Den stressade samtidsmänniskan har ofta tusen saker att hålla reda på samtidigt. Telefoner som ringer, mejl som ska besvaras, rapporter som ska skrivas, barn som ska hämtas på dagis och räkningar som ska betalas.

Detta orsakar minst två problem; för det första att vi blir stressade, för det andra att vi prokrastinerar - alltså skjuter upp saker till morgondagen.

Det finns dock metoder för att bli bättre på att hantera stressen och samtidigt bli mer produktiv. En av dessa metoder kallas för Getting Things Done, och är baserad på en bok skriven av David Allen.

Svårt att fokusera

Stefan Graff-Lonnevig arbetar som managementkonsult och GTD-instruktör på företaget Centigo, som har rättigheter att utbilda företag och privatpersoner inom produktivitetsmetodiken Getting Things Done. Centigo blir också först i Sverige med certifierade instruktörer i GTD.

Grundförklaringen till att vi människor har så svårt att få saker gjorda är att vi försöker använda hjärnan som ett system för att komma ihåg och hålla reda på alla våra åtaganden, menar Stefan Graff-Lonnevig.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

- Vi har alla en stor mängd åtaganden och genom att förlita sig på minnet blir det svårt att bibehålla objektivitet och perspektiv kring allt vi behöver göra. Vi lägger energi på att försöka minnas och hålla reda på våra beslut istället för att helhjärtat fokusera på det vi faktiskt vill få gjort, förklarar han.

Att koncentrera dig på rapporten som ska skrivas är kanske inte alltid så enkelt om du samtidigt våndas över att du ännu inte har besvarat det där viktiga mejlet, och förresten, har du förberett dig ordentligt inför morgondagens möte?

Här finns flera problem: du är rädd för att glömma bort dina viktiga ärenden, och du har svårt att prioritera bland dem. Dessutom tappar du lätt fokus om du blir avbruten och konstant tvingas justera din plan för dagen.

Tömmer huvudet

En grundbult i GTD-metoden är att "tömma huvudet", alltså att få tyst på alla dessa tankar som far åt olika håll - och istället göra det möjligt att fokusera på den uppgift du just nu arbetar med.

- GTD-metoden delas upp i fem olika faser. Du börjar med att samla in allt som upptar din uppmärksamhet med hjälp av externa insamlingsverktyg, exempelvis på ett papper, eller i en fysisk och/eller digital inkorg. Nästa steg är att bearbeta ditt "stoff" och bestämma dig för vad exakt det du fångat betyder och vad du ska göra med det. Det tredje steget är att organisera det du beslutat i ett tillförlitligt system, säger Stefan Graff-Lonnevig.

Du ska alltså samla påminnelser om dina aktiviteter i ett externt system som visar dig informationen när du är i rätt sammanhang att utföra dem (hemma, på kontoret, vid datorn, telefonen...).

- Det fjärde steget är att regelbundet gå igenom dina aktivitetslistor, man bör alltså se över systemet så ofta man behöver – gärna grundligt minst en gång i veckan. Denna veckogenomgång ger en möjlighet att hålla systemet uppdaterat, aktuellt och en möjlighet att reflektera över att allt bär i rätt riktning. Slutligen, det femte steget är att verkligen utföra aktiviteterna där du kan lita på ditt intuitiva beslut kring vad du väljer att göra – och inte väljer att göra.

Många ”att göra”-listor vi ser idag är ofta ofullständiga och väldigt otydliga för hjärnan, förklarar han. Detta skapar ett motstånd till att ta tag i aktiviteterna och vi behöver tänka om samma beslut flera gånger. GTD handlar om att tillämpa en beslutsprocess kring vad exakt som behöver göras – och inte göras – i ett tidigt skede innan det börjar bli för sent, där situationen istället tvingar dig till att fatta beslutet.

- GTD-metodiken tar även hänsyn till en föränderlig vardag och att man ofta kommer behöva skifta fokus. Metodiken gör att man med tillit kan fokusera på det man gör här och nu, säger Stefan Graff-Lonnevig.

Lättare motivera sig

Hur förhåller sig då den här metoden till begreppet motivation? Ett av huvudskälen till att vi inte får saker gjorda är ju att vi inte alltid känner oss motiverade.

- Jag tror att vi många gånger känner likgiltighet och uppgivenhet inför uppgifter som känns för stora och svåröverskådliga, vilket gör att vi tappar motivationen och prokrastinerar. GTD-metodikens beslutsprocess gör det möjligt att återta kontrollen genom att komma ner på den synliga och konkreta nivån, som oftast krävs för att få oss att komma ur ett låst läge. När vi kommer loss och får upp fart igen, tror jag att man ofta återfår motivationen, säger Stefan Graff-Lonnevig.

Fler artiklar om GTD hittar du här:

• Konsten att få det gjort
• Vad gör du med tiden du vinner?
• Zen To Done - skapa nya vanor