Processen som stöd eller stopp.

En dokumenterad process beskriver hur något ska göras för att uppnå ett visst resultat. Det kan vara hur nya kunder ska tas om hand eller hur en faktura ska hanteras. Syftet är såklart att säkra att arbetet flyter på smidigt. Att kunnande och erfarenhet inte försvinner med den som för tillfället råkar veta hur man gör och att ni bygger vidare på det som faktiskt fungerar.

Jag har skapat, ritat och kommunicerat över 3 000 processer i en massa olika branscher. Allt från hur klientärenden ska hanteras juridiskt säkert och spårbart på ett advokatkontor – till hur någon ville ha en dokumenterad process för hur man byter tonerkassett i skrivaren. Jag har sett både briljanta och brutalt onödiga exempel när jag följt processer hela vägen från processkartan till hur den appliceras i vardagen. Och det är just där, i verkligheten, det avgörs. Gör processen nytta, eller onödigt väsen av sig?

Förhoppningen är att processen blir något att stödja sig på. Något som hjälper teamet att utföra sina arbetsuppgifter på ett effektivt sätt. En tydlig beskrivning av vad som ska göras, varför det görs och vad som lett till framgång tidigare. Det ger trygghet, kvalitet och lägger grunden för att kunna förbättra över tid.

Men ibland händer det motsatta. Processen går från att vara en karta till att bli en GPS som vägrar uppdatera sig – även när vägen är avstängd. GPS:en säger ”sväng höger”, men när du tittar ut genom bilrutan ser du bara en åker. Nu sitter du där och försöker lista ut hur du ska lyda en instruktion som inte överensstämmer med verkligheten. Det är här processen slutar vara smart, och i stället blir ett hinder.

När processen står i vägen – och vad du gör åt det.

Det är sällan själva processen är problemet. Det är hur vi använder den. När vi börjar detaljstyra varenda steg som om det vore en komplett ritning för en rymdfärja, då förlorar processen många av sina poänger.

Titta på stadsmiljöer. Någon har anlagt snygga gångvägar mellan A och B, men på gräsmattan intill syns de smala stigarna där människor gått sin egen, snabbare väg. Det är inte av trots, det är minsta möjliga motståndets lag.

Samma sak händer i organisationer. En process som inte stämmer med hur jobbet faktiskt funkar kommer att ignoreras. Medarbetarna skapar egna "stigar" – lösningar som är smartare, snabbare och bättre anpassade till verkligheten. Den som då tror att verksamheten arbetar enligt processerna som de är skrivna, bedrar sig. Det leder till konsekvenser för både kvalitet, effektivitet, riskhantering och medarbetarnas förtroende.

Här blir det tydligt: En process får inte bli så detaljerad att den hämmar omdöme och initiativförmåga. Och framför allt; den ska vara ett stöd i arbetet, inte ett tvång som inte går att pressa in i arbetet.

Så hur reagerar du som ledare när du märker att folk inte följer processen?

Du kan förstås dra åt tumskruvarna. Införa fler regler, mer kontroll, kanske ett uppföljningsmöte eller två. Resultatet? Troligen mer motstånd eller ännu fler kreativa genvägar.

Eller så gör du som en klok stadsplanerare; du tittar på var folk faktiskt går, och bygger vägen där.

För när du lyssnar på hur jobbet faktiskt görs, inte bara hur det borde göras, händer något fint. Du får inte bara smartare processer. Du får också tillit, effektivitet och motivation från ditt team på köpet.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Struktur, inte byråkrati!

Alla aktiviteter kräver inte en dokumenterad process, även om vissa gärna vill processifiera allt. Ibland räcker det faktiskt med en best practice eller en enkel checklista.

Tänk så här:
En process behövs när något ska göras konsekvent över tid och alla bör följa samma struktur – som rekrytering, budget eller kvalitetssäkring.
En best practice samlar det som fungerat bäst hittills – ett stöd att inspireras av, inte följa slaviskt. Som säljargument som funkar eller smarta tips från lagret.
En checklista passar när du bara vill säkerställa att inget glöms – onboarding, säkerhetsrundor, allt-i-ordning-grejer.

Om det är viktigt att något i detalj sker på ett visst sätt, kan du komplettera en viss aktivitet i den dokumenterade processen med en rutin eller instruktion. En sådan kan vara mer detaljerad om så krävs.

Om du gör allt till en process riskerar du att krångla till det i onödan. Välj istället rätt nivå av struktur för rätt typ av uppgift, så skapar du tydlighet utan att kväva initiativförmåga.

Processer är viktiga. Men allt är inte en process. Och tur är väl det.

Fyra frågor som avgör om din process fungerar.

Istället för att detaljstyra och kväva engagemang, ska processen hjälpa teamet att arbeta smartare och med högre kvalitet.

Här är några principer för att skapa processer som fungerar i verkligheten:

Kan jag förklara den på två minuter?
Om en process kräver en heldagsutbildning för att förklaras, är den sannolikt för krånglig. En bra process ska vara enkel nog att kunna förklaras kort och koncist.

Tar processen mer tid än själva jobbet?
Om det tar längre tid att följa processen än att faktiskt utföra uppgiften, är den inte bra. Processer ska skapa effektivitet och värde, inte onödig administration.

Lämna utrymme för omdöme och flexibilitet
Människor är smartare än processer. Om en situation uppstår som inte täcks av processen, ska det finnas utrymme för medarbetaren att använda sitt eget omdöme.

Testa, följ upp och förbättra
En process är ett levande verktyg, inte en odödlig sanning. De bästa processerna utvecklas över tid, baserat på feedback från de som faktiskt använder dem. Om en process inte fungerar, förändra den eller skrota den helt.

Rätt dokumenterade processer hjälper dina medarbetare att fatta bättre beslut, arbeta mer effektivt och känna sig mer motiverade.

Så, hur vet du om dina processer är rätt utformade? Fråga de som använder dem. Deras upplevelse avgör om processen är en hjälp – eller en belastning. Lycka till!