Stanna upp en stund och reflektera över vilka associationer du får när du tänker på er förra konferens. Om du kommer att tänka på begrepp som information, presentationer och ett fullspäckat program så finns det sannolikt stor potential att få ut betydligt mer nästa gång ni ska samlas. Väl planerade och genomförda konferenser tar inte energi, de skapar energi - och konferensen är då sannolikt ett forum där alla deltagare känner sig sedda och hörda. Och nej, på en bra konferens finns ingen publik – bara aktiva deltagare.

Tre viktiga framgångsfaktorer

Tydliga mål. Alla pratar om vikten av tydliga mål i olika sammanhang. Men när det gäller konferenser så är målen i de allra flesta fall alldeles för luddiga. Känner du igen målsättningar som: ”Vi vill inspirera till…” eller  ”Vi vill skapa engagemang kring…”

Målen bör vara effektmål och/eller kunskapsmål, precis som för vilken annan viktig aktivitet som helst. Exempel på effektmål kan vara: ”Vi ska minska personalomsättningen med 20 procent under de kommande 12 månaderna.” Eller: ”Vi ska få 75 procent av alla medarbetare att efter konferensen ringa minst fyra samtal till i veckan till befintliga kunder.”

Kunskapsmålen kan till exempel formuleras som: ”Medarbetarna ska förstå att vi kommer att prioritera arbetsmiljöfrågorna högre, de ska uppleva att ledningen lyssnar på dem när det gäller arbetsmiljöfrågor, de ska känna tillit till att arbetsmiljön kommer att förbättras, de ska uppleva att vi tillsammans har börjat arbeta med arbetsmiljöfrågorna.” Eller; ”medarbetarna ska förstå varför det är viktigt att ringa befintliga kunder, de ska ha hittat en personlig strategi för hur de ska kontakta kunder.”

Genomarbetad dramaturgi. Nästan alla filmer, böcker och teaterpjäser utgår från en i grunden likartad dramaturgisk kurva. Genom en väl genomtänkt dramaturgi får vi deltagarna att redan från början känna att konferensen både är angelägen och relevant. Vi behåller engagemang under dagen och vi toppar dagen på ett sätt som gör att vi går från konferensen fulla av energi, engagemang och tillit. Tyvärr så glömmer många bort den dramaturgiska kurvan eller utgår istället från när olika föreläsare, presentatörer och chefer kan närvara. Det är ett säkert sätt att sänka sin konferens.

Medskapande och interaktion. Med en väl genomarbetad plan för konferensen och med ordentligt med tid avsatt för interaktion så får vi deltagarna att förstå, minnas och göra mer. Vi kan även förstå hur de resonerar i olika kritiska frågor och inte minst kan vi använda deras kunskaper för att utveckla verksamheten. Läs mer om hur du når medskapande här!

Hävstångseffekt

Nästa gång du planerar en konferens – investera lite till i förberedelserna. Mejsla fram målen, tänk dramaturgiskt och minska tiden för information och presentation till förmån för interaktion, medskapande och kanske innovation. Genom att göra dessa prioriteringar får du ut betydligt mer av konferensen.