Tjänstesektorn har växt under många år och numera arbetar tre av fyra svenskar inom denna sektor enligt SCB. Det ryms olika sorters jobb inom området, med det gemensamt att någon form av tjänst erbjuds till en mottagare, ofta kallad kund. Det rör sig om servicetjänster, handel, sjukvård eller kunskap av olika slag. Dessa tjänster fyller i sig själva ett behov; ett VAD, men tillsammans med tjänsterna följer även en förmedling av tjänsterna; ett HUR.

”Hur” handlar om på vilket sätt tjänsterna förmedlas och det innefattar till stor del kommunikation. Kommunikationen bör för att vara framgångsrik leda till att kunden känner förtroende. I och med att allt fler verksamheter har någon form av kund i fokus ställs högre krav på kommunikativa förmågor.

Den kommunikativa förmågan är också en nyckelkompetens internt, då fungerande samarbeten mellan medarbetare sparar tid och pengar, genererar bättre idéer och förmår höja engagemanget som borgar för högre produktivitet. Bra samarbete ökar också trivseln, vilket leder till att färre medarbetare söker sig till andra verksamheter eller blir sjukskrivna.

Två förhållningssätt

Cheferna är nyckelspelare och deras kommunikativa förmågor handlar både om att ge direktiv och att vara faciliterande.

Det direktiva förhållningssättet är hierarkiskt och handlar om att vara tydlig med organisatoriska ramar, regler, förväntningar och mål medan det faciliterande förhållningssättet sker mer på samma höjd som medarbetaren och handlar om att i dialog lösa problem och utforska vilka möjligheter som finns i en given situation.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Det direktiva förhållningssättet handlar om uppgiftsfokus. Det faciliterande förhållningssättet om relationsfokus. Det faciliterande förhållningssättet har blivit allt mer avgörande för framgång, då medarbetaren ofta har lika mycket eller mer kunskap om det som görs och då har behov av ett bollplank snarare än en experts riktlinjer.

Chefen bör ha en nyfiken attityd, intressera sig för vad medarbetaren gör, stödja medarbetaren i svåra situationer samt hjälpa till med löpande prioritering eftersom situationen ständigt ändras. En frekvent och öppen dialog ökar tryggheten, tilliten och motivationen hos medarbetaren. Det ger också utrymme för medarbetarens kritiska synpunkter, då medarbetaren med ökad tillit vågar ta upp tankar som går emot chefens. Att tillåta kritiska synpunkter ökar sannolikheten för att beslut som tas är adekvata utifrån verksamhetens behov.

Individuella mål sätts ofta på årsbasis och följs upp vid årsvisa och i vissa fall halvårsvisa samtal mellan medarbetare och chef. Däremellan hålls möten, mer eller mindre frekvent för att stämma av gemensamma projekt och samordna arbeten som går in i varandra och som kräver kommunikation. Möten hålls också för att dela information om vad som görs och vad som borde göras. Men mycket av arbetet som utförs planeras, genomförs och följs upp av medarbetaren själv.

Fem nyckelord i facilitererande ledarskap

Hur ser chefen då till att den självgående medarbetaren har optimala förutsättningar för att utföra sitt jobb? Vad behöver medarbetaren?

Ja, först och främst ser det självklart helt olika ut beroende på vem medarbetaren är, vilken förmåga hen har att ta in information om övergripande mål och möjligheter för verksamheten och koppla det till sin egen aktivitet.

Chefer som behärskar det faciliterande förhållningssättet har förutsättningar att lyckas. Varför?
Mitt svar på denna fråga sammanfattar jag med begreppen autonomi, ansträngning, allians, attityd och aktivitet.

Autonomi:

Det är varken kunskapsledning eller expertledning som är i fokus för dagens chefer, utan det handlar snarare om att skapa förutsättningar för medarbetaren att verka autonomt, d v s att i ett föränderligt arbetsliv veta vad som ska göras, hur det ska göras och att ha en egen, inre motivation för att göra det.

Chefen har mycket att vinna på att etablera tillit så att medarbetaren inte tvekar om att flagga när svårigheter dyker upp. Vidare att genom faciliterande förhållningssätt hjälpa medarbetaren att sortera och prioritera snarare än att styra själva uppgiften.

Ansträngning:

Du som chef ska bygga en kultur som främjar ansträngning och en vilja att vara till nytta. Prestation handlar inte bara om uppfyllda KPI:er, det handlar också om att på andra sätt bidra till verksamhetens utveckling, att förmå bygga vidare på andras idéer och tankar, att vara hjälpsam och konstruktiv i det dagliga arbetet. Alltså en ansträngning som inte alltid syns i mätbara termer.

Allians:

Alliansen underlättas genom att chefen i dialog säkerställer samsyn mellan verksamhetens och medarbetarens grundtankar och värderingar eftersom vi vet att brister på det området innebär tappat engagemang och bristande hängivenhet för kärnan i det som görs.

Den stolthet som medarbetaren känner som verkligen tror på verksamhetens nytta för omvärlden och ser den egna nyttan för verksamheten bidrar till en stark lojalitet och ansvarsvilja. När villkoren gång på gång förändras är det extra viktigt att återkommande säkra att alliansen finns där.

Attityd:

Organisationen når ytterligare ett steg genom att främja en attityd, som stimulerar eget lärande och som ökar gruppens och verksamhetens lärande. Det kan exempelvis handla om optimism, öppenhet och intresse för kollegors tankar och idéer. Men också om konstruktiv hantering av hinder, kritik och motgångar.

Aktivitet:

Slutligen ska alla förmågor och färdigheter leda till aktivitet. Medarbetaren kan få hjälp att styra undan distraktioner, främja fokus och flow i arbetet genom att chefen tar reda på vilka saker som stör eller tynger medarbetaren. Det är också viktigt att bidra till god balans i vardagen mellan krav hemifrån, från jobbet och inifrån medarbetaren själv, saker som riskerar att sänka medarbetarens energi och minska aktiviteten.

Kommunikation och relationer

Ser vi på dessa fem begrepp, så blir det tydligt att ledarskap idag handlar om kommunikation och relationer. Denna kunskap handlar mycket om att du som chef känner dig själv, dina svårigheter och styrkor, vet hur andra påverkas av dig och att du lär dig att kommunicera optimalt utifrån dina förutsättningar. Erfarenheter i livet kan ge dig denna kunskap, men du kan också lära dig med hjälp av exempelvis mentorskap eller coaching.

Till sist, ska denna artikel om en ny spelplan inte säga något om digitalisering, det mest använda ordet i svenskt arbetsliv 2016? Inte så mycket, annat än att de möjligheter som finns med ny teknik självklart kan underlätta lärandet på flera olika sätt. Digitala utbildningar eller andra tekniska verktyg kan underlätta vardagen som chef. De kan hjälpa chefen att reflektera och tänka i nya banor. De kan också användas som komplement till andra insatser för att bygga en välfungerande verksamhet.

Välkommen till arbetslivets nya spelplan!