I framtiden kommer arbetslivet att bli allt mer virtuellt. Det säger bland annat amerikanska Institute for the Future i en rapport som Motivation.se tidigare har berättat om. Redan idag finns det hela arbetsgrupper som sköter allt jobb och all kommunikation digitalt och sällan eller aldrig träffas rent fysiskt.

Utvecklingen öppnar upp en rad möjligheter, samtidigt som den också ställer nya krav på såväl medarbetare som chefer.

- Dagens arbetsliv är inte i synk med den här utvecklingen. Det som räknas är fortfarande närvaro. Det synsättet kommer från det gamla fabrikstänket, men är väldigt stelbent i dag, säger Henrik Ahlen som driver konsultbolaget Alfa Bravo AB.

Olika nivåer

Henrik Ahlen och hans företag jobbar med affärsutveckling och hjälper andra företag att utveckla digitala tjänster. Han säger att virtuellt teamarbete förekommer på flera olika nivåer redan idag.

- För det första har vi de som tillhör samma organisation men ändå samarbetar virtuellt av olika anledningar. För det andra finns det folk som tillhör olika organisationer och som aldrig har träffat varandra men jobbar i team virtuellt, säger han, och fortsätter:

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

- Sedan förekommer även outsourcing, och då kan det hända att man samarbetar med någon som sitter i en helt annan del av världen. Alla dessa varianter blir allt vanligare.

Oberoende av tid och plats

2007-08 deltog Henrik Ahlen i projektet Internetframsyn, som drevs av Kungl. IngenjörsVetenskapsAkademien (IVA). I sin rapport om hur arbetslivet kommer att se ut år 2015 beskrev han hur två nya begrepp kommer att vara nyckelfaktorer i framtiden: "Time shift" och "Location shift". I korthet handlar det om att arbetet blir oberoende av tid och plats. Med hjälp av ny teknik och en moderniserad arbetskultur kommer synen på arbete att förändras. Tidsmässigt kommer arbetet att effektiviseras - teknikstressen blir mindre påtaglig i takt med att man får bättre verktyg för att styra sin kommunikation. Medarbetarnas arbetstider blir mer flexibla då det blir viktigare att uppnå resultat än att befinna sig på en fysisk arbetsplats på bestämda tider.

Kostnadseffektivt

Dessutom kan man slippa evighetslånga möten genom att sköta den kommunikationen med hjälp av digitala verktyg.

- När man arbetar virtuellt kan man ha asynkrona möten och på så vis undvika tidskrävande fysiska möten. Det blir också mer kostnadseffektivt. Om fem människor ska sitta i samma rum i en timme för att avverka rena rutinfrågor så går det åt fem arbetstimmar, det är extremt kostsamt, säger Henrik Ahlen.

- Men möten har också en social funktion. I de flesta fall är det att föredra om man träffas då och då för att få mänskliga band också, den sociala biten är rätt väsentlig. Det pågår en utveckling av videokonferensmöten, men under överskådlig tid tror jag att det kommer vara nödvändigt att träffas också. Man bör satsa på att ha fler korta, rent sociala möten även när man jobbar virtuellt, tillägger han.

Jobba på en parkbänk

"Location shift", ett arbete oberoende av plats, medför förstås stora fördelar för individen - man kan arbeta från den plats som passar bäst för stunden.

- Men jag tror inte på att sitta hemma och jobba. Hemmet är en olämplig arbetsplats, det finns för mycket som distraherar. Men man kan sitta på ett café, eller man kan sitta på en parkbänk och skriva sina rapport om det är en vacker vårdag, säger Henrik Ahlen.

- Vi behöver bli mer flexibla och tänka: "Vad ska jag göra idag och i vilken miljö gör jag det bäst?" Jag tror att det virtuella arbetet kommer innebära att vi får röra oss mer, förklarar han.

Hållbart samhälle

Det platsoberoende arbetet är inte bara fördelaktigt för individen, utan också för samhället som helhet. Ekologiskt blir det mer hållbart genom att behovet av transporter minskar. Ekonomiskt förbättras villkoren för företag och anställda som bor på glesbygden.

Dessutom minskar behovet av gigantiska kontorslokaler.

- Fasta arbetsplatser är ett enormt slöseri med resurser. En genomsnittlig arbetsdag sitter man bara vid sitt skrivbord 30 procent av tiden. Det innebär att man skulle kunna krympa kontorsytorna, alla behöver ju inte vara på kontoret samtidigt om en stor del av arbetet sker virtuellt, säger Henrik Ahlen.

Mer socialt?

Fördelarna med att arbeta virtuellt är många, men det ställer också företagens chefer och ledare inför nya frågor och problem.

- Som ledare i ett virtuellt arbetsteam tror jag det krävs att man är tydligare, att man se vad medarbetarna gör och ger dem bekräftelse och feedback. Det gäller att se till att allt som görs uppmärksammas och att arbetet är mätbart, säger Henrik Ahlen.

- Men jag tror att det här kommer leda till en ökad mätbarhet och tydlighet, vilket kommer att uppskattas, tillägger han.

Möjligheterna att jobba i den miljö som passar bäst för stunden gör också att man får mer gjort och inte blir distraherad, vilket kan leda till att medarbetarna blir mer produktiva, säger Henrik Ahlen. Han tror också, i motsats till många andra, att arbetslivet kan bli mer socialt när man jobbar virtuellt. Man byter miljö ofta och jobbar mer över organisationsgränserna. De fysiska möten som trots allt äger rum får en mer social karaktär. Blandade arbetsplatser av olika slag, där människor med olika yrken kommer och går, blir vanligare. Så ser det ut redan idag, och i framtiden kan det virtuella arbetet bli regel snarare än undantag.

- Det här växer ju redan, kontorsmiljöerna förändras och nätverk utvecklas. Men det tar tid och det kommer inte att ske över en natt, säger Henrik Ahlen.