I dagens arbetsliv förväntas alla medarbetare ha ett minimum av ledaregenskaper – åtminstone såtillvida att alla måste kunna samarbeta och stötta varandra på ett konstruktivt sätt. En av de viktigaste egenskaperna som du måste ha, oavsett om du är ledare i formell mening eller bara medlem i ett team där ni stöttar och coachar varandra, är förmågan att ge konstruktiv feedback.

Feedback är en av de absoluta grundstenarna i dagens arbetsliv – det är genom återkoppling från chefer och kollegor som vi utvecklas i vårt arbete och lär oss av våra misstag. Om återkopplingen uteblir så finns det med tiden en risk att det uppstår irritation i gruppen över misstag som aldrig korrigeras och förtjänster som aldrig erkänns.

En klapp på axeln och ett ”bra jobbat!” är en bra start – men om du vill ge feedback som ett proffs så bör du vara betydligt mer specifik än så.

Konkret feedback bättre

Dagens Nyheter skrev nyligen om forskaren Alva Appelgrens doktorsavhandling vid Karolinska institutet. Hennes forskning handlar om hur olika typer av feedback påverkar motivation och prestation hos bland annat skolbarn. En av slutsatserna i avhandlingen är att positiv feedback har något större effekt om den är konkret och relaterad till hur uppgiften löstes, snarare än generell och relaterad till elevens personlighet och karaktärsdrag.

I en intervju med tidningen Skolvärlden berättar Appelgren att elever som fick feedback av typen ”du är smart” blev osäkra, stressade och mindre motiverade, medan de som fick konkret återkoppling – ”du valde rätt” – gjorde bättre ifrån sig.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Sannolikt fungerar vuxna på ett liknande sätt som eleverna. Återkopplingen blir helt enkelt mer konstruktiv om den är specifik och knyter an till personens utveckling i arbetet. Den som ger feedback bör därför vara noga med att först identifiera det konkreta agerande som varit extra bra (eller som behöver korrigeras), och därefter förklara och motivera varför just detta agerande är så viktigt samt komma med förslag kring hur agerandet kan utvecklas ytterligare.

Var tydlig och direkt

En annan som har tagit upp vikten av konkret feedback är Joel Peterson, som undervisar på Stanford’s Graduate School of Business och är ordförande för Jet Blue Airways. I en artikel som publicerats på LinkedIn skriver han att positiv återkoppling måste bestå av någonting mer än bara beröm – bra feedback ska vara coachande.

Peterson ger tre förslag kring hur man kan förbättra och konkretisera återkopplingen till medarbetarna. För det första måste den vara direkt. Du ska inte gå som katten kring het gröt och försöka mildra eventuell kritik genom att vara otydlig. Ut med språket direkt istället: ”Jag tycker att din presentation saknade konkreta slutsatser.” ”Jag tycker att du driver dina medarbetare lite för hårt.”

Samtidigt som du är direkt måste du emellertid vara lite finkänslig. Ett bra sätt kan då vara att fråga om lov innan du ger feedback, så att medarbetaren är beredd. En annan välkänd metod är att låta eventuell kritik föregås av lite positiv återkoppling, så att det inte bara blir fokus på problem och tillkortakommanden.

För det andra, som vi redan har varit inne på, är det viktigt att feedback är specifik. Undvik generella anklagelser: ”Du är alltid irriterad och på dåligt humör!” Peka hellre på en konkret situation och dess konsekvenser: ”Jag märkte att det blev konstig stämning i teamet när du skällde ut Anders inför hela gruppen.”

För det tredje, var klar och tydlig med hur pass allvarlig din feedback är och vilka konsekvenser det kan få om eventuella problem inte kommer till en lösning. Om medarbetaren riskerar att förlora jobbet, så var tydlig med att situationen är just så allvarlig. Men säg det inte som ett hot, var istället tydlig med vad medarbetaren kan göra för att förbättra situationen – ge instruktioner, givna tidsramar och konkreta möjligheter att mäta framsteg.

Att ge och ta feedback är inte alltid det lättaste, men om du lär dig att vara konkret, tydlig och direkt i återkopplingen så kan du skapa ett arbetsklimat där medarbetarna till och med självmant ber om konstruktiv kritik. Då har ni kommit riktigt långt.