Att ha en god bild av vilka krav dina anställda ska uppfylla är a och o när du vill utöka verksamheten med nya medarbetare. Det hjälper dig att ta beslut om vad som krävs vid en organisationsförändring, rationaliseringar inom företaget eller när du planerar för utbildning och utveckling.

En arbetsanalys ska gå genom hela verksamheten och innefatta alla anställda. Klargör syftet med varje befattning på företaget, fastställ vilka mål som ska uppfyllas och vilka resultat som förväntas uppnås. När du gör den kartläggningen blir det också tydligt vilka uppgifter som är viktigast för att nå resultatet. Du måste också se över vilka tekniska, ekonomiska och administrativa förutsättningar du har – vilka mänskliga resurser står till förfogande för att arbeta målinriktat. Rita också upp en plan som synliggör vilka förändringar som kan tänkas behövas inom de närmaste åren.

Med den kartan som grund, är det möjligt att röra sig på en mer detaljerad nivå. Vilka utbildningar kommer att krävas? Vilka kunskaper och färdigheter kommer att vara centrala för den utveckling du vill se? Vilka personliga egenskaper är nödvändiga för att gå framåt i den takt du vill? Vilka arbetsmiljöförhållanden kommer du kunna erbjuda dina anställda? Är de rimliga?

Arbetsanalysens fyra steg

När du är i stånd att rekrytera personal har du nu en bra grund att stå på. Du kan tydligt beskriva för dina potentiella anställda vart ditt företag är på väg och vad som förväntas av dem som väljer att jobba hos dig. Det underlättar också befattningsbeskrivningar och beslutsfattande längs vägen. Du kommer lättare kunna avgöra vilken typ av rekryteringsmetod som är lämplig och annonseringen blir tydligare.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Arbetsanalysen kan delas upp i fyra tydliga steg.
1.    Analysinnehåll – Här skissar du upp den nuvarande organisationen och beskriver avdelningar och arbetsgrupper i detalj. Du kartlägger befogenheter, ansvar och rutiner för kontroll och uppföljning. Du går också grundligt igenom arbetets sociala miljö såväl som den fysiska och tekniska. Här bör du också ta höjd för kritiska situationer som kan uppstå i vardagen. Vilka faktorer är särskilt viktiga för verksamhetens framgång? Vilka områden är era akilleshälar? Praktiska detaljer som arbetstider, löner och förmåner bör också ingå i analysen.

2.    Analysgenomförande – Granska befintliga organisationsplaner, arbetsinstruktioner, befattningsbeskrivningar och budgetplaner. Använd dig av intervjuer med medarbetarna i organisationen. Förbered intervjutillfällena väl, efterfråga enkla beskrivningar och låt den intervjuade demonstrera och exemplifiera. Ta en sak i taget och ställ följdfrågor tills du känner att svaret är fullständigt. Tänk på att chefer tenderar att undervärdera sina medarbetares arbetsuppgifter medan medarbetare istället gärna övervärderar dem. Gör detaljerade anteckningar och sammanfatta slutsatserna vid intervjuns slut.

3.    Analysresultat – I resultatet vill du kunna se vilka kvalifikationer som varje medarbetare bör ha för att företagets förväntade mål ska kunna uppnås. Vilken utbildning krävs, vilken yrkeslivserfarenhet behövs och vilka personliga egenskaper är viktiga?  Du vill också kunna göra dig en bild av vilka enheter som bör kunna samarbeta för att uppnå större effektivitet.

4.    Åtgärder – Underlaget kan du använda för att få en bild av behovet – behöver du nyanställa eller bara rationalisera?