Tänk tillbaka på när du gick i skolan och det var dags för grupparbete. Ni blev indelade i grupper och ni fick en uppgift av läraren. Fundera över vad som brukade hända då. Var det tydligt för er vad ni skulle uppnå som grupp? Hur delade ni upp arbetet och ansvaret? Hur ofta träffades ni? Hur hade ni koll på om var och en hade gjort det den skulle? Fundera över om du var en av personerna i gruppen som tog på dig jobb som andra i gruppen skulle ha gjort men inte gjorde. Fundera på om du störde dig på de andra i gruppen och kände dig irriterad när ni träffades. 

Dina tidigaste minnen av grupparbeten följer med dig som erfarenheter i livet. Känslominnen. De skapar lärdomar som du tar med dig i framtida grupper som du kommer ingå i. 

Ändra nu fokus och fundera över den grupp som du tillhör på jobbet. Din arbetsgrupp. (Och ingår du inte i en grupp just nu, fundera tillbaka på någon grupp du tidigare har ingått i.) Har ni ett (eller flera) gemensamma mål som ni känner till och som ni arbetar för att uppnå? Behöver ni samarbeta i er grupp för att ni ska nå målet? Är ni beroende av varandra och behöver hjälpas åt, för att nå ert mål? Och slutligen, träffas ni regelbundet och pratar om hur ni jobbar tillsammans och vad ni kan göra för att förbättra samarbetet? 

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

”Pseudoteam” samarbetar mindre

Om du svarar ja på dessa frågor tillhör du ett ”riktigt team” och det är bara att gratulera. Du och ditt team är mer effektiva, har högre grad av innovation, en lägre grad av stress och sjukfrånvaro och en lägre personalomsättning än andra typer av grupper. 

Vilka är då dessa grupperingar som inte kan kalla sig ”riktiga team”? Ofta individer som ingår i en grupp som ofta arbetar mot olika mål och som saknar ett gemensamt övergripande mål. Eller så har individerna ett gemensamt mål men behöver inte samarbeta och är inte beroende av varandra för att uppnå det. Alltså en grupp medarbetare som ingår i en organisatorisk kontext (oftast kallad arbetsgrupp) som rapporterar till en och samma chef, men mest jobbar individuellt. Oftast arbetar medarbetarna för att uppnå organisationens övergripande mål. I många fall delar man viss information med varandra på till exempel enhetsmöten eller veckomöten. Inom forskningen kallas dessa grupperingar för ”pseudoteam”. 

Så, tänk tillbaka på frågorna om din nuvarande grupp. Tillhör du ett ”riktigt team” eller ett pseudoteam?

Kriterierna som utmärker ett riktigt team

Michael West, brittisk professor i arbets- och organisationspsykologi, har forskat mycket kring team och vad som formar och bygger upp en välfungerande organisation. Han har skrivit flera böcker och artiklar i ämnet (bl a The Psychology of Work and Organizations, 2019; Effective Team Working in Health Care, 2016; Effective Teamwork, 2012). 

Mycket av Wests forskning handlar främst om sjukvårdsteam och hur teamen ser ut inom hälso- och sjukvårdsorganisationer, och huruvida teamen är riktiga team eller ej. Han har i sina studier funnit att 60 procent av teamen arbetade i ”pseudoteam”, medan 40 procent arbetade i ”riktiga team”. Analysen visade att detta påverkade effektiviteten och innovationen, men också hur medarbetarna mådde på jobbet. I de riktiga teamen upplevde medarbetarna att de ingick i ett positivt sammanhang där deras team brydde sig om dem, att de hade en tydlig tillhörighet och kände sig värdefulla och respekterade, samt att de fick det stöd de önskade. 

Vilka kriterier behöver finnas för att kunna kallas ett team? Ja, några områden återkommer hos de flesta teamforskare. Här är några av toppkriterierna:

1. Ett eller flera gemensamma, tydliga mål.
2. Ett ömsesidigt beroende av varandra. (Målen ska vara översatta i arbetsuppgifter som teamet behöver samarbeta kring. Teamet ska behöva jobba tillsammans för att uppnå sina mål.)
3. Att träffas regelbundet, reflektera och utvärdera hur teamet jobbar tillsammans. (Hur väl samarbetet fungerar, hur man utbyter information, hur kommunikationen sker m.m. Detta innebär att teamet har ett reflexivt arbetssätt som hjälper det att löpande utvecklas och förbättras).
4. Att ha en tydlig roll- och ansvarsstruktur. (Varje medarbetare ska bidra unikt, alla ska komplettera varandra och varje medarbetares kunskap ska behövas.)

Målförtydligande är en av de mest effektiva insatserna för teamutveckling. Tydliggörande av roller är ett sätt att underlätta samarbete. Men vad som på senare tid också har visat sig mycket effektivt är också team-debrief. Detta betyder att teamet regelbundet stannar upp och reflekterar över sitt samarbete och pratar ihop sig om vad som behöver förbättras och göras annorlunda fortsättningsvis. 

Team som tillämpar denna metod ökar sin effektivitet i snabb takt. Ett begrepp som också används för denna typ av teamreflektion är After action review (AAR). Metoden består av fyra frågor och är tänkt att på ett strukturerat sätt analysera vad som hänt, varför det hände och hur det kan göras bättre nästa gång. Det handlar om att få till ett fokus på själva processen snarare än på resultatet av arbetet. Det handlar om att ställa frågor, exempelvis: Hur har vårt samarbete sett ut, om vi har ett välfungerande teamsamarbete? Om vi stödjer varandra? Hur vi kommunicerar? Etc. 

Lite mer matnyttigt om team: 

• Vad är det ultimata antalet personer i ett team? Ja, forskningen säger att mellan 3-8 (ibland upp till 10) medarbetare är det bästa för att skapa bra förutsättningar för samarbete i ett team. Har du fler medarbetare så brukar du behöva dela in gruppen i subteam. 
• Hur ofta ska team träffas? Frågar du Michael West så tycker han att team ska ses åtminstone var fjortonde dag. Gärna minst någon timme. Han menar att team också behöver en halvdag eller heldag varje halvår för att diskutera vad som ska uppnås och hur det går med samarbetet. En del forskning visar att många team träffas för sällan och att de skulle vinna på att ses oftare. Ju större team du har desto mer tid går åt om alla ska få tid att prata och diskutera på mötet. Mötena ska också ha ett tydligt syfte, genomföras med kvalitet och vara roliga att delta på.
• Roller och tydliga ansvarsområden är viktigt för team, som vi beskrivit tidigare. Många team består av medarbetare som har ungefär samma roll, och här gäller det att se upp. Det uppstår lätt konflikter gällande status och makt när många sitter på liknande roll och liknande kompetens, och det är därför klokt att dela ut expertområden inom respektive roll som var och en blir ansvarig för så att alla kan känna att just de och deras kompetens behövs för helheten. 

Så gå tillbaka till grupparbetet under dina tidiga skolår. Hade det hjälpt dig om din fröken hade varit tydlig med vad ni skulle uppnå som grupp? Hade det varit lättare om ni i början hade pratat om vem som skulle göra vad och på vilket sätt ni tillsammans skulle bidra till det gemensamma arbetet? Jag tror att svaret är ja! Vad tror du?

Där stoppar vi för nu. I en kommande artikel ska vi titta närmare på hur ni kan anpassa era aktiviteter, beroende på om ni känner att ni är ett riktigt team eller ett pseudoteam.