Delegeringens åtta steg

Förbereda

1.    Tänk noga igenom och definiera den arbetsuppgift som du vill delegera.  Vad är syftet med uppgiften? Vad är bakgrunden till att uppgiften ska delegeras? Vilket mål och vilket resultat ska uppnås? Vilka förväntningar har du som chef?
Lägg ned tid och kraft på att besvara dessa frågor och överlåt sedan till medarbetaren att fundera på hur genomförandet skall gå till.

2.    Vem är bäst lämpad att utföra uppgiften? Vilken kompetens behövs?
Se till att medarbetaren faktiskt har möjlighet att ta emot delegeringen. Vem har tid och möjlighet? Hur ser resurstillgängligheten ut i organisationen? Vem eller vilka uppfyller kompetenskraven du har? Vem behöver en utmaning och vem har potential att lära sig mest av uppgiften?

3.    När du bestämt vem som är lämpad för uppgiften måste du se över vad hon heller han har för befogenheter i dagsläget. Vilka beslut får individen ta? Hur mycket risker får han eller hon ta? Krävs förändringar i gällande arbetsbeskrivning för individen? Se också över om det behövs hjälp och stöd från andra i organisationen.

Kommunicera

4.    Nu är det dags att informera berörda personer om delegeringen. Tala om varför du valt just honom eller henne och varför uppgiften är viktig. Kommunicera riktlinjerna och bygg upp medarbetarens självförtroende. Var noga med att förklara bakgrunden till delegeringen. Var entusiastisk och motiverande. Var tydlig med dina förväntningar på resultatet och gå igenom budgetfrågor, befogenheter och resurstillgångar. Skapa en dialog med möjligheter för medarbetaren att ställa frågor. Eftersträva en rak och enkel kommunikation och skriv gärna ner det ni kommer överens om.

5.    Stäm av och be medarbetaren summera det ni samtalat om. Brister i kommunikationen är en vanlig orsak till att resultatet av en delegering inte blev som man tänkt sig. Be medarbetaren göra ett skriftligt förslag till handlingsplan. Diskutera upplägg, innehåll och genomförande men kritisera inte planen – fråga istället hur han eller hon tänkt. På så sätt underlättar du för medarbetaren att kunna genomföra uppgiften framgångsrikt.

6.    Sätt en sluttid för när uppgiften ska vara utförd. Var tydlig med att inga ursäkter accepteras efter den utsatta tidsgränsen. Hjälp medarbetaren att prioritera bort andra aktiviteter om den delegerade uppgiften är viktigare.

Följa upp

7.    Kom överens om hur ni följer upp. Hur ska avrapportering och löpande information skötas? Tänk på att ge människor utrymme att arbeta självständigt och frihet att använda sina kunskaper. Ge feedback på vägen, fråga hur det går, lyssna och ge människor möjlighet att uttrycka sig.

8.    Utvärdera och ge gensvar. Löstes uppgiften framgångsrikt? Om inte – använd utvärderingen som plattform för att hjälpa till att coacha medarbetaren att göra ett bättre jobb nästa gång. Kom ihåg att visa uppskattning och belöna såväl ansträngning som själva resultatet.