Vare sig ditt jobb kräver att du är fokuserad, kreativ eller lyhörd blir den miljö och omgivning du arbetar i en viktig faktor för att få gjort det du vill. Därtill kommer att göra det med rätt kvalitet och effektivitet. Att göra saker på rätt sätt i rätt miljö på jobbet ökar också möjligheten att lämna arbetet med mer energi kvar för sin fritid.

Arbetsmiljö - fysisk, digital och social

Det är lätt att bara tänka på det rum vi jobbar i och de möbler som finns men den fysiska arbetsmiljön innefattar också ljus, ljud och annan inredning. Studier visar till exempel att omge sig med gröna växter eller att titta ut mot naturinslag hjälper med välmående och kan minska upplevelsen av stress. 

Hur vi hanterar vår digitala arbetsmiljö påverkar också. Det är inte svårt att klicka igång massa flikar, fönster och processer på flera skärmar samtidigt. Men att skapa förutsättningar för att fokusera på just det jag ska göra för tillfället innebär att försöka stänga ned andra intryck. Ska jag skriva en rapport ska bara just det fönstret synas. Ska jag ha ett fysiskt möte ska digitala distraktioner minimeras. Har jag ett digitalt möte kan det vara än viktigare att minimera andra digitala distraktioner eftersom det är lätt hänt, när man inte syns, att man börjar pyssla med annat om det blir det minsta tråkigt i mötet jag deltar i.

Den sociala arbetsmiljön handlar om vilka människor du omges av. Även om vi inte pratar med varandra så påverkas vi av varandras närvaro och den relation vi har. Att fokusera på något när vi kan höra och se andra människor blir lätt svårt. Vi är programmerade att hålla koll på det som sker omkring oss, men det är sällan vi både vill lyssna på våra kollegor och samtidigt fokusera på att göra något på datorn. I vilket fall blir det väldigt ineffektivt.

Vi behöver helt enkelt ha en förståelse för att både den fysiska, digitala och social arbetsmiljön antingen kan stötta oss eller hindra oss i de arbetsuppgifter vi vill utföra.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Skapa dina personliga ”settings”

Oavsett vad du jobbar med gissar jag att det kan kategoriseras som följande:

• Att ta in information genom att läsa eller lyssna och reflektera över den.
• Att dela med dig av något i skrift.
• Att komma på en lösning på ett problem eller en utmaning.
• Att föra en dialog med andra människor.
• Att utföra enklare arbetsuppgifter.

Gränserna kan vara lite suddiga. Att skriva ett mail kan vara värt att fokusera på för att formulera sig väl, men kan också upplevas som en enkel administrativ uppgift. Att komma på en lösning kan förstås också göras tillsammans med andra likväl som ensam. Men försök ändå att kategorisera dina uppgifter ungefärligt efter listan.

För att skapa den bästa arbetsmiljön för aktuell arbetsuppgift behöver vi alltså ha koll på vad vi behöver från den fysiska, digitala och sociala omgivningen. På våra moderna telefoner har vi olika settings med inställningar för ljus, ljud, om vi får bli störda eller ej. Man kan tänka lite likadant för sig själv. Mitt förslag är att du identifierar och skapar tre olika ”inställningar” för den typ av arbetsuppgift som du ska utföra. Hitta och/eller skapa tre olika miljöer för att effektivt och fokuserat kunna jobba. Miljöer som också gör att du upplever ett större lugn och får mer energi över när du ska fokusera, kreera och samtala.

Arbetsmiljö för fokus

För att fokusera behöver du tänka utifrån att minimera distraktioner. I den fysiska miljön kan det handla om hitta en lugn plats med lugn interiör utan störande ljud. Ett alternativ är att lyssna på musik som ger dig lugn, men inte distraherar. Klassisk, lugn musik brukar funka för de flesta. Digitalt kan det handla om att stänga nere alla andra fönster än det du behöver och stänga av notifikationer från all teknik. 

För att göra det hanterbart om du har svårt att koncentrera dig kan du sätta en timer på telefonen. Vissa menar att 25-minuters sessioner fungerar bra, andra 90 minuter. I vilket fall är det bra att planera in pauser för att vila hjärnan. De pauserna ska förstås vara med ett annat stimuli än det du just jobbat med. Har du skrivit på datorn och varit stilla - pausa genom rörelse utan skärm.

Arbetsmiljö för kreativitet

För att vara kreativ har det stor påverkan vad du gjort innan du jobbar. Forskning visar, föga förvånande, att fysisk aktivitet hjälper kreativitet. Att göra en övning som får dig att tänka utanför den berömda boxen kan också hjälpa. Beroende på om du behöver lösa en utmaning som kräver fokus kan du behöva tänka utifrån en miljö för det, eller så kan det passa bra att vara i rörelse, till exempel i naturen för att komma på de bästa lösningarna eller idéerna. Är ni en grupp kan det hjälpa att möblera rummet på ett sätt som gör att ni blir lite ”på tårna”. Till exempel samlas stående framför ett blädderblock. 

Arbetsmiljö för samtal

När fokus är på att samtala med varandra börjar fler och fler inse vikten av att minimera distraktioner i form av skärmar. När vi väl ses på riktigt har vi så mycket att vinna på att skapa förutsättningar för att just göra det, och att inte ha delar av vår uppmärksamhet riktad åt annat håll.Det kan kännas knepigt att säga till andra att ta bort sin telefon, men man kan alltid börja med sig själv och dela med sig av att man upplever bättre samtal om telefonerna är borta. Man kan hänvisa till forskning och föreslå till gruppen att testa för att se hur det upplevs.

Andra samtal kan bli bättre i rörelse. Walk’n’talk har börjat sätta sig som ett etablerat koncept och med tanke på alla fördelar med att få till med fysisk aktivitet är det inte dumt att scanna av kommande möten för att se vilka som skulle kunna genomföras i rörelse även om vissa kanske behöver avslutas vid dator eller penna och papper. Man kan också planera att genomföra alla sina telefonmöten som gå-möten vilket minskar risken att man låter distraktioner som mail och annat störa.

Sammanfattningsvis kan den fysiska miljö vi vistas i, hur vi hanterar vår digitala miljö, hanterar människor vi omger oss med samt hur vi strukturerar våra möten få stor påverkan på vår effektivitet i det vi försöker göra och därmed vår tidsåtgång. Därtill påverkas vårt mående av upplevelsen av att göra något på ett bra sätt och känna att vi kan koncentrera oss på det vi faktiskt ämnar att göra - så ta hand om din arbetsmiljö!