Så skapar du arbetsglädje
Mer glädje och färre tidstjuvar är en förutsättning för produktivitet.
ARTIKEL | SEP 2017
Så skapar du arbetsglädje
Arbetsglädje är ett vackert ord. Arbete kan verkligen skapa glädje hos många människor; det finns till och med folk som vinner miljoner på Lotto och ändå fortsätter att arbeta. Pensionen kan för många bli livets största straff, för att inte tala om arbetslöshet. Den här krönikan handlar om hur du skapar arbete som ger arbetsglädje – och undviker de tidstjuvar som så lätt omvandlar glädjen till stress.
Kanske ska ni också testa gnällfasta och kräkmöten. Gnällfasta innebär att alla förbinder sig att under överenskommen tid, till exempel en arbetsvecka, inte gnälla alls. Det är svårare än vad du tror. Kräkmöten är också en kul övning. Det är om någon behöver kräkas ur sig någonting den fått i sig (en dålig kundupplevelse eller annan jobbig händelse) så ska den kalla till ett kräkmöte. Precis som kräkning rensar magen vid sjukdom kan ett kräkmöte rensa ut ”skit” på arbetsplatsen. Då kan arbetsglädjen ta större plats!
Daily stand ups
Ett bra sätt att skapa arbetsglädje är daily stand ups; snabba, peppande möten före, under eller efter arbetet. Ibland behövs det faktiskt inte så mycket mer än så. Daily stand ups är en metod där medarbetare samlas, i verkligheten eller digitalt, för att uppdatera sina kollegor genom att svara på tre enkla frågor:- Vad gjorde jag i går?
- Vad ska jag göra idag?
- Behöver jag hjälp med något?
Dessa korta möten gör att alla vet lite mer om varandras arbete, vilket skapar en känsla av sammanhang, förkortat till KASAM.
Stämpelklockan (övning)
För dig som upplever att du inte har tid, eller du som leder ett team som bokstavligen skriker när du ger dem mer arbete att ”VI HAR INTE TID”, tycker jag följande övning är bra. Den kallas stämpelklockan. Den innebär att du delar in teamet - eller ledningsgruppen om det är tillämpligt exempel - i mindre grupper om cirka 3-4 personer. Ge dem gärna varsitt eget rum med varsin stor whiteboard och be dem skriva ned alla uppgifter de utför under en arbetsdag. När de gjort detta är det säkert 20-30 saker uppskrivna på tavlan, det bör därför vara en rejäl whiteboard. Har ni ingen whiteboard kan detta vara en bra övning på en kommande konferens. Där finns denna utrustning med all säkerhet att tillgå.Efter att ni skrivit upp alla uppgifter ska ni gemensamt tidsbestämma dem. Tänk på att inte vara för optimistisk: ”Det där tar bara en minut” eller ”det där tar bara fem minuter”. Ta i lite i överkant och räkna hellre på en längre tid än en kortare tid. Sedan summerar ni ihop vad ni fick fram. Om ni är 4 stycken i gruppen har ni 32 timmar varje dag till ert förfogande.
Jag lovar att ni inte kommer i närheten av dessa timmar - så visst finns det tid.
Samma övning kan du med fördel göra hemma. Då kallas övningen ”168 timmar”, vilket är antalet timmar en vecka har.
Tidstjuvar
Något som stjäl mycket tid från både effektivitet och arbetsglädje är alla tidstjuvar. Det gäller både på arbetet och i hemmet. Fundera över hur mycket tid du idag har spenderat med din mobiltelefon. Du kan gratis ladda ned appen Moments som automatiskt registrerar all skärmtid. Vi leker med tanken att du gjort detta sammanlagt 25 minuter på förmiddagen och lika mycket på eftermiddagen, totalt 50 minuter. Det är typ bara sammanlagt fem minuter per timme. Detta motsvarar nästan fem hela arbetsveckor på ett år, det vill säga nästan hela din semester!Teoretiskt sätt skulle du kunna få tillgång till ytterligare fem veckor varje år om du slutade fingra på mobilen. Nu tänker du förstås att du mest håller på med mobilen i hissen, på till väg till mötet eller inne på toaletten. Men det är där du misstar dig. Den tiden hade du kunnat lägga på att prata med en kollega eller gå och prata med en medarbetare eller ge beröm. Nåja, på toaletten kanske du ska undvika beröm…
”Face down-generationen”, som den så charmigt kallas, förstör arbetsglädjen tycker jag. Och du, förresten, när vi ändå pratar om toaletten och mobilen; har du märkt att folk sitter längre och oftare på toaletten nuförtiden? Går det någon kronisk magsjuka månntro? Detta har seglat upp och blivit ett reellt problem med medarbetare som går på toa för att få gulla med sin mobil - eller snarare sitt ego skulle jag vilja säga.
Ett annat stort problem som stjäl tid och fokus från arbetsglädje är din e-posthantering. E-posten har blivit ett stort gissel som tar mycket tid och kraft. Det finns också tydliga forskningsresultat som visar att ett ständigt kollande av din e-post gör dig mer stressad. Ta därför bort e-posten från mobilen och svara bara på vissa fastställda tider.Även om du bara lägger ned någon minut per mejl blir det lätt att du får 50 mejl per arbetsdygn, vilket innebär 50 minuters hantering. Likt i tidigare exempel blir 50 minuter per dag närapå fem veckor per år. Om du skippar e-posten och mobilen kan du snart ha totalt femton veckors semester med bibehållen effektivitet. Riktigt så kul kanske vi inte ska ha det, men det finns både systemstöd och tankestöd för snabbare och enklare hantering av e-posten.
Ett bra tankestöd för e-posthantering är det som kallas 4D:
- Do it now
Om du kan svara direkt, gör det. Inget blir bättre av att vänta. Tvärtom så upplevs du som snabb, vilket brukar uppskattas. - Designate it now
Planera in tid då du ska utföra uppgiften som mejlet medför. Eisenhowermatrisen kan vara ett stöd vid inplaneringen att uppgifterna. - Delete it now
Våga radera. Om det är fel att radera mejlet kommer du att få ett till mejl, var så säker. - Delegate it now
Delegera uppgiften vidare till en av dina duktiga medarbetare.
Thomas Lundqvist är civilekonom och ledarskapsexpert. Thomas arbetar idag som författare, föreläsare och chefscoach. Hans passion för ledarskap och beteendeproblem är något som han vill sprida och dela med andra. Här på Motivation.se kommer Thomas skriva om ledarskap och beteendeproblem på arbetsplatsen. Detta för att du ska få en ökad förståelse och ”höjt metodtak” för att förebygga och hantera alla problem på din arbetsplats.
Denna artikel:
- Betygsätt
Följ ämne: