan hjälpa den, vi blir smickrade och såklart ställer vi upp. Något plingar till, vi blir nyfikna och vi fastnar där det plingade. Någon som ber oss göra något låter arg, vi släpper allt och gör det. Det går en stund. Sedan förbannar vi tyst den som gav oss jobb, fastän det var vi som sade ja.

Att säga nej till allt utom en sak just nu

Varje gång vi prioriterar något säger vi nej till något annat. För en del människor jag möter är det en baggis, men för andra är det riktigt svårt. Ändå behöver vi säga ja till det rätta (och nej till allt annat), om vi ska äga vår egen planering och inte känna oss som offer för omständigheterna.

Alltför många jag möter prioriterar efter brådska. Är något bråttom, gör de det. Först när något är bråttom, gör de det, för de får så mycket att göra att allt hinner bli bråttom innan de har tid till det.

Brådska är bara hälften

Det är en klassisk tanke att en uppgifts prioritet beror på hur brådskande den är i kombination med hur viktig den är. Alla har hört det, men nästan inga av dem jag träffar använder det i praktiken, för alldeles för få har bestämt sig för vad som gör en uppgift viktig.

De som anlitar mig är de ambitiösa - de som vill göra ett bra jobb och som vill ha det bra på många fronter - såväl i arbetet som i det privata. För dem blir lätt väldigt mycket viktigt: De vill lyckas i sitt jobb, så allt som har med jobbet att göra är viktigt. De tycker att man ska vara hjälpsam, så om någon behöver hjälp med något är det viktigt. De är ofta chefer och vill vara bra sådana, så allt som har med medarbetarna att göra är viktigt. Därutöver har vi kunderna; hade vi inte haft dem så skulle vi inte haft någon verksamhet, så allt som har med kunderna att göra är viktigt. Allt blir viktigt!

Att göra tydligt vad som är viktigt

Vad är då viktigt? Jo, vi kan påminna oss om ett beslut vi redan fattat - fler gånger än en. Någonstans i organisationen har några bestämt vart vi ska på lång sikt - kalla det en vision eller något annat. För att stämma av att vi är på väg åt rätt håll och i rätt tempo, sätter vi mål i det kortare perspektivet och mer i detalj. Vid något tillfälle bestämmer var och en av oss - säkert i samråd med vår chef - vilka som är de mål som just jag ska ansvara för, alltså de mål som representerar mitt bidrag till helheten.

För att nå målen, gör vi saker. De saker vi gör för att nå målen, torde vara de viktiga sakerna. De uppgifter vi har att göra som bidrar till de mål vi ansvarar för är de viktiga uppgifterna - oavsett hur brådskande de är.

Ett nej eller ett ja med skön magkänsla

Därför är det så avgörande att veta vilka mål vi ansvarar för. Saknar du mål - helt eller i en del av ditt arbete – så skaffa mål, så att du inte bara är hänvisad till att prioritera det brådskande, utan lättare kan säga “nej” eller “ja, gärna, men senare” till uppgifter som inte är viktiga - även om de är brådskande (om du har viktiga saker att göra samtidigt, det vill säga; i synnerhet om de också är brådskande). Du blir mer den som råder över hur din dag blir och över hur stressad och trött du kommer att känna dig i slutet av dagen. Dagarna blir mindre “bara som de blir” och mer som du önskar dem.

En hjälp av oväntat slag

Har du kollegor som återkommande kommer till dig och säger “kan du hjälpa mig, för det har kört ihop sig kapitalt?”, prioritera mer medvetet genom att tacka “ja” eller “nej” med dina mål som grund och tipsa dem om att göra detsamma. Det är också att hjälpa, men på längre sikt. Om de mer än tidigare prioriterar de viktiga sakerna, kommer de att hinna klart med dem tidigare och det kommer inte att köra ihop sig lika ofta.

Märk upp det viktiga

För att anknyta till förra månadens strukturtankar om digitala att göra-list-verktyg, kan du ta för vana att kategorisera eller etikettera de viktiga uppgifterna med etiketten “Viktigt”. När du om dagarna väljer vad som är rätt att göra härnäst, väljer du i första hand de “Viktigt”-markerade uppgifterna som förfaller idag, för de är såväl brådskande som viktiga. Då prioriterar du rätt.

Så tycker jag. Vad tycker du är det som avgör om något är viktigt?

David Stiernholm

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill