När internet och e-post slog igenom förändrades förutsättningarna för vår kommunikation radikalt. Tidigare kommunicerade vi alltid ansikte mot ansikte - eller över telefon, där man åtminstone hör den andres röst. Alternativet var att skicka vanlig snigelpost, men då fanns det i alla fall gott om tid att ångra sig medan man slickade igen kuvertet, tryckte dit ett frimärke och promenerade till postlådan.

Sedan vi började mejla har det blivit betydligt lättare att bete sig klumpigt och obetänksamt i kommunikationen med andra. Idag kan vi skriva våra brev i affekt; vi fyller dem med all vår ilska och besvikelse, trycker på Send - och ångrar oss. Men då är det förstås redan försent.

Läser mellan raderna

Bör man över huvud taget ta konflikter via mejl? Att det är lockande är inte särskilt konstigt. När vi inte ser den andra personens ansikte, eller hör hennes röst, blir det betydligt lättare att klaga och skälla så mycket man orkar.

De flesta människor tycker att konflikter är någonting väldigt obehagligt, därför framstår mejl som ett väldigt bekvämt alternativ.

Problemet är att den icke-verbala informationen försvinner fullständigt. När vi inte har ansiktsuttryck, kroppsspråk och röstläge till hjälp för att tolka vad den andra personen menar, fyller vi istället i all denna information själva. Detta kan leda till att vi övertolkar eller totalt missförstår den vi kommunicerar med.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Fundera på vilken information du själv "fyller i" när någon inte svarar på ditt mejl, alternativt svarar väldigt korthugget och kyligt utan några hälsnings- eller artighetsfraser. Du vet minsann vad det "betyder", eller hur?

Så där håller vi på - vi tolkar, tolkar och tolkar. Det gör vi förvisso när vi ses ansikte mot ansikte också, men då har vi betydligt mer information att förhålla oss till. När konflikten sker via mejl har du bara texten - och allt det du själv fyller i mellan raderna - att utgå ifrån.

Men att ta konflikter via mejl behöver faktiskt inte alltid vara fel.

Fördelar med mejl

Tidningen Psychology Today skriver att det finns en del lägen då det kan vara okej eller rent av bra att ta konflikten via mejl. Vissa typer av konflikter kan exempelvis behöva dokumenteras, vilket ju görs automatiskt om kommunikationen sker genom e-post. Då blir det mest en praktisk fråga.

Mer generellt kan man säga att det är okej att ta konflikter via mejl om frågan inte är alltför emotionellt laddad. Då måste man förstås också beakta att vissa människor är mer känsliga än andra, så det handlar inte bara om hur stort själva problemet är.

Mejlkommunikation kan också vara ett bra sätt att förbereda och initiera ett samtal som sedan fortsätter på ett riktigt möte eller över telefon. Ibland kan det vara praktiskt att båda parter i lugn och ro får formulera sin syn på saken, så att man har en grundförståelse för den andras inställning när man väl träffas.

Fördelen med mejl är ju att båda får tala till punkt.

Men det finns också lägen då man absolut bör undvika konflikter via mejl. Detta gäller framför allt om du aldrig har träffat personen ansikte mot ansikte, eller om risken för väldigt starka känsloreaktioner är stor.

Skicka inte direkt

Vad bör man tänka på i lägen då man trots allt väljer att ta konflikten via mejl? En viktig grundregel är att du inte ska överskatta din egen förmåga att läsa mellan raderna. Inbilla dig inte att du "vet" vad det betyder när en person undviker att svara på ditt mejl, eller svarar i vad du uppfattar som ett kyligt tonläge.

Försök att få mer information istället. Be om förtydliganden och ta reda på om du har uppfattat saker på rätt sätt.

Var också medveten om ditt eget känsloläge. Om någon skickar ett mejl som gör dig arg eller ledsen så bör du absolut inte svara direkt. Risken att du skriver någonting som du sedan kommer att ångra är väldigt stor. 

Även om du skriver ditt svar direkt så kan det vara klokt att spara det som utkast och gå iväg en stund och lugna ner dig innan du skickar det.

När du sedan ögnar igenom ditt utkast igen så måste du också ha i åtanke att mottagaren inte kan höra ditt tonläge - undvik sarkasm, ironi och annat som kan misstolkas när den icke-verbala kommunikationen inte finns till hjälp.

Om det handlar om någonting väldigt viktigt och allvarligt kan du eventuellt låta en kollega titta på ditt utkast innan du skickar iväg mejlet, såvida detta inte kränker mottagarens integritet. Var för övrigt försiktig med att cc:a meddelandet till kollegor eller chefer, då mottagaren kan tolka detta som ett försök att vända andra människor emot honom/henne.

Dags att ses?

Slutligen: Om ditt meddelande är så långt att det fyller hela skärmen bör du överväga att ringa eller boka ett möte istället. Alltför långa mejl är ett tydligt tecken på att problemet är för komplext för att diskuteras via e-post. 

Detsamma gäller om konflikten inte är löst efter ungefär tre mejl. Då är det nog dags att träffas istället och reda ut saken ansikte mot ansikte.