Ulla Folgerö är vd och grundare för företaget Mentens AB, och har jobbat som konsult och utbildningschef sedan 1983. Mentens arbetar med den varumärkesskyddade IK-processen, som är en strukturerad metod för kompetensöverföring.

Det är inte ovanligt att företag behöver hjälp för att lyckas med mentorskap och överföring av kunskap, berättar hon. Den vanligaste situationen är att någon av företagets specialister ska gå i pension.

- Ofta har de ingen aning om hur man ska göra för att behålla kompetensen. Det är vanligt att anställda blir specialister med åren, speciellt på företag där det är tajt med folk. Och när de plötsligt ska sluta uppstår en lucka i kompetensen, säger Ulla Folgerö, och fortsätter:

- I vissa fall löser man det genom att hyra in dem som pensionärer, men det är ju inte alltid de vill det. Då kommer vi in och fångar kompetensen samt säkerställer överföring av den till andra medarbetare.

"Strimlar upp" kompetensen

Detta är den stora utmaningen med mentorskap och överföring av kompetens - att "tanka" den tilltänkte mentorn på kunskap. Överföringen kommer inte att ske automatiskt bara för att man utser en mentor och en adept - det måste finnas en struktur och en plan för hur överföringen ska gå till.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

- Tänk dig själv in i situationen att du blir ombedd att överföra din kunskap till någon annan - det är väldigt lätt att du blir helt ställd. Det kan vara svårt att veta vad din kompetens består i och vad som är viktigt att ta vara på, säger Ulla Folgerö.

IK-processen® (IK står för Intern Kunskapsöverföring) innebär att man använder ett mer planerat sätt att överföra kunskapen, förklarar hon. Den börjar med att personen som besitter kunskapen blir upphöjd till mentor, vilket i sig är positivt eftersom det får personen i fråga att känna sig värdefull för företaget. Därefter börjar man tanka mentorn på kunskap - men det räcker inte med att bara prata med mentorn själv.

- Man måste även prata med folk runt omkring, med chefen och kollegorna, som har olika syn på personens kompetens. När vi har gjort det "strimlar" vi upp alla delar av kompetensen. Vissa delar ska överföras, var och en för sig, andra delar kanske man inte vill ha med, säger Ulla Folgerö.

Tyst kunskap

Nästa steg i processen blir en planeringsfas - man sätter sig ned med mentorn och med adepterna och börjar diskutera hur kunskapen ska överföras. Det är viktigt att man kommer överens om ett tillvägagångssätt som passar båda parter.

- Hos specialister som har varit på en arbetsplats i många år finns det ofta en "tyst" kunskap som inte alltid är så lätt att skriva ned. Kunskapen finns i personens huvud och kan överföras, men det krävs planering och struktur, säger Mentens vd.

Ulla Folgerö minns ett tydligt exempel på vad "tyst kunskap" innebär; hon arbetade med dåvarande Vägverket och personalen som saltar och sandar vägar. De äldre medarbetarna var väldigt skeptiska till att deras yngre kollegor satt vid sina terminaler och tittade på kurvor på en dataskärm för att bedöma om det var dags att åka ut med saltbilen. "Det går ju inte - det måste man känna i luften", sade de gamla rävarna, "man går ut och sniffar i luften för att känna när det är dags att köra ut och salta. Det kan man inte se på en dator."

Hur ersätter man en medarbetare som kan sniffa sig till vilken åtgärd som måste vidtas?

Ulla Folgerö vill naturligtvis inte avslöja hela processen i detalj - den är en företagshemlighet - men hon understryker att det krävs interaktion mellan mentorn och adepten, och att metoden måste anpassas efter individerna.

- Den där killen som sitter vid terminalen är ju inte helt nollställd, han kan redan en hel del om jobbet. Men de två måste själva bestämma hur kunskapen ska överföras, kanske ska de gå ut och sniffa på luften tillsammans tills adepten har lärt sig tekniken?

- Det är viktigt att man tar "strimlorna" av kunskap och prickar av dem var och en för sig. Man måste följa en tidsplan och ha tydliga mål med processen, till exempel att om två månader ska adepten kunna utföra den och den arbetsuppgiften. Den som ansvarar för planeringen bör också göra 2-3 uppföljningar för att se att planen verkligen följs, säger Mentens vd.

Planering och kontroll

Mentorn och adepterna genomför i stort sett processen på egen hand, men det är ändå viktigt att det finns någon som ansvarar för kompetensöverföringen och dess planering och kontroll.

- Det är viktigt dels för att kunna genomföra själva tankningen av kunskap, ofta låter man ju mentorn sköta det själv, vilket inte alltid fungerar så bra. Dels kan det vara svårt för adepten att veta vad man kan och bör få ut av mentorn. Alla kan kompetensöverföra, men man kan behöva lite hjälp, säger Ulla Folgerö.

Sammanfattningsvis måste man alltså först och främst ha en plan och en struktur för hur kunskapen ska överföras och någon som ser till att det verkligen blir gjort. Sedan tankar man mentorn på kunskap genom att intervjua både honom/henne och omgivningen (chefer och kollegor).

Därefter ska mentorn och adepterna komma överens om hur kunskapen kan överföras på bästa sätt. Under processens gång bör den som ansvarar för kompetensöverföringen göra 2-3 uppföljningar för att se till att arbetet flyter på. När processen väl är avslutad är det bra om mentorn är kvar på arbetsplatsen ytterligare en tid. Det är därför rekommendabelt att ha en viss tidsmarginal så att processen inte avslutas precis när mentorn ska lämna företaget.

Om man anlitar Mentens kan man även få utbildning i IK-processen® så att företaget kan använda den på egen hand i framtiden, understryker Ulla Folgerö. En viktig poäng med den här processen är att den anpassas väldigt mycket efter individerna.

- I forskningen försöker man hitta en metod som fungerar för allt och alla, jag tror att man gapar efter för mycket, det som är viktigt är att kompetensen sitter i huvudet på personen, det gäller bara att hitta rätt sätt att tanka ut den, säger Ulla Folgerö.

Ulla Folgerös tips för effektiv kunskapsöverföring:

- Utgå från individen, ge cheferna verktyg som de kan använda vid behov och komplettera med övriga kompetensöverföringsinitiativ som ni kan komma på.

- Höj upp personen till mentor.

- Ta fram alla kompetenser och kunskaper hos mentorn – gör en lång lista.

- Se till att överföringen sker på deltagarnas villkor – låt dem själva bestämma hur de bäst överför en specifik kunskap, både givare och mottagare måste vara överens!

- Tidsätt överföringen.

- Målsätt överföringen.