Åsa Helldén Ruocco utstrålar kompetens och säkerhet när vi träffas på Nordisk Kommunikations kontor i centrala Stockholm. Hon är väl förberedd med egna anteckningar kring de frågor hon fått i förväg. Genomtänkt, eftertänksam och öppen för att lyssna. Det här är en människa som vet hur man kommunicerar.

Åsa har jobbat med kommunikation i många olika sammanhang, bland annat på Astra Zeneca under den tunga perioden i mitten av 2000-talet när neddragningarna var som störst. Hon var med och införde Lean-metoden och introducerade ett coach-betonat ledarskap i kommunikationsorganisationen. Idag är hon alltså vd för Nordisk kommunikation och på väg in i nya utmaningar. Hon är också 25 procent anställd av Mittuniversitetet där hon ingår i forskargruppen CORE som studerar fenomentet kommunikativt ledarskap. Hon tror på en bra mix mellan metoder och praktiska verktyg, och det är väl precis vad kombinationen av näringsliv och akademisk värld innebär?

- Forskningen ger ett bra teoristöd som sedan kan  användas i praktiken. Om man kan hålla en balans däremellan tror jag det är bra.

Åsa menar att det är lika viktigt HUR man kommunicerar som ATT man gör det. Hur:et återkommer ofta genom hela vårt samtal. Och när en ledare kommunicerar måste han eller hon lyckas göra budskapet till ”sitt”, menar Åsa.

- Det är den här ständiga klyftan som tenderar att skapas mellan exempelvis en ledning och medarbetarna ute i organisationen. Det blir ett glapp mellan femårsplanen och det vardagliga arbete som medarbetarna utför. Här är det en ledares uppgift att förankra och skapa engagemang kring de långsiktiga målen i hela verksamheten.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Och det tror Åsa att de flesta individer har i sig – en vilja att bidra. Hon säger att människor generellt vill känna sig engagerade och är drivna och intelligenta, men att det ibland inte tas tillvara. Och satsar man på bra intern kommunikation så går det snart att räkna hem i ren lönsamhet, menar hon.

- Det gäller att analysera ”Vilka effekter vill jag uppnå med min kommunikation?”. När det du vet det, kan du styra mycket den vägen och öka motivation och engagemang hos alla.  Kunskap och information stärker individen. Det resulterar i lönsamhet och svarta siffror, så är det bara.

Involvera alla

Att kommunicera är svårt. Kanske något av det svåraste som finns. Det sker internt, externt, i text, i muntligt utbyte, genom samtal, i presentationer och mellan individer. Vi kommunicerar hela tiden. Ändå är det något vi ständigt kan bli bättre på.

- Det är viktigt att involvera alla hela vägen, vara öppen och använda bra verktyg. Jag brukar säga att en kommunikatör alltid måste ha örat mot marken, känna av stämningen och läsa av behovet. Öppenhet skapar delaktighet och får man människor med sig kan man åstadkomma så mycket mer.

Över tid har det hänt både lite och mycket på kommunikationsområdet tycker Åsa. Idag kommunicerar vi i större utsträckning genom dialog, skapar mening och testar våra olika kartor mot varandra.

- Idag finns också en viss frustration inom kåren, skulle jag vilja påstå. Det är mycket brandsläckning och genvägar och för lite strategiskt arbete, något som många kommunikatörer gärna skulle vilja ägna mer tid åt. De vet att kommunikationsstrategier kan göra stor skillnad i ett företags framtida utveckling och ändå ges de inte tiden att jobba med det. Det kostar företag massor att det inte finns kvalitativa strategiska planer för kommunikationen.

Efterlyser kommunikationscoacher

Tempot som råder där ute för många kommunikatörer är högt. Allt går snabbare idag, det vet vi om. Det gäller att vara på tå och beredd, bemöta kunder i sociala kanaler och säga rätt sak vid rätt tidpunkt. Mycket av kommunikationens framgång idag är beroende av hur närvarande man är ute i bruset, vilka man nätverkar med och hur mycket man lyckas sticka ut. Det ställer höga krav och tar tid, precis som vilken annan relation som helst.

- Idag är det sällan som vi tar oss tid att reflektera och det tycker jag är ett stort problem. Just kommunikation kräver att man lutar sig tillbaka och tänker efter, får distans och kan planera framåt. Ibland undrar jag – var finns alla kommunikationscoacher? Det är något som verkligen behövs idag!

I framtiden menar Åsa att vi kommer att få se ett mer genomtänkt och djupgående samarbete mellan HR-avdelningar och kommunikationsenheterna ute på företagen. Det är två enheter, menar Åsa, som verkligen har potential att stärka varandra.

- Kan man jobba mer strategiskt med den interna kommunikationen kommer man att kunna uppnå önskad effekt. En chef som coachas till att bli en bra kommunikatör kan åstadkomma massor för trivsel, effektivitet och på sikt – lönsamheten.

Och om man inte satsar på de interna cheferna riskerar man ett förtroendetapp, menar Åsa. Humankapitalet är det viktigaste vi har. De misstag som ofta begås, enligt Åsa, är att man inte har en samlad kunskap om vad medarbetarna faktiskt tycker om sin situation på jobbet. Att anta och gissa är förödande när man arbetar med kommunikation.

- Det finns ett uttryck inom Lean som är ”Ut och gå!”. Gå ut och lyssna, prata, var närvarande med dina medarbetare. Det finns inget bättre sätt att förstå hur kommunikationen ska skötas.

Vad ska en kommunikativ ledare tänka på?

Vad ska man främst tänka på då, när man kommunicerar som ledare? Man ska tänka på mottagaren som en person och lära sig vilka verktyg just du behöver i din verksamhet för att kommunicera effektivt. Och sist men inte minst – reflektion.

- Det finns bra knep för att åstadkomma kreativa möten eller för hur man förmedlar budskap som väcker känslor och når fram effektivt. Reflektionen handlar mycket om att fundera på HUR jag gör allt det här. Har jag knutna händer och en slutet kroppsspråk eller bjuder jag in till samtal? Sitter mitt budskap i kroppen när jag gör en ppt-presentation. Har jag gjort budskapet till mitt?

Ett annat konkret tips Åsa gärna delar är – agera! Krångla inte till det, utan prova. Först i mindre skala och sen i större när du märker vad som fungerar. Bryt gamla invanda mönster och vänd tankarna ut och in.

- Som kommunikativ ledare vill jag också påstå att du ska vara medveten om dig själv. Vilka starka sidor har du? Utnyttja dem! Du ska naturligtvis också ha koll på de områden där du är mindre säker. Hur kan du utveckla dem? Våga utmana dig själv att bli bättre där du är svag, men glöm inte att det också är mänskligt. Ingen kan kunna allt.

Några förmågor som Åsa tycker är bra att ha med sig när man vill bli en mer kommunikativ ledare är – ge feedback på ett konstruktivt sätt, tala inför större grupper, kunna vara strukturerad och planerad och har förmåga att ställa upp tydliga mål.

- Det här är de egenskaper som vi vet att medarbetare efterfrågar hos sina chefer. Det kan vara bra att känna till. Medarbetarna vill också känna sig delaktiga och känna att de hänger ihop med ett större sammanhang. En god ledare lyckas åstadkomma den känslan hos sina medarbetare, tror jag. De lyckas skapa förutsättningarna.

Jag ber Åsa att spana lite in i framtiden och får ett nytt intressant begrepp att klura på -  kommunikativt medarbetarskap.

- Jag tror att man alltmer kommer att vilja vara medskapare ute på företagen. Det blir viktigare och viktigare att vi alla tar vårt ansvar för utvecklingen och gör vår röst hörd. Alla är vi ledare på något sätt idag, och det kommer bli synligare framöver.

En annan trend som Åsa ser är att kommunikatörens roll är under förändring generellt. Hon tror att rollen är på väg åt det rådgivande och coachande hållet i större utsträckning än vi ser idag.

- Vi kommer säkert att se fler kommunikatörer i ledningsgrupper. För jag tror att det snart kommer bli oerhört tydligt vad vi har att vinna när kommunikation verkligen fungerar. Vi får smidigare förändringsresor, engagerade medarbetare och högre lönsamhet., avslutar Åsa Helldén Ruocco.