Hjälp, mailen styr mitt liv!

Niklas Lindberg, gästskribent: 6 enkla tips – så tar du kontroll över inkorgen.

Planera | ARTIKEL | JUNI 2016

Några av de vanligaste tids- och energitjuvarna vi upplever i vår mail idag är: ”Får för många, otydliga eller onödiga mail, ingen bra mappstruktur, bristande kunskaper i e-postprogrammet samt att det inte finns en gemensam mailpolicy på företaget”. Det gör att inkorgen svämmar över, att man känner sig e-poststyrd istället för uppgiftsstyrd och att det är lätt att tappa överblicken över de mail som ska åtgärdas. Stress kommer ofta av att man tappar kontrollen och eftersom just mailen finns framför ögonen en stor del av arbetsdagen (och ibland även på fritiden) så är det lätt att få känslan av att ”mailen styr mitt liv”.
Finns det någon lösning?

Det finns absolut en lösning, och det mesta kan du göra själv och är ditt eget ansvar. Här är några enkla tips som hjälper både dig själv och de du kommunicerar med. Helst borde det utmynna i en mailpolicy på ert företag, men det går att komma långt även genom att själv agera på ett smartare sätt.

1. Tydlig rubrik, slutdatum och endast ett ämne per mail ger snabbare svar

Hur många rader har vi på oss i ett mail innan mottagaren tappar intresset eller bestämmer sig för att göra det ”sen” (eller aldrig)? Svaret är 2-3 rader, ibland bara rubriken. Det beror på att de flesta av oss ofta har en tuff arbetsbelastning eller är stressade, och då är tid och tålamod begränsat när nya arbetsuppgifter eller annan information kommer in.

Därför gäller det att vara smart när du skriver. Det första du behöver göra är att se till att mottagaren förstår om det är ett ”åtgärdsmail” eller ett ”informationsmail”. Det ska gå snabbt att kunna ta beslut om vad som krävs för att hantera mailet.

Hos oss på Kompetensakademin har vi en mailpolicy som säger att alla åtgärdsmail skall i rubriken starta med FYA: (betyder For Your Action), och alla informationsmail startar med FYI: (For Your Information). Vi är också tydliga med att sätta ett slutdatum redan i rubriken. Det gör att det både i mobilen och på datorn är lätt att prioritera. Det är också bra att inte ha mer än ett ämne per mail. Då blir det lättare att fokusera och enklare att spara mailet på rätt ställe.

2. Skicka inte onödiga mail och säg ifrån de du inte vill ha

Många tycker att de själva är bra på att skicka rätt mail till rätt personer, men att andra skickar saker de hade kunnat vara utan. Ett talande uttryck är ”ju mer skräp du skickar desto mer skräp får du”. Vi har en tendens att skicka vissa mail till fler än de som verkligen behöver det. Det gör vi av flera orsaker, till exempel för att vi tror att de kan behöva informationen, för att hålla ryggen fri (jag har ju informerat dig), kopia till chefen (för att sätta press på den som ska göra det), för att det är enkelt att välja en hel kontaktlista eller för att man tror att ju fler man skickar det till desto större chans att någon gör uppgiften.

Niklas Lindberg, Kompetensakademin Norden AB

Niklas Lindberg, Kompetensakademin Norden AB

Faktum är att det är tvärtom. Ju färre mail du själv skickar, men till rätt personer, desto mer hanterbar kommer din egen inbox att bli i slutänden. En bra fråga att ställa dig när du bestämmer dig för vilka du ska skicka till är: ”Need to know eller Nice to know?”

Kom också ihåg att säga ifrån om du får mail eller finns med på utskickslistor du själv tycker är onödiga, då sändaren inte vet detta förrän du säger till. Det går naturligtvis också att skapa regler så att vissa mail går direkt till papperskorgen eller till en viss mapp. Chefer och en del andra personer med väldigt mycket inkommande mail gör ibland den så kallade CC-regeln. Alla mail där man endast finns i kopiefältet går direkt in i CC-mappen och sedan tittar man igenom den ett par gånger i veckan, istället för att behöva se dessa direkt när de kommer.

3. Ta bort signaler på dator och telefon

Ta själv beslut om när du tänker titta på din mail. Varje gång du får en signal att du fått ett nytt mail så tappar du koncentrationen på det du höll på med och det tar mycket längre tid än du tror att komma tillbaka till det flow du nyss var inne i. Förmodligen kommer du ändå att titta ganska ofta i din mail, så fundera på om du verkligen behöver en extra signal.

4. När du tar emot mail, ”gör och besluta om mailen”, inte kolla mailen

I våra utbildningar använder vi Beslutsmodellen för att hantera all inkommande information. Du har helt enkelt bara tre val när du tar emot ett mail: Kasta, för att du inte har någon nytta av det eller kan hitta informationen någon annanstans. Spara, för att du vill kunna gå tillbaka till detta vid behov, och då behöver du en bra struktur. Göra, mail som skall åtgärdas, antingen nu eller vid ett annat tillfälle.

Tyvärr är vi ganska bra på att titta på ett mail många gånger utan att fatta något beslut, och det betyder att vi snart tittar på mailet igen, och igen, och igen… Du inser själv hur mycket tid och energi detta tar. Ett bra uttryck är: ”När du tar i ett mail ska du också vara beredd på att agera”. Det betyder inte att du måste göra själva uppgiften just nu, men beslutet borde tas direkt. Tänk på att det jobbiga inte är att göra en uppgift, utan att tänka på den.

5. Mail som ska åtgärdas, nu eller när?

Det finns många sätt, mer eller mindre bra, att ha kontroll över de mail man ska agera på. Man kan till exempel lämna mailet i inboxen, flagga, markera som oläst, kategorisera, ta ut på papper eller skapa ”att göra”-mappar. Det vi ofta glömmer är att vissa mail borde planeras in när de ska åtgärdas, inte bara att det ska göras. Ett bra hjälpmedel i Outlook (finns även i andra e-postprogram) är att lägga mailet i kalendern. Det kan man göra genom att dra mailet till kalenderikonen och släppa. Då kommer mailet att bli en kalenderhändelse som du kan tidsätta när du tänkt göra den.

En del personer, inte minst chefer, använder den funktionen för skickade mail som de behöver följa upp ett visst datum. Vill man vara ännu tydligare med vad man lagt i kalendern så kan man färga (kategorier) händelserna, till exempel olika färger för möten med andra, egen tid, följa upp och privat tid. Det finns många bra tekniska funktioner i Outlook och andra program man kan ta hjälp av, men i grunden är det beteendet, att vara bra på att fatta beslut om att göra, spara eller kasta, som ger störst effekt.

6. Gemensam mailpolicy

Det svåra är inte att göra en mailpolicy, utan att implementera den. Dock måste man naturligtvis börja någonstans, så här kommer några enkla saker ni skulle kunna starta med om ni vill skapa er egen mailpolicy:

•    Tydlig rubrik (använd gärna FYA för åtgärd och FYI för information)
•    Sätt ett rimligt slutdatum, gärna redan i rubriken
•    Ett ämne per mail
•    Skicka endast till de som behöver informationen (Need to know eller nice to know)
•    CC-fältet är endast till för de som kan ha intresse av informationen men inte förväntas svara
•    Stäng av larmfunktioner
•    Gör och besluta om mailen, inte kolla mailen
•    Säg ifrån mail du inte vill ha
•    Du bör svara på mail (ej åtgärda) inom 1-2 dagar
•    Använd Out of office när du inte är tillgänglig. Uppge gärna alternativ person att kontakta

Lycka till, och glöm inte att det tar tid att ändra vanor.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Planera

Dela:

Om skribenten

Niklas Lindberg är VD och grundare till Kompetensakademin Norden AB, och har i 20 år utbildat chefer och medarbetare i personlig effektivitet och möteseffektivitet. Han är Certifierad Internationell Business Coach och fokus i de olika coach- och utbildningsprogrammen är att hjälpa personer att få mer gjort, få ökad kontroll, minska stressen och få tid över till det som är viktigt. Jobba Smartare helt enkelt.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill