Det är lätt att skylla på att möten tar för mycket tid. Men kanske är det precis tvärtom - att vi faktiskt behöver fler eller längre möten för vissa frågor? Bang och Midelfart fann att bara 20% av mötestiden ägnas åt verkligt strategiska frågor. Ofta stressas viktiga diskussioner igenom för att hinna med en överfull agenda. Resultatet blir halvfärdiga beslut som ändå måste tas om.

Tre nyckelfrågor dyker upp när vi tittar närmare på problematiken:

För det första: Har vi tillräckligt många möten och är de tillräckligt långa för de frågor vi behöver hantera? Ibland behövs det faktiskt mer tid, inte mindre, för att komma till botten med komplexa frågor. När vi försöker pressa in för mycket på för kort tid blir resultatet ofta att vi måste ta om diskussionen vid nästa möte ändå. Risken är också att beslut fattas som kanske inte förstås av alla eller inte accepteras av alla.

För det andra: Har vi ett tydligt syfte med varje möte och är innehållet verkligen relevant för alla som är där? Alltför ofta sitter halva gruppen och väntar på "sina" punkter medan andra diskuterar frågor som kunde hanterats i mindre grupper i andra forum.

Och för det tredje: Har vi någon som faktiskt leder mötet på ett effektivt sätt? Någon som kan hålla fokus på syftet, se till att alla kommer till tals och driver diskussionen framåt mot beslut? Och det behöver inte alltid vara högsta chefen. Ibland kan förmågan att leda möten på ett effektivt sätt också finnas hos någon av övriga medlemmar i ledningsgruppen. Utan tydlig mötesledning är det lätt att fastna i sidospår eller låta dominanta personer ta över. Många ledningsgrupper har några personer som pratar först, mest och längst. Så hur säkrar vi att taltiden fördelas så att allas klokskap kan komma fram?

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Att förändra en möteskultur kräver att vi vågar ställa dessa, ibland obekväma frågor. Kanske behöver vissa möten vara längre för att ge utrymme åt djupare diskussioner. Kanske behöver andra möten kortas ner eller tas bort helt. Det viktiga är att vi aktivt reflekterar över vad varje möte ska åstadkomma och skapar rätt förutsättningar för att nå dit.

Som deltagare i en ledningsgrupp är det lätt att fastna i det invanda. Men tänk om vi vågade ifrågasätta? Tänk om vi vågade säga "den här frågan behöver mer tid" eller "kanske behöver vi inte vara alla på just det här mötet"? För det handlar inte om att ha fler eller färre möten - det handlar om att ha rätt möten, med rätt personer, under rätt tid.

Det är dags att sluta fokusera på att ledningsgruppsmöten tar för mycket tid och istället börja fundera över hur vi kan göra dem mer meningsfulla. För det är möjligt att skapa möten som driver verksamheten framåt. Det börjar med att vi vågar ställa de grundläggande frågorna:

Har vi rätt antal möten? Är de tillräckligt långa? Har vi tydliga syften? Och har vi någon som kan leda dem effektivt?