De flesta vet hur det känns att komma till en ny arbetsmiljö, det är mycket att ta in de första dagarna. Nya ansikten och namn, andra arbetsuppgifter och rutiner, nya sociala regler. Och hur funkar egentligen kaffemaskinen?

Det finns många saker du som chef kan göra för att få en ny medarbetare att känna sig välkommen.

Alla i organisationen ska informeras om den nya ankomsten. Publicera en nyhet på intranätet där personen i fråga presenteras kort och tala om vad som är på gång för de närmaste arbetskamraterna och i receptionen. Lönekontoret och annan administrativ personal måste också veta vad som är på gång.

Förbered ett introduktionsprogram - gärna ett dagsprogram för de första två veckorna och en plan för den första månaden. Utse en fadder eller handledare som den nya medarbetaren kan vända sig till med frågor om högt och lågt. Få till stånd ett inledande möte mellan den nyanställde och handledaren så att de får tillfälle att träffas på ett avslappnat sätt.
Se till att förbereda arbetsplatsen noga. Dator och telefon ska finnas på plats precis som e-postadress och passerkort eller nycklar. Ställ en blomma på skrivbordet med ett personligt kort som välkomnar till jobbet. För att skapa samhörighetskänsla kan du också ge bort några företagsgåvor, kanske en tröja eller ett paraply med företagsloggan.

Visa runt på kontoret och kör en presentationsrunda bland kollegorna. Inte alla namn och funktioner kommer att fastna direkt, men det är en välkomnande gest som är viktig för trivseln. När du visar runt kan du också passa på att informera om praktiska rutiner som hur postgången fungerar och var skrivaren står. Självklart bjuder du på lunch den första arbetsdagen. Bjud med de närmaste kollegorna så att det finns en möjlighet att lära känna varandra i en miljö utanför kontoret.

Efter den första månaden på jobbet kan det vara bra att följa upp introduktionsperioden. Har allt fungerat som tänkt? Hur har arbetsuppgifterna känts? Finns det brister i informationen eller andra frågetecken som bör rätas ut? Finns det förbättringsområden som bör ses över?

När den nyanställde är varm i kläderna kan det vara lämpligt att genomföra ett utvecklingssamtal så snart som möjligt. Förutom medarbetarens kommentarer och åsikter om den första tiden, få ni tillfälle att gå igenom framtiden och exempelvis diskutera utbildning. Under samtalet jobbar ni tillsammans fram en personlig utvecklingsplan som fungerar som motivation för fortsatta framsteg.