Det finns många sätt att effektivisera möten men jag vill dela med mig en av de enklaste och mest effektiva metoder som vi har börjat avvända på mitt day job på Ping Pong och fått riktigt bra resultat: något jag kallar för "lean-möten". Metoden har vi lånat från Lean Coffee-konceptet och vidareutvecklat lite.

Och eftersom den fungerat så bra vill jag gärna dela med mig till er.

Lean Meeting v1.0

Det börjar - som vanligt för mig - med Post-It lappar. En enkel Kanban-tavla (se min tidigare artikel) och Post-it-lappar i två olika färger. Vi använder gula och gröna och en whiteboard eftersom alla våra mötesrum hos oss har whiteboards - men man kan lika gärna använda konferensbordet eller en vägg.

En Kanban-tavla kan ha många former men den vi använder just nu har tre kolumner, från vänster till höger:  “Att göra”,  “Gör”,  “Avklarat/Åtgärdspunkter” (“To do”, “Doing”, “Done/Actions”). Det är bra om någon är på plats strax innan mötet börjar för att förbereda kolumnerna.

Lean Meeting, Mark Dixon

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

När mötet börjar samlar vi allihopa framför tavlan och alla skriver på gula post-it lappar det de vill ta upp i mötet - en punkt per lapp.

Post-it lapparna placeras upp i kolumnen “Att göra” och de bildar mötets agenda. Sen måste agendan prioriteras.

Det finns olika metoder för det - men hos oss fungerar det oftast med en lös demokrati. De flesta som är närvarande har samma behov och kan lätt komma överens om prioriteringen. Men om det är svårt att enas så kan man rösta - varje deltagare har två eller tre röster som de får välja att lägga hur de vill. Om något känns extra viktigt för dig har du möjlighet att lägga alla dina tre röster på samma lapp - eller sprida ut dem på fler. Prioriteringen sker sen utifrån de lappar som fått högst antal röster.

Fortsätt inte förrän listan är prioriterad: är allting viktigt så är ingenting viktigt.

Tidsbegränsa!

Nu kan mötet börja på riktigt: flytta den lappen som är överst till kolumnen “Gör” och sätt igång och diskutera!

För att hålla det så effektivt som möjligt använder vi en Time Timer (den finns även som en app om man vill komma igång snabbt). Beroende på längden på mötet och det som ska diskuteras så varierar vi hur lång tid vi sätter timern på - men det brukar hamna på runt tio minuter per omgång. 

När tiden är ute så pausar vi diskussionen och tar en snabb avstämning: tummen uppe, ner, eller avstå. Så länge det är fler tummar upp än ner så fortsätter vi diskussionen – ibland med tio minuter till på timern, ibland kortare om vi tror att vi är “nästan där”.

Under tiden vi diskuterar en gul lapp så antecknar någon på gröna lappar de åtgärder och beslut som fattas (med namn på vem eller vilka ska genomföra). Den färdigdiskuterade gula lappen flyttas sen till “Avklarat / Åtgärdspunkter” och får en grön lapp bredvid sig som tydligt visar vilken åtgärd just den här lappen fått och vem som ansvarar för att den utförs.

Nu är det dags att ta nästa punkt från den prioriterade “Att göra” listan och återställa timern på tio minuter. Om det gäller längre möten kan man också rösta för kaffepaus på fem minuter - men använd gärna timern för att inte ta för lång paus.

Lean Meeting v2.0

Metoden jag beskriver ovan är det enklaste formen - och jag rekommenderar att man börjar där, som vi gjorde. När vi hade kört den här modellen under en tid fick vi en bättre idé som bättre motsvarade våra behov.

Så vi utvecklade metoden något...

I bra lean-anda har vi nyligen infört en till lapp - blå den här gången.  På den står det bara “Retrospektiv, 2 min” och den sätter vi längst ner.

Vi avslutar mötet två minuter tidigare, flyttar ut den lappen till “Gör” och diskuterar sen själva metoden. Vad kände alla i mötet? Funkade allting bra, var det något som var trögt eller ineffektivt? Har någon ett förslag på något annat som vi borde testa vid nästa gång vi ses? 

Ta med några av förslagen till nästa möte och prova! Och utvärdera under nästa avslutande miniretrospektiv. Är konsensus att det kändes som en förbättring så fortsätter vi med förslaget, annars skrotar vi det.

En förbättring som vi också kom på var att dela upp kolumnen “Gör” i två - den nedre halvan heter numera Avstannat” (“Stalled”). Om det är något vi inte kan diskutera klart just nu, eller om vi inte vet vad vi ska sätta som åtgärdspunkter, så hamnar det under ”Avstannat” och vi plockar upp det vid nästa möte för att inte hamna i ineffektiva diskussioner som inte leder någon vart. 

För att inte missa något så sparar vi alla lappar i ett vikt A4-papper och någon ansvarar för att ta med dem nästa gång. Och för säkerhets skull fotar alla av tavlan innan vi plockar ner lapparna - bilden blir sedan även en enkel mötesanteckning.

Reflektioner

Från vårt experimenterande hittills så upplever jag att metoden fungerar väldigt bra och att det dessutom finns fördelar som är inte så självklara från första ögonblicket.

Till exempel - med ett klassiskt agendastyrt möte så kan det upplevas att bara en person äger agendan. Genom att se till att alla är med och skriver sina Post-It’s till agendan - live i början av mötet - och sedan röstar på prioritering, så äger alla det som sägs i mötet. Resultatet blir automatiskt att alla känner sig mer delaktiga - och när alla känner sig delaktiga så blir engagemanget och motivationen under mötet högre. Ingen lägger fokus på telefonerna eller sina egna datorer som annars är vanligt i möten. Diskussionen blir äkta och närvarande - en enorm skillnad i teamets energi.

Genom att använda gröna lappar för beslut och åtgärd så blir det också mer tydligt för samtliga deltagare om vi har diskuterat klart en punkt eller ej - har vi svårt att skriva något så är det förmodligen för att vi har inte kommit fram till ett konkret beslut. Eller ännu mer viktigare - att inte alla är överens.

Eftersom metoden är light-weight – och vi står upp hela mötet - så tenderar vi att komma fram till beslut snabbare. Det är dessutom oftast ett mer relevant beslut, taget utifrån var vi befinner oss i arbetet just nu. Eftersom företagets landskap ändras nästan dagligen så har långa utdragna beslut oftast krävt förändringar innan de hinner slå igenom: vi sparar tid på att slippa fatta stora omfattande beslut som väldigt ofta ändå är felaktiga. Istället får en smidigare och mer dynamisk beslutsprocess.

Vi hinner så klart aldrig ta oss igenom alla lappar på ett möte – och det behöver vi inte heller. Eftersom vi har prioriterat så vet alla att det som vi inte hann med, hade lägre prioritet än det som vi klarade av. Är en punkt på agendan fortfarande viktigt vid nästa möte så lyfts den upp igen – har det blivit mer akut så kommer den att prioriteras högre av deltagarna.

Det blir också lätt att överblicka om vi behöver mer tid för mötet eller behöver träffas oftare. Om känslan är att det finns viktiga punkter som vi inte hinner med fler gånger i rad, så är det för att mötet är för kort - eller så behöver vi ett annat forum för att lyfta den typen av frågor i.

Är du som jag och inser att stora delar av dagen består av möten så har du också hälsofördelen – forskning visar att om byter ut tre till fyra timmars sittande på jobbet mot att stå upp så motsvarar det att springa 10 maratonlopp om året. 

Och det viktigast av allt:  vi har roligare möten!  Bara det räcker för mig.

Pro Tips

Jag vill avrunda med att dela med mig några små saker som vi upptäckt över tid och som gör metoden lite smidigare:

• Ibland kan det vara effektivare att börja med de lappar som man vet kommer ta bara ett par minuter först - känslan av att ha fattat några snabba beslut sätter en bra tempo för resten av mötet.
•   Använd gärna tjockare svarta pennor - vi kör med Pilot V-Sign pennor på 0,6mm tjocklek. Vanliga bläckpennor är svårt att läsa på avstånd.
•   Fota av tavlan med mobilen när mötet är slut - och då är en tjock penna lättare att läsa på foton.
•   Skriv en sammanfattning av mötet högst upp på tavlan innan ni börjar - det underlättar när man letar bland alla bilder i mobilen sen.
•   Kör mötet stående. Det är bättre för hälsan för oss kontorsråttor och vi märkte snabbt att vi tuggade oss igenom många fler lappar när alla stod upp. Själv står jag numera minst tre timmar om dagen på jobbet som jag tidigare hade spenderat sittande i oergonomiska mötesstolar.
•   Dela med dig av tips med andra som kör metoden - och hör gärna av dig till mig om du har bra tips så lägger jag till dem i listan här.