Struktur eller teambuilding – vad passar ledningsgruppen?

Gästskribent Roy Bartilson, Ledarskaparna, delar med sig av konkreta åtgärder för att få ledningsgruppen att spela i samma lag – på ett effektivt sätt.

Ledning | Ledarskap | ARTIKEL | JUNI 2015

Ledarskaparna, Roy Bartilson

Ledarskaparna, Roy Bartilson

Efter att ha jobbat med fler än 200 ledningsgrupper har min kollega Per Malmberg och jag sett flera ”röda-trådar”. Dessa har vi delat med oss av i ett antal VD-seminarier med temat ”Den dolda potentialen i ledningsgruppen”. Vid vårt senaste seminarie fick jag en intressant fråga som jag grubblat på sedan dess och som jag tänkte utveckla. 

Min erfarenhet av hur man bör arbeta för att få ihop ledningsgruppen till en samspelt grupp är: börja med strukturen. 

Ni behöver skapa en gemensam uppfattning om ett antal VAD-frågor för att ni som team skall fungera effektivt. Gör du detta bra - och med DU menar jag du som leder ledningsgruppen - får du sen teambildningen på köpet. Se till att gruppen lyssnar på allas synpunkter, att alla tolkningar av ord bli tydliga och att ni sedan enas om vilka tolkningar ni vill skall gälla. 

Vilka Vad-frågor är det då du behöver skapa en tydlig och gemensam uppfattning kring?

Jag listar dem i prioriteringsordning. 

1)    Varför finns ni till, dvs. vad är ert existensberättigande? Eller om det känns bättre: vad är ert uppdrag? Är ni ett team som skall kunna fatta strategiska beslut eller är ni ett informationsforum? 

Den enskilt viktigaste åtgärden vi sett att ledningsgrupper borde vidta är att alla i gruppen har samma uppfattning om gruppens uppdrag. Vi intervjuar och genomför en enkät på alla ledningsgruppsmedlemmar i de grupper vi jobbar med och i över 95 % av dessa grupper har inte alla tillräckligt gemensam bild av uppdraget för att vara säker på att alla drar i samma riktning. Och har man inte det så riskerar man att det blir tvärtom…

Roy Bartilson, Ledarskaparna

Roy Bartilson, Ledarskaparna

Ett exempel: tänk er ett av de stora byggbolagen i Sverige och dess Sverigeledning. Vid intervjun och på frågan om gruppens uppdrag/existensberättigande så fick jag följande svar av två olika personer i gruppen

Person A) ”Enkelt. Det är ett informationsforum. Jag får information av VD som bl.a kommer från koncernchefen. Jag ger information om läget på min division. Chefen meddelar vilka beslut som är tagna sedan går jag hem och genomför dem”.

På följdfrågan: hur tycker du det funkar i Ledningsgruppen idag och vad tycker du ni behöver ändra för att bli effektivare? Så kom svaret. ”Vi ägnar alldeles för mycket tid och tjafs åt onödiga diskussioner. Vi borde kunna korta ner mötena både till tid och antal”.

Person B). ”Vi har ett stort ansvar. Vårt uppdrag är att utveckla det svenska samhället. Vi ska utveckla framtidens boende och infrastruktur. Vi måste hela tiden ligga i framkant”.

På följdfrågan hur tycker du det funkar i Ledningsgruppen idag och vad tycker du ni behöver ändra för att bli effektivare? ”Vi ägnar alldeles för mycket tid åt rapportering och information som man kan läsa på intranät eller via mail. Vi borde ägna mer tid åt strategiska diskussioner och långsiktiga beslut”.

Tror ni de har samma förväntningar på ledningsgruppens möten? Kommer någon gå därifrån med samma budskap till sin organisation? Energi? Och vad händer i nästa led i deras ledningsgrupper? 

2) Hur vill ni att beslut fattas? Formellt är det givetvis VD:n, men vill du skapa ett ägarskap hos alla? Ju mer gruppen känner att man tar beslut tillsammans, desto större kraft får besluten. Det betyder inte att ni måste vandra konsensus-träsk-spåret! Tydliggör mandat och beslutsprocess.

3) Tydliggör vilken ”hatt” du förväntar dig att alla i ledningsgruppen tar på sig vid ledningsgruppsmötena. Skall de enbart representera sin funktionella enhet dvs. ha ”funktionshatten” eller skall de byta hatt och representera helheten dvs. hela organisationens bästa?

4) Prioritera och tydliggör vilka frågor ledningsgruppen ska lägga tid på i mötena. 
Er tid är dyrbar – prioritera den så att de frågor ni tar upp ligger i linje med ert syfte i ledningsgruppen. Vi ser alltför ofta hur möten upplevs som tråkiga, improduktiva och utdragna.

5) Ha en strukturerad och tydlig agenda. Vilka frågor är viktigast? Prioritera dessa i början av mötet då energin fortfarande finns. Skilj på sådant som måste tas i gruppen och sådant som kan tas på annat sätt.

Exempel kan vara att tydliggöra detta i agendan genom att markera Beslutspunkt, Diskussionspunkt, Förankringspunkter och Informationspunkt. Grundregel - börja med Beslutspunkterna

6) Sätt en tydlig grundstruktur för året. Tydliggör vad ledningsgruppen ska fokusera på vid olika perioder under året i en s.k. årscykel. Ni tjänar på framförhållningen genom att alla blir förberedd.

7) Spelregler – Vilka förhållningsregler skall ni ha sinsemellan för att åstadkomma det mest effektiva ledningsgrupparbetet? Se till att det inte bara blir fina ord som kan betyda olika saker för olika människor. Tolka dem tillsammans och skapa den gemensamma tolkningen ni vill skall gälla.
 
Min erfarenhet är att ni bör hantera dessa frågor med både ödmjukhet och allvar och inte ta något för givet. Utgå inte ifrån att alla har samma uppfattning.

Vi har gång på gång sett att så inte är fallet. Vi ser att ledningsgrupper, gång på gång, inte tar sig tid att tolka och reflektera över dessa frågor.

Det finns heller inte en gemensam uppfattning om vad som gäller just här - och just för oss. 

Försök och håll principerna levande genom att följa upp dem regelbundet - och se om de behöver uppdateras. 

Detta är några saker som kan hjälpa effektiviteten i ledningsgruppen. Genom att prata och reflektera kring själva mötesstrukturen skapar ni en gemensamtolkning i gruppen. Alla vet vad som gäller och utgår från liknande läge.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledning
  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill