Beslutsprocessen kring en rekrytering påminner ganska mycket om den som råder även vid andra typer av stora investeringar till företaget – exempelvis datorer eller större kontorsmöbelinköp. Men alltför ofta görs inte samma grundliga förarbete när det handlar om att anställa.

Precis som i en säljprocess – från att hitta kunden till att sälja produkten och följa upp resultatet – finns liknande steg, fast det omvända, i rekryteringsprocessen.

Företagskultur och dialog

Först och främst måste lämpliga kandidater hittas, genom annonsering eller kontakter. När man hittat en grupp lämpliga individer genomförs intervjuer löpande. Det sker tillsammans med tillsättande chef, personalchefen eller rekryteringsfirman som fått uppdraget. Vid intervjutillfällena uppstår alltid frågor hos den sökande och du ska vara beredd att kunna ge ärliga och relevanta svar. När dialogen förts och all information ligger på bordet, är det dags att ta beslut om vem av kandidaterna som är aktuell för anställning.

När den nyanställde kommer till jobbet den första tiden är det viktigt att ha en plan för hur han eller hon tas emot. Som ny på jobbet är det viktigt att få känna sig välkommen.  Överös inte med alltför mycket ny information på en gång.  Arbeta långsamt in företagskulturen och se alltid till att ni kan erbjuda det stöd som individen behöver för att komma in i arbetsuppgifterna. Tänk utifrån och in – utgå inte från att personen ifråga redan kan allt om företaget.

Rekryteringsprocessen från A till Ö

• Processen påbörjas när rekryteringsbehovet uppstår.

• Gör en analys av det arbete som ska utföras, en kravprofil. Vilka arbetsuppgifter ska rymmas i rollen som ska tillsättas? Vilka kompetenser bör en kandidat ha?

• HR tillsammans med ledning tar beslut om anställning eller resursförstärkning.

• Besluta om det är fråga om intern eller extern rekrytering.

• Om ni beslutar att en extern rekrytering krävs ska kravprofilen formuleras kort och kärnfullt för att kommuniceras ut i annonsform. Det här arbetet bör göras av HR men hur och var annonsen bör publiceras är en fråga för kommunikationsavdelningen. Det finns otaliga möjligheter – branschtidningar, relevanta webbplatser, sociala nätverk och kontakter är några exempel på möjliga vägar att nå ut.

• När ansökningarna börjar komma in ska dessa granskas löpande.

• Ha klart för dig vilka meriter som måste finnas med på inkommande CV’s. Är du beredd att vara flexibel? Besluta det redan innan du börjar läsa breven. Bestäm dig också för om du vill invänta samtliga ansökningar eller påbörja intervjuer redan innan ansökningstiden gått ut.

• Rangordna de brev du slutligen fastnar för.

• Ta kontakt och boka ett möte med kandidaten.

• Det är dags för första intervjutillfället. Försök att redan här ha en tydlig bild av hur grundlig första intervjun ska vara. Är det mest fråga om att ”känna på varandra” eller vill du göra en omfattande intervju direkt?

• När du fastnat för en eller flera sökande kontaktar du deras referenser.

• Har du beslutat dig för att utföra personlighetstester gör du det nu.

• När du fått ta del av resultatet av personlighetstestet går du igenom alla kandidaterna igen.

• Ta beslutet – vem ska få tjänsten?

• Stäm ett nytt möte med personen och avtala anställningen.

• Introducera den nyanställde på arbetsplatsen i lugn takt. Den första tiden ska du alltid finnas till hands och stötta, ställa frågor och löpande informera om företaget och företagskulturen.

• När det förlöpt en tid och du märker att din nya medarbetare börjar bli varm i kläderna, är det viktigt att göra en uppföljning. Hur upplever han eller hon att processen fungerat? Finns frågetecken som borde rätas ut?