Metodångest

Det känns som att det finns tusentals olika metoder för att organisera och strukturera din vardag med allt du behöver få gjort. Alla metoder har fördelar och nackdelar. Och samtliga lyckas alltid ge en oroskänsla av "Gör jag rätt? Är det så här metoden ska fungera? Har jag verkligen förstått grundkonceptet?" - det känns som att man byter ut sin vardagsstress mot metodångest.

Filosofi, inte metoder

Istället för att välja bland alla metoder så vill jag föreslå att testa en filosofi – lean-filosofin. Lite råd, ett nytt sätt att tänka och några enkla vanor – det är allt som krävs för att hitta ditt eget sätt, just den metod som är speciellt anpassad efter dig och dina behov.

Den här Lean-filosofin består av två grundpelare: att synliggöra allt du gör, samt begränsa hur mycket du försöker göra samtidigt. Jag tar det i omvänd ordning.

Begränsa pågående arbete (work in progress)

Kärnan i lean-filosofin är att begränsa antal saker som du jobbar med samtidigt. Genom att begränsa hur många bollar du har i luften kan du säkerställa att varje boll får mer av din uppmärksamhet. Du spenderar mindre tid med s.k. task switching -  den tid det tar dig att komma igång igen efter en avbrott i tankarna.

Vad är pågående arbete? Allt som du har börjat jobba med, men inte avslutat räknas som pågående arbete. Även om du har en påbörjad uppgift som du inte aktivt jobbar med just nu, så är den ändå med i tankarna – din hjärna kommer att komma tillbaka till den under tiden du jobbar med annat. Den kommer att bidra till känslan av stress. Din hjärna är som en motorväg – har du för många bilar i omlopp samtidigt blir det helt enkelt trafikstopp.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Så hur ska jag veta hur många bollar jag klarar att hålla i luften, hur många bilar ryms på  motorvägen? 

Det optimala antalet bollar är förstås väldigt individuellt – men en sak vi alla har gemensamt är vår förmåga att överskatta oss själva. Vi vill gärna tro att vi klarar av mer än vi faktiskt kan. Just därför ska man börja lågt.

Mitt förslag är att börja med tre. Se till att du aldrig har fler än tre påbörjade aktiviteter samtidigt. Detta innebär att vill du börja på något nytt när du redan har tre saker på gång så måste du slutföra en av de tre först, för att skapa plats. Det gäller alltså att säga “Nej” – nej, det här har jag inte tid med och resurser för just nu. Kanske senare.

Känns det för begränsande med tre? Det kan hända att du inte bryter ner dina projekt tillräckligt. Istället för att ha projekt som “måla sovrummet” så kan du  bryta ner det: bestäm färg, köp färg, tömma sovrummet, måla. Bryter man ner så, kan det vara enklare att slippa tänka på (och därmed slippa stress från) för många delmoment – just nu ska jag bara fokusera på att köpa färg, jag behöver inte oroa mig för hur jag ska tömma sovrummet.

Känns det fortfarande begränsat? Du kanske faktiskt klarar av fler? Det är lugnt - om du verkligen är kapabel att klara av fler, så finns det utrymme inom lean för att experimentera dig fram till en högre siffra. Mer om detta längre fram i artikeln.

Så börja med att begränsa de saker du ska jobba med till tre saker samtidigt. Funderar du på att börja måla om i sovrummet i kväll? Nej, det får vänta tills du har skrivit klart din artikel om lean i hemmet.

Visualisera, visualisera, visualisera

Hur ska man då begränsa pågående arbete rent praktiskt? Det är i stort sett omöjligt att göra det rätt om du inte följer andra halvan av leanfilosofin – att visualisera det du gör. Ibland är det lätt att tro att Lean och Agil är påhittat av 3M – men post-it lappen är verkligen det bästa verktyget du kan ha när det gäller att visualisera vad du gör.

I en teammiljö kan du visualisera arbetet genom att ha en vägg med post-it lappar som visar bl.a: vad ni vill göra härnäst, allt som är pågående just nu samt allt ni har avklarat. Det kallas ofta för Kanban-tavla – det finns varianter på det men grundprincipen är densamma. Det som är viktigt är att alla kan se den när de arbetar.

Men när det gäller en personlig leanmetod så är det inte lika praktiskt med post-it lappar på en vägg eftersom man inte alltid befinner sig på samma plats när man behöver använda den. Det finns alternativ: du kan t.ex ha ett anteckningsblock med post-it lappar i, eller kanske en app i mobilen. Det viktigaste är att du har en (och bara en) plats där du samlar allt du vill få gjort. Då får du lätt en överblick av vad och hur många saker du är mitt i just nu. Exakt hur den ser ut är mindre viktigt, så länge du ser de två sakerna.

Det är också viktigt att du underhåller tavlan och att du tittar i den regelbundet, helst flera gånger om dagen. Det är tavlan som ska ge dig en ökad känsla av kontroll. Den ska bli din nya bästis. Varje gång du kommer på något du vill eller måste göra så ska den genast in i tavlan – och på detta sätt slipper du tänka på och stressa över den när du ändå inte kan göra något åt den just nu.

För att undvika att den personliga tavlan blir för trång, kan det vara bra att regelbundet stanna upp och sortera och städa den. Kanske finns det saker som du inser inte är relevanta längre? Eller ligger alldeles för långt bort på horisonten. Vissa begränsar också antal lappar för saker de vill göra – just för att hålla det enkelt att överblicka.

Finslipa Metoden

Med de två metoderna ovan så har du en bra grund att börja skräddarsy din egen leanmetod. Hur går den processen till?

Det gör du bäst genom att experimentera – och här förslår jag ett verktyg som kallas för en personlig retrospektiv. Med en retrospektiv bokar du in en fast tid t.ex en gång i månaden, där du kan stanna upp och analysera din metod på en metanivå. Genom att avsätta en fast tid så ser du till att det alltid blir av – det är lätt att glida in i ett läge där du tror att det inte behövs och låter bli att göra det: men eftersom din situation och dina behov ändras kontinuerligt så bör metoden också finslipas kontinuerligt.

I din personliga retrospektiv går du igenom själva metoden – vad är det som har fungerat bra? Vad är det som inte har fungerat? Vad kan jag testa att förändra?

Du kanske t.ex upplever att det är för begränsande att bara få ha tre påbörjade saker samtidigt. Då kan du ta ett beslut att prova med fyra. Genom att anteckna dina retrospektiver (kanske i samma anteckningsblock?) så kan du gå tillbaka och läsa igenom det nästa gång du kör retrospektiv för att jämföra och se om det faktiskt blev bättre så eller inte. Bättre med fyra? Eller kändes det för stressigt? I så fall kan du gå tillbaka till tre – men nu vet du konkret hur det kändes och varför det inte fungerade. Din retrospektiv ger dig perspektiv och utrymme att – på ett struktuerat sätt - experimentera dig fram till bättre lösningar.

Nya idéer?

Öka fokus med hjälp av en tomat. Snabbkurs i Pomodoro-metoden.

Jag upplever ofta att det är lätt att se vad det är som inte fungerar men svårt att komma på idéer på vad man kan göra för att förbättra. Du behöver hitta inspiration och min erfarenhet är att det får du bäst genom att läsa mycket och nätverka. Du är inte ensam i leanvärlden, det finns många andra som också använder dessa metoder.

Prata med andra, läs bloggar, böcker, artiklar, så kommer du hitta nya idéer som kan hjälpa dig framåt. Med hjälp av retrospektiver kan du testa dem och analysera resultatet – de idéer som fungerar kan du behålla, de andra kan du lämna bakom dig.

Så vad väntar du på? Börja med de två grundpelarna: begränsa (antalet saker du har på gång samtidigt) och visualisera (hur din nuvarande situation ser ut).

Hämta en penna och några post-it lappar och sätt igång – bli mager idag!