Att ge medarbetarna meningsfull feedback är en av de viktigaste arbetsuppgifterna för en chef eller ledare. Feedback som ges på rätt sätt kan, oavsett om den är berömmande eller mer kritisk, fungera som en motivator och sporre för medarbetaren. Det är oftast genom responsen från chefen som man lär sig hur man kan bli ännu bättre på det man gör, vilket de flesta av oss naturligtvis vill bli.

Som chef har man den svåra uppgiften att ge feedback som medarbetaren verkligen har nytta av, vilket innebär att responsen ibland måste bestå av någonting mer än en klapp på axeln och ett ”bra jobbat!” Den svåraste biten är naturligtvis att ge konstruktiv kritik utan att medarbetaren reagerar på fel sätt.

Skapa trygghet

För att medarbetaren ska vara mottaglig för feedback bör man först och främst skapa en känsla av trygghet, skriver tidningen Entrepreneur. Forskning har visat att vi människor bara tar till oss feedback i 30 procent av fallen. Risken är alltså stor att den feedback du ger inte leder till någon förbättring om du inte först ser till att medarbetaren känner sig bekväm i situationen och mottaglig för konstruktiv kritik.

En bra början kan vara att be medarbetaren om tillstånd att ge honom eller henne feedback: ”Har du tid att komma in på mitt kontor en stund så att jag får ge dig lite feedback på ditt senaste projekt?” På så vis ger du medarbetaren möjlighet att förbereda sig mentalt.

Du bör också undvika att visa frustration och ilska över eventuella fel och misstag som medarbetaren har gjort. Målet är ju att din feedback ska öka hans eller hennes kompetens och produktivitet, inte att du ska få möjlighet att avreagera dig.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Var professionell och saklig när du ger konstruktiv kritik – försök att sätta dig in i medarbetarens situation, och låt absolut inte känslorna ta över under samtalets gång.

Även om medarbetaren ifråga har begått misstag eller inte levt upp till dina förväntningar så bör du ge en del positiv feedback också. En medarbetare som bara får kritik kommer snabbt att förlora motivationen.

Var specifik

När man ger feedback är det också väldigt viktigt att vara specifik, oavsett om det handlar om beröm eller kritik. Att berömma en medarbetare i generella ordalag leder sällan till att hon blir mer kompetent – försök hellre att ge konkreta exempel på vad hon har gjort som har varit bra, så att hon kan ta med sig det i sitt fortsatta arbete.

Att vara specifik är naturligtvis ännu viktigare när du ger kritik. Svepande anklagelser i stil med ”jag tycker att du är väldigt slarvig” eller ”jag får intrycket att du är lite lat” leder bara till ilska och konflikt. Då hamnar medarbetaren i försvarsställning och kan svara med lika svepande och personliga anklagelser mot dig.

Då är det bättre att ge konkreta exempel som förhoppningsvis får medarbetaren att antingen själv tänka efter och inse att det ligger någonting i kritiken, eller ge en rimlig förklaring till sitt agerande.

Den konstruktiva kritiken bör alltså vara specifik och behandla medarbetarens agerande snarare än hennes personlighet. Den får också gärna utmynna i ett konkret mål för hur medarbetarens agerande kan förändras: ”Du är en kompetent person med många bra idéer. Från och med nu vill jag att du ska bidra med minst en idé vid varje möte!” Så skulle din feedback kunna låta om medarbetaren är alltför passiv i samband med möten, skriver Entrepreneur.

Då har den konstruktiva kritiken en positiv utgångspunkt – att medarbetaren är kompetent och idérik – samtidigt som den också utmynnar i ett konkret mål framåt. Det är det som är målet med all feedback – att medarbetaren ska få både motivation och konkreta verktyg för att kunna göra ett ännu bättre jobb i framtiden.