Visst strävar vi alla efter långsiktiga relationer? För visst är det så att en långsiktig relation är så mycket mer givande. Du vet när du för ett samtal med någon som känner dig innan och utan. Någon som kan läsa mellan raderna, en person som kan din historia och vet vad som är viktigt för dig. Detsamma borde gälla för leverantörsrelationer.

Men i lågkonjunkturens kölvatten verkar relationer ha ett bäst före datum. Bland kreativa yrkesgrupper, så som reklam-, event- och designbyråer är det många som upplever att det i allt högre utsträckning tävlas om uppdragen. Kommunikationsköpare bjuder in ett antal leverantörer i så kallade pitchar. Byråer som tidigare har haft långsiktiga relationer med sina kunder får nu tävla om varje uppdrag.

Istället för att man har ett genomtänkt upphandlingsförfarande, skickar upphandlaren ut en kort förfrågan och ber flera byråer tävla i kreativitet. Förfarandet blir kostsamt och tidskrävande för både leverantör och köpare.

Studier visar att det finns ett antal framgångsfaktorer för hur man skapar lönsamma leverantörsrelationer.

• Ju längre relation du har till din leverantör, desto kortare uppstart krävs vid nya projekt. Din leverantör kan din marknad och dina behov.
• Utvecklas med din leverantör, utbyt idéer och insikter om respektive marknad. Vilka trender och tendenser är relevanta för din marknad och som din leverantör kan behöva möta.
• Investera i relationen. Identifiera tekniska lösningar som gör att ni kan hålla nära kontakt. Så som ni hade gjort om ni hade delat kontor. Tekniklösningar, så som chat-lösningar eller sametime.
• Istället för att berätta din pitch och dina behov i en brief som löper över en A4-sida. Bjud in intressenter till ett uppstartsmöte, alternativt workshop. Så kan du berätta mer om ditt företag och din marknad. Chansen är att du får betydligt mer relevanta lösningar. Håll en ständig dialog och utveckla konceptet tillsammans.

Därför borde varje upphandlare tänka efter både en och två gånger innan han eller hon upphandlar. Val av kommunikationsbyrå kan vara en av de viktigaste affärsinvesteringar du gör. Låt därför skapa en relation till dem du bjuder in till pitch och bjud inte in fler än du kan möta och arbeta tillsammans med under upphandlingstiden.

Men är du en modig upphandlare skulle jag råda dig att våga vägra pitch. En leverantör lägger ner mycket tid och investerar även ekonomiskt i en pitch. Så även det upphandlande företaget. Det går åt många timmar att pitcha. Låt istället investera lika många timmar i kreativitet i dina projekt och förstå hur mycket både du och din byrå har att vinna på det.