”Det här kan jag göra imorgon…”

Varför skjuter vi upp saker till morgondagen – och hur kan vi lära oss att få dem gjorda redan idag?

Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | FEB 2017

Vad är arbetslivskvalitet?

Vad är arbetslivskvalitet?

Är du en sådan som sitter i sista stund och gör klart det där som du har haft lång tid på dig att göra? Vi är många som tid efter annan drabbas av uppskjutarbeteende. ”Men jag har gott om tid!” låter det kanske i början. För att senare övergå i något som kan liknas vid panik: ”Oj, nu är det bråttom!” Det här är inget ovanligt beteende, och problemet kan uppstå av och till för många människor. Vissa dagar kan det vara väldigt svårt att få saker gjorda, medan det i andra sammanhang – och med andra uppgifter – känns lättare att bli klar i tid. Men varför skjuter vi upp saker – och hur kan vi lära oss att ta tag i uppgifterna i tid?

Du har säkert hört förut att uppskjutarbeteende även kallas för prokrastinering. Slår man upp ordet i NE (Nationalencyclopedin) får man veta att det kommer från latinets procrastino som betyder något i stil med att ”höra till morgondagen”.  

På Wikipedia menar man att det handlar om vanemässig och kontraproduktiv senareläggning. Att man avstår från att göra saker trots att man vet att det kan få negativa konsekvenser. Wikipedia nämner också vanliga problemområden, exempelvis att fullfölja studier och författarskap.

Långt till belöning

Intressant, tänker jag som under hösten slutfört mitt senaste bokmanus. Kanske förklarar det att min andra bok inte kommer från tryckeriet förrän i april, fastän jag levererade mitt manus som jag skulle. Jag lämnar förseningen därhän, du kommer att förstå hur det blev så utan att jag går in på ytterligare detaljer.

Men hur lyckas man då leverera i tid när det gäller något som har långa ledtider hos mottagaren? De stora bokförlagen har en lång planeringshorisont, beslut om utgivning tas oftast minst åtta månader innan leveransen av bokmanus ska ske.

Oavsett om det gäller ett bokmanus, en kravspecifikation på ett nytt IT-system eller ett beslutsunderlag så är det lätt hänt att drabbas av uppskjutarbeteendet.

Men varför skjuter vi upp uppgifter istället för att genomföra dem direkt? När du låter hjärnan gå på automatik så kommer den alltid att välja det lättaste alternativet, det som undviker hot och ger den snabbaste belöningen. Och det är klart, det är långt till ”belöning” när man skriver bokmanus.

Jag tror det var Alexander Bard som uttryckte att han ”… hellre skulle ge bort sina böcker, för rik blir man inte…” Och då ska man veta att det är väldigt stor spridning på säljresultaten mellan hans böcker och böcker som mina.

Men, det är också långt till belöning när man skriver på en kravspecifikation eller ett omfattande beslutsunderlag. Det är inte ens säkert att det blir någon ”belöning” alls, om det inte blir det resultat som man önskar i skrivande stund.

Jag vill dela med mig av hur jag lyckades få allting klart i tid, och förhoppningsvis ge dig tips på vägen om hur du kan utveckla din förmåga att fokusera och göra.

5 steg till färdig leverans

I all utbildning för projektledare så lär man ut hur de kan dela upp och gripa sig an stora uppgifter. Och det här är ju sådant som sitter i min ryggmärg efter att jag har hållit projektledningskurser i närmare tio år. Kunskapen har varit väldigt användbar när jag delat upp i teman till kapitlen, och när jag skissat på aktiviteter för min research.  

  1. Gör en övergripande plan
    Steg 1 handlar om att göra en övergripande plan, och sätta tider för när det ska vara klart. Kom ihåg att bryta ner stora uppgifter i mindre delar. (Tänk i formen av en WBS, Work Breakdown Structure). Se till att skapa hanterbara delar, sådana som du kan tidsuppskatta.

    En vanlig fallgrop är att man fastnar i planeringen och aldrig kommer till att faktiskt börja utföra. Tänk good enough.
  2. Ha tidsplanen synlig
    Steg 2 innebär att göra tidsplanen synlig för dig själv. Se till att du dagligen har den framför ögonen, oavsett om den är utskriven på väggen eller om du har den på din dashboard.

    Om du ”gömmer” din plan i en mapp på datorn eller låter den vara på skrivbordet så är det lätt att uppgifterna faller i glömska och att du ger vika för andra impulser som hjärnan gör dig medveten om, sådana som ger dig snabbare belöningar.
  3. Se till att dina värderingar stöttar dig
    Steg 3 går ut på att se över dina värderingar och övertygelser så att de inte stjälper dig, istället för att stötta dig i arbetet att komma framåt. Efter moget övervägande tog jag bort hög kvalitet bland mina värderingar. Det innebär inte att jag inte tycker att det är viktigt, snarare handlar det om att jag har tänkt så under hela mitt arbetsliv.

    Det som redan sitter i ryggmärgen tänker vi på med automatik och utan ansträngning. Jag bestämde mig istället för en ny värdering: ”nyfikenhet/öppenhet” med betydelsen att jag alltid vill sträva efter att hitta det som gör skillnad i resultatet. Det har bland annat hjälpt mig att utvärdera och anpassa mitt arbetssätt tills jag hittat det som bäst hjälper mig att komma snabbt framåt.
  4. Fira framgång
    Steg 4 handlar om att se till att fira uppfyllda delmål! I tidsplanen satte jag upp 3-4 delmål som betydde något speciellt för mig. Några exempel är när jag fått synopsis godkänt och när jag hade skrivit klart kapitlet om det tema som jag förväntade mig skulle bli den största utmaningen. Firandet blev ersättningen till min hjärna för att den stod ut med att skjuta upp (den stora slutliga) belöningen. Det fick mig också att njuta av det som blivit klart och gjorde mig på gott humör inför fortsättningen.
  5. Hantera din motivation
    Steg 5 innebär att hålla motivationen uppe när inspirationen tryter, eller att hitta tillbaka till den när man tvingats till uppehåll på grund av sjukdom. Jag använder mina värderingar och övertygelser. De hjälper mig att hålla mig till det som är viktigt för mig och gör det lättare att navigera i tillvaron.

Övertygelser, eller saker som vi håller för sanna, använder vi oss också av när vi navigerar. Ofta sker det mer eller mindre medvetet, för att ”vi vet hur någonting är (eller fungerar)”. En övertygelse som jag bestämt mig för att leva efter är att ”jag är en person som fattar beslut och gör, eller bestämmer mig för att säga nej och slutar att tänka på frågan”. Att påminna mig om att detta gäller för mig har fått mig att skapa mer resultat än jag trott var möjligt under det senaste året. Det går förstås inte per automatik ännu, men ju mer jag tänker på detta desto bättre sitter det.

Hängde du med i frågan om vad förseningen av boken berodde på? Min gissning är att mitt manus och tidsplanen för det helt enkelt påverkades av andras förskjutna tidsplaner. Med lite dominoeffekt så blir det lätt fler än en månad.

Boken som ges ut i april heter Effektiv projektkommunikation. Den är en fortsättning och fördjupning inom det område som fångat mitt intresse, och handlar om hur vi ska kunna optimera samarbetet och få ut mesta möjliga av vår samlade kompetens. Oavsett om du leder projekt eller andra typer av grupper.

Nyckeln är förstås hur väl vi förstår varandra, men också hur väl vi förstår oss själva. I de omvälvande tider som vi nu leder andra människor i, så krävs det att vi har modet och vågar titta inåt. Att vi iakttar och ifrågasätter tidigare vanor och beteenden, och justerar dem så att vi når de resultat som vi vill ha.

Elisabeth Kamél

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill