Jag har i en tidigare artikel beskrivit hur människor drabbas av utmattningssyndrom i allt högre grad. Men det är inte enbart ett individproblem. Ledarskapet och den psykosociala arbetsmiljön på våra arbetsplatser påverkar människors stressnivåer. Arbetslivet har förändrats dramatiskt på kort tid. Vi har fått slimmade och plattare organisationer, ibland med distansledarskap.

Kraven på lönsamhet har ökat, och konkurrensen har vuxit med anledning av globaliseringen. Det sker ständiga omorganisationer med stressade ledare som har tunnelseende. Den nya digitala tekniken bidrar till ökad snabbhet med krav på omedelbara svar. Arbetet har blivit gränslöst - vi kan arbeta var och när som helst.

Vi har svårt att stänga av arbetet eftersom vi alltid kan nås. Vi ska prestera hela tiden, helst dygnet runt!

Allt detta bidrar till stressade organisationer där det höga tempot håller på att slå ut människorna. Vi är inga maskiner som kan producera resultat oavbrutet.

När datorn eller telefonen är trasig så byter vi ute den mot en nyare upplaga efter 2 år. Är det dit vi är på väg idag vad gäller medarbetare? ”Slit och släng”-principen? Ta in en yngre, fräschare person som är hungrig och som vi kan utnyttja till max ett tag tills de går in i väggen. Tyvärr har jag träffat alltför många unga personer som utnyttjas på detta sätt. Det behövs kunskap hos ledare och organisationer om hur våra hjärnor reagerar på stress och kunskap om vad man kan göra åt det.

Hjärnan

Vi människor har en hjärna som är begränsad vad gäller energi. Hjärnan behöver energi för att kunna arbeta optimalt och kreativt. Energi kommer från återhämtning och vila från prestation och information. Idag får vi inte tillfällen till återhämtning i den grad som behövs. Små pauser som att fika, äta lunch tillsammans, inte arbeta sena kvällar och helger, håller på att försvinna.

Jag får höra många historier från mina kunder om chefer som skickar mail på kvällar och helger och vill ha svar på en gång trots att medarbetaren befinner sig på privata aktiviteter som till exempel bröllop. Möten kan läggas sent på fredagskvällar utan hänsyn till att medarbetarna har familjer som väntar på dem. Men det finns också några arbetsplatser som har tagit fram regler för att begränsa mobilanvändandet.

Ett företag har till exempel två timmar telefonfri tid under dagen, då alla telefoner läggs undan. Tiden ägnas åt kreativt arbete och nya idéer. Inga datorer och smartphones på mötena är en annan regel som används av vissa företag. Man fokuserar istället på samtalet och blir då också effektivare. Våra hjärnor kan inte multitaska och hålla fokus på flera saker samtidigt.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Organisatorisk och social arbetsmiljö – nya föreskrifter

Som jag skrev i förra artikeln har sjukskrivningstalen skjutit i höjden, och därför har den nya Arbetsmiljöföreskriften AFS 2015:4 tillkommit som ett sätt att försöka sätta press på arbetsgivarna att ta mer ansvar för den psykosociala arbetsmiljön.

Det står tydligt i AFS att arbetsgivaren har ett större ansvar för: arbetsbelastningen och arbetstiden. Arbetsmiljöverket skriver: “Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsgivaren ska anpassa resurserna till de krav som ställs i arbetet.”

Arbetsmiljöverket skriver vidare: “Arbetsgivaren ska vidta de åtgärder som behövs för att motverka att arbetstidens förläggning leder till ohälsa hos arbetstagarna.” Detta gäller exempelvis vid skiftarbete, men det handlar också om förväntningar på att vara ständigt nåbar. Fokus för arbetsgivaren ska ligga på möjligheterna till återhämtning.”

Organisationer och ledare behöver ha kunskaper om detta och förstå sitt ansvar och hur de ska förebygga att ohälsa uppstår. Men sker detta? Vilken policy har företag/organisationer för nåbarhet och svarstider? Hur ser man till att medarbetare har balans i arbetet? Vilken policy finns när det gäller e-mail efter arbetstid?

Hur ser vårt arbetsliv ut idag? Vilka är kraven och stressorerna?

I en rapport från företagshälsovårdens branschorganisation Sveriges Företagshälsor framgår att dåligt ledarskap med bristande ledning och otydliga mål är det som ger upphov till störst stressen hos medarbetare. På andra plats kommer organisationsförändringar, och på tredje plats för stor arbetsbörda och svårt att hinna med och inte kunna påverka sin arbetssituation.

Vad kan du som chef göra?

Du som chef och ledare påverkar dina medarbetares välbefinnande mer än du kanske tror. Man har i den senaste hjärnforskningen sett att våra hjärnor och det organ som heter amygdala (vårt rädslocenter som aktiveras av hot) bland annat påverkas av att få negativ feedback, någon som skriker åt oss, för höga krav som vi inte har resurser att leva upp till, brist på bekräftelse, förändringar som vi inte kan påverka.

En chef kan ge upphov till ångest och rädsla i organisationen. Som medarbetare är man beroende av sin chef, och om chefen hela tiden ställer orimliga krav utan att visa empati eller lyssna på individen upplevs det som ett hot för hjärnan och då utsöndras stresshormoner i kroppen.

Många unga människor har inga referensramar om vad som är OK och inte OK i arbetslivet och de vill göra sitt bästa för att få erkännande. Finns det ingen inlyssnande chef som märker att medarbetarna håller på att bli utmattade, och inte heller hjälper dem att prioritera uppgifterna, är risken stor att det så småningom leder till psykisk ohälsa. Hjärnan klarar inte av att arbeta och prestera 15-16 timmar/dygn under en längre tid.

Verktyg för chefen och organisationer

• Utvecklingssamtal med regelbundna uppföljningar
  För att förebygga psykisk ohälsa hos medarbetarna behöver man förstå och lyssna till varje medarbetares upplevelse av sin arbetssituation. Genom att regelbundet ha samtal med medarbetare där man lyssnar och ställer coachande frågor bygger man en tillitsfull relation. Chefen behöver gå utanför ”mallen för utvecklingssamtal” och våga ställa mer personliga frågor med empati. Det som händer då är att medarbetaren känner sig sedd, bekräftad och vågar öppna sig.
   
  Man kan då i ett tidigt stadium sätta in förebyggande insatser som till exempel coaching, mentorskap, livs och karriärutveckling och terapisamtal. Varje medarbetare behöver hjälp med att sortera upp sina tankar och få arbeta med sin egen balans i livet. Genom att erbjuda medarbetaren förebyggande samtalsstöd, en kurs i form av till exempel livs- och karriärcoaching, hjälper man dem att få bättre självinsikt – och man kan förhindra att stress och utmattning uppstår. 
   
  I våra kunskapsintensiva företag och organisationer behöver man erbjuda medarbetare denna typ av verktyg och stöd. På listan över kurser och kompetensutveckling ska även livs- och karriärcoaching, mentorskap, finnas med som en kurs bland andra. Det är viktigt att få ha ett utvecklingssamtal med sig själv i en strukturerad form.
• Se till att ha självinsikt i rollen som ledare
  Har du insikt om dig själv och dina känslor, ditt beteende, ditt kroppsspråk, din kommunikationsförmåga, din empati, din tydlighet? Din egen stressnivå? Om du är stressad och har tunnelseende påverkar det dina medarbetares stress. Det blir en ond cirkel.
   
  Ditt beteende påverkar dina medarbetares hälsa i mycket stor grad. Självinsikt kan du få genom reflektion, feedback, personlighetstester och samtal med en coach. Ett exempel på olämpligt beteende är att skicka mail klockan 23.00 en fredag med önskan om svar under helgen. Det leder till stress hos din medarbetare eftersom det upplevs som ett krav. Se till att bli medveten om och hantera ditt beteende.
• Lär dig mindfulness och träna varje dag
  Man vet från forskningen att mindfulness ger varaktiga förändringar i hjärnan och leder till inre trygghet och lugn, mer fokus och större effektivitet. Genom att träna mindfulness kan du kontrollera ditt humör bättre, du utvecklar din empatiska förmåga, du blir mer kreativ och känner mer inre styrka.
   
  Utbilda alla ledare och chefer i organisationen om stress, stresshantering och mindfulness.
   
  Börja träna mindfulness på arbetet och på ledningsgruppsmötena. Många stora företag som till exempel Google har börjat med mindfulness på sina möten.
• Neuroledarskap
  Lär dig om hur hjärnan fungerar för att förstå din egen hjärna och dina medarbetares reaktioner.  Ofta är det rädslor som ligger bakom många av våra beteenden.
   
  Det finns en metod inom neuroledarskap som David Rock har utvecklat och kallar SCARF-metoden. Den beskriver 5 viktiga områden som hjärnan reagerar starkt på.
   
  SCARF är en akronym för
  S - status
  Hög eller låg status handlar om hur vi upplever vår betydelse i relation till andra. Som chef gäller det alltså att väga sina ord på guldvåg för att inte trampa någon på tårna, och eftersträva en statushöjning hos alla medarbetare. Ge alla positiv feedback och jämför inte medarbetare.
   
  C - certainity betyder förutsägbarhet
  När det är tryggt och bekant lugnas amygdala och vi mår bra. Var specifik och tydlig i din kommunikation som chef om dina intentioner och om vad som ska hända. Låt medarbetare ställa frågor i en dialog för att förstå situationen.
   
  A - autonomi är självbestämmande
  Hjärnan eftersträvar hög autonomi, det vill säga känslan av att man själv kan påverka sin situation. Mikrostyrning kan uppfattas som hot av medarbetare, som då känner att maktlösheten ökar och valfriheten minskar. Lita på medarbetarna och låt dem fatta egna beslut, inom rimliga ramar. Var coachande utan att detaljstyra.
   
  R - relationerOm människor litar på varandra och känner trygghet så förstärks samarbetet, och ”må bra”-hormonet oxytocin utsöndras i hjärnan hos deltagarna i gruppen. Hjärnan avgör snabbt vem som är ens vän eller fiende. Som chef kan du se till att trygghet utvecklas i gruppen genom exempelvis teamutveckling. Föregå med gott exempel och visa att du bryr dig om dina medarbetare genom att visa intresse och empati.
   
  F - fair: rättvisa
  Vår hjärna älskar rättvisa i stort och smått. När det blir orättvist så aktiveras vår amygdala och hamnar i hotläge, vilket innebär att vi blir rädda. Det kan handla om orättvis lön, orättvisa förmåner, orättvis behandling. Ha inte olika regler för olika medarbetare. Ha transparens och öppen kommunikation så slipper du att medarbetarna hamnar i stresstillstånd. Tänk noga igenom konsekvenserna av vad du gör och säger till dina medarbetare.
• Ny teknik – skapa gemensamma regler för hantering av e-mail, mobiltelefoner, öppna kontorslandskap
  I Tyskland har både BMW och Volkswagen sedan flera år tillbaka infört regler för e-mailhantering utanför arbetstid. Volkswagen stänger av mejlservern till alla tjänstemobiler en halvtimme efter arbetstidens slut.
   
  Daimler har en teknisk spärr som gör att alla mejl raderas som skickas till någon som har loggat ut från jobbet. Avsändaren får skicka dem igen på arbetstid.
   
  Arbetsmarknadsministern i Tyskland Ursula von der Leyen sade redan 2012 att hon vill ha en tydlig uppdelning mellan arbetstid och fritid och säger att veckosluten ska vara heliga och att företag som bryter mot detta kan få böta 25 000 euro. Hon jämför det med att man måsta ha hjälm på en byggarbetsplats och att det även ska finnas ett psykisk skydd.
   
  I de öppna kontoren behövs också regler om hur man ska bete sig utifrån respekt för varandras arbetsmiljö. Man vet från stressforskningen att buller är stressframkallande. Idag är de tysta rummen på arbetsplatser ofta för få.
   
  Kom överens om regler för hur man skickar och läser e-mail. Ha också gärna regler för hur man använder mobilen och när man är anträffbar. Detta är arbetsgivarens ansvar att se till att skapa en arbetsmiljö som inte framkallar stress.

Win-Win situation

Som ledare och organisation har man ett stort ansvar för att vara proaktiv och förebygga psykisk ohälsa hos medarbetare. Det går hand i hand med att organisationen får ökad produktivitet, effektivitet och kreativitet när människor mår bra. Det är en win-win situation.

Boktips: ”Mindfulness i hjärnan” av Åsa Nilsonne

Läs del 1 i serien här - Utmattningssyndrom är en allvarlig sjukdom.