Det finns massor av tid att spara in utifrån hur möten genomförs idag, förstår jag. Ska vi titta ur hjärnans perspektiv verkar många möten i stort sett bortkastade eller i alla fall en stor del av mötestiden. Vi kan också ta Percy Barneviks perspektiv. Han var tydlig med vad han tycker om möten vid sin inspirerande föreläsning i samband med utnämningen av Årets vd 2013 :”Jag hatar möten – de är hemska tidstjuvar”, deklamerade han.

Jag håller med. Ta till exempel följande scenario, som jag fick berättat för mig av en kund nyligen. Möte i två timmar, första timmen är de flesta alerta och med i resonemangen. Mycket tid går dock åt till allmänt prat eftersom det inte finns något tydligt uttalat syfte med mötet. Andra timmen börjar rastlösheten krypa i kroppen. Den ena efter den andra känner behov av att kolla mejlen i telefonen. Uppmärksamheten splittras. Kvinnan som berättade detta för mig kunde inte riktigt minnas vad man pratat om den här andra timmen av mötet. Hon minns däremot starkt känslan av bortslösad tid och otåligheten som gränsade till irritation mot slutet. Känslor hon tog med sig in i det vidare arbetet under dagen när mötet ”äntligen var slut”.

Inte så konstigt tänker jag. Vi orkar inte vara fokuserade och närvarande i två timmar. Hjärnans arbetsminne har begränsat med resurser och behöver pauser, för de flesta varje timme, för att orka hålla fokus på det som sker för stunden. Det naturliga blir då att börja göra annat, som en sorts paus, och för att ta vara på tiden som börjar kännas bortkastad. Då åker telefonen, paddan eller notebooken fram, splittringen ökar och arbetsminnet blir ännu mer ansträngt och kan ta in allt mindre information samtidigt som rädslan att inte hinna med sitt arbete skapar stress med irritation som följd. Känslor som påverkar annat arbete under återstoden av dagen.

Snubblar över en studie (Simon Elvnäs, KTH) om detta i den eminenta Chefstidningen. Under studien gick ca 50% av tiden på arbetsledande möten åt till allmänt prat om arbete, upp till 40% av tiden gav chefen instruktioner (som i 100% av fallen var otydliga!). I upp till 10% av tiden berättade chefen om sina egna prestationer och 0-2% av tiden gav chefen återkoppling till medarbetarna.

Detta är ju fantastiskt att känna till detta för det går att ändra på. Ganska enkelt faktiskt. Om vi varvar ner våra hjärnor och ökar medvetenheten om vad vi håller på med. Det däremot, verkar vara väldigt svårt. Min upplevelse är att det är svårare att få både chefer och medarbetare att stanna upp och distansera sig och betrakta verkligheten sådan den är än att fortsätta slänga bort tid på improduktiva arbetsmöten.

I nämnda studie gjordes cheferna medvetna om sitt beteende genom samtal. Ett utmärkt sätt att stanna upp och få hjälp att reflektera, tänker jag. De ändrade sitt sätt att arbetsleda och mot slutet av de sex månader som studien pågick gav de deltagande cheferna återkoppling till sina medarbetare runt 40% av tiden. Det var så mycket de trodde att de återkopplade i början av studien när det alltså var 0-2%.

Betänk att återkoppling är en av de mest lönsamma aktiviteter en chef kan ägna sig åt för att främja både prestation och välmående. Vår hjärna vill ha uppmuntran och tydliga besked. Även så kallad ”kritisk” återkoppling, dvs att få besked om något vi gjort som inte håller måttet eller är okej är bättre än ingen återkoppling alls för de flesta. Sen beror det naturligtvis på hur saker och ting framförs, kritisk återkoppling ska inte tas på ett allmänt möte.

Tillbaka till mötesstrukturen, när var och hur blir det som bäst? Och varför ska vi ha möten? Ska vi utgå från aktuell forskning är svaret relativt enkelt. Lägg viktiga möten på förmiddagen när arbetsminnet är som fräschast för de flesta, gör en tydlig agenda där syftet med mötet framgår, kräv fokus och mental närvaro (dvs INGA mobiler, surfplattor och datorer annat än för anteckningar), låt mötet pågå max en timme, utse en mötesledare som håller strukturen och har mandat att avbryta när samtalen glider iväg åt fel håll, se till att återkoppla till varandra utifrån tidigare prestationer (även till chefen) och avsluta mötet med en reflektionsstund och en sammanfattning om vad som framkommit och beslutats. Se till att det finns tid mellan mötena för att göra jobbet.

När möten följer denna struktur får hjärnan mycket av det den gillar: tydlighet, fokus och återkoppling. Alla kan gå från mötet och känna att det gett mer energi än det tagit och det finns tid över att stanna upp, ta en paus och göra egna reflektioner och praktiska åtgärder innan nästa möte tar vid. Men det är klart bokar vi inte in tid för arbete mellan alla mötena i Outlook är det stor risk att den tiden ständigt försvinner till nya möten. Hur smart är det?