Hur navigerar du i en föränderlig värld där framtiden är oviss? Den frågan ställde jag mig när jag under våren 2020 blev långtidssjuk i covid-19. Efter sju långa veckor kunde jag inte ens gå ut med soporna utan att flämta efter luft. 

Jag måste vända det här, tänkte jag. Men hur gör jag det när det inte finns något botemedel och ingen har några svar?
Det var då jag kom att tänka på en modell inom lean som heter katan. Den är ypperlig när du behöver navigera i okänd terräng.

Fungerar Lean?

Lean, tänker du kanske, skapar inte det en massa problem?

Kanske har du arbetat med lean på din arbetsplats och varit med om att antingen du själv eller någon av dina kollegor varit förbistrade över att lean inte fungerar. I trettio år har företag och organisationer försökt kopiera japanska Toyotas metoder för smidiga flöden och ständiga förbättringar, men ändå ligger de långt efter. Varför är det så? Varför är det så svårt att få lean att fungera i praktiken?

Innan jag började studera lean sökte jag ett jobb på en avdelning som sade sig arbeta enligt detta tankesätt. Jag uppfyllde alla kriterier för tjänsten utom den lilla detaljen att jag aldrig tidigare arbetat med lean. 

”Jag lär mig gärna!” svarade jag hurtigt och menade vartenda ord.

Avdelningschefen tittade nedlåtande på mig och svarade: ”Jag har inte tid att lära dig lean!”

Jag fick inte jobbet, men jag bestämde mig där och då för att lära mig mer. Jag slukade böcker i ämnet och det tog inte lång tid innan jag insåg att avdelningschefen inte hade någon aning om vad lean är för något, för då hade hon aldrig svarat mig som hon gjorde. Vad var det som avdelningschefen missat?

Den saknade pusselbiten

Det har gått över trettio år sedan begreppet lean myntades som ett sätt att beskriva hur Toyota blev världens bästa biltillverkare. Sedan dess har företag och organisationer gjort sitt bästa för att kopiera Toyotas processer och metoder. Lean används idag inte bara inom tillverkningsindustrin, utan även inom tjänsteindustrin och sjukvården. Likväl misslyckas de flesta företag och organisationer med sitt leanarbete. Varför?

När jag läste böcker om lean var det främst två frågor som gäckade mig:

• Hur vågade Toyota släppa in sina konkurrenter och visa dem hur de arbetade så att konkurrenterna kunde kopiera deras framgångsmetoder?
• Stämde det verkligen att de anställda vid monteringsanläggningen på Toyotas fabrik i Georgetown kom med 80 000 förslag på förbättringar på ett enda år och att 99 procent av alla dessa förslag genomfördes? (Siffran är hämtad från boken The Toyota Way av Jeffrey K. Liker.)

Hur var det ens möjligt? Något skavde inom mig. Det saknades en pusselbit, men vilken?
Svaret kom flera år senare efter att jag certifierat mig inom lean och kom i kontakt med katametoden.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Det lärande ledarskapet

Den amerikanska forskaren Mike Rother tog fram katametoden efter att ha studerat Toyota och ställt ungefär samma frågor som jag om varför lean inte fungerar i västerländska företag. Till slut insåg han vad det var så många företag missade. Jag sammanfattar det med orden:

Lean har aldrig handlat om att kopiera någon annans metoder – lean handlar om att hitta dina metoder, de som passar för just dig och ditt företag. Katan visar dig vägen. 

Mike Rother hämtade ordet kata från den japanska kampsporten. Han fann likheter mellan hur kampsportens rörelsemönster lärdes ut från mästare till elev och hur Toyota arbetar med ständiga förbättringar. På Toyota är det här inbyggt i organisationen, och det ingår i varje grupp- eller arbetsledares uppdrag att dagligdags stämma av med sitt team hur förbättringsarbetet fortskrider. 

• Det är därför som Toyota inte är rädda för att visa upp hur de arbetar. Det finns nämligen ingen vinst i att andra företag gör exakt som dem. Deras processer utvecklas ständigt, varför det de visar upp i dag inte är hur de arbetar i morgon. 
• Det är därför de anställda vid monteringsanläggningen i Toyotas fabrik i Georgetown kom med 80 000 förbättringsförslag på ett enda år och det är därför som 99 procent av förbättringsförslagen kunde tas tillvara. Det ingår nämligen i arbetet att ständigt förbättra processerna.
• Och det är därför som avdelningschefen inte förstod sig på lean när hon sa att hon inte hade tid att lära upp mig. Det är nämligen chefens viktigaste arbetsuppgift att ständigt coacha sina medarbetare att tänka enligt lean.

Mike Rother kallar katan för det lärande ledarskapet, och det är genom det du får lean att fungera i praktiken.

Katan visar dig vägen

Katan är universell, det var så jag fick idén att prova den på mig själv. Om den fungerar för allt, borde den fungera för mig att hitta ett sätt att bli frisk från covid-19.

Jag anpassade modellen så att den skulle fungera på individnivå och prövade den på mig själv. Efter bara tre veckors arbete med katan gick jag från att vara så sjuk att jag knappt kunde andas till att bli helt symptomfri. Jag som inte kunnat gå ut med soporna utan att flämta efter luft klarade nu att gå uppför en lång och brant backe utan problem. Inte nog med det - jag mådde till och med bättre än innan jag blev sjuk. Min energi var på en så hög nivå att jag kände mig som Hulken. Det var helt fantastiskt. 

Samtidigt som jag stod där som en vinnare läste jag om andra som fortsatte att vara sjuka månad efter månad. Jag bestämde mig för att dela med mig av min resa och skrev boken Vägen framåt till ett friskare liv efter covid-19. Där beskriver jag hur du kan arbeta med katan i ditt vardagliga liv - i det här fallet för att ständigt må bättre efter en lång tids sjukdom.

Det var inte katan i sig som gjorde mig frisk, utan det jag lärde mig när jag tillämpade katan. Det är detta som menas med det lärande ledarskapet. Katan är en serie upprepande moment som sakta men säkert tränar dig eller organisationen att öka er kunskap om hur ni ständigt blir bättre.

Det är i situationer av kaos, där ingen har några svar och framtiden är oviss, som katan är allra mest effektiv. Den ger dig nämligen en strukturerad modell för hur du hittar en väg framåt när alla andra famlar. För att förstå katan i grunden är det bra att börja med sitt eget förbättringsarbete. Och vad passar bättre än att ställa om till ett mer hälsosamt liv? Även om du själv inte är långtidssjuk i covid-19 kan du alltså ha god nytta av katan i såväl ditt vardagliga liv som i ditt arbete.

Nå måltillståndet

Katan handlar om att ta många små steg i rätt riktning. Att veta vad som är rätt riktning är essentiellt för att få förändringsarbetet att fungera. Här måste ledningen peka med hela handen och visa i vilken riktning organisationen ska gå. Risken är annars att de anställda springer åt olika håll och verksamheten står och stampar. Med visionen som ledstjärna är det mycket enklare att få alla att dra åt samma håll. 

Varje avdelningschef utgår från sitt nuläge, det vill säga hur de arbetar i dagsläget. Finns det några problem som ligger i vägen för att uppnå den långsiktiga visionen? När problemet är analyserat bryter avdelningschefen ned visionen i delmål, men väljer bara ett - det för stunden viktigaste. Detta delmål görs sedan om till ett måltillstånd, det vill säga det förbättrade tillstånd som processen ska utföras i en nära framtid. 

Du når måltillståndet med hjälp av katan, en serie upprepande mönster som har till syfte att lära ut ett hur vi ständigt blir bättre. I ett företag handlar det om att förbättra processer, i ditt eget liv handlar det om att bryta dåliga vanor och ersätta dem med nya och bättre. Det görs genom små, men många steg, i rätt riktning. En viktig nyckelpunkt är att utvärdera varje steg och inte ta nästa förrän detta är gjort. Det är nämligen i utvärderingen som den lärande processen sitter, och det är här du har ditt vinnande koncept.

Det kan låta självklart, ändå arbetar vi sällan så. Istället gör vi långa kravlistor som betas av punkt efter punkt utan att någon stannar upp och funderar på om vi fortfarande gör rätt saker - det bara förutsätts. 

I katan förutsätts ingenting - ditt arbete är att ta reda på vad som gäller och aldrig agera på annat än utifrån det du faktiskt vet. På så vis kan du hantera en föränderlig värld och hitta en väg framåt trots att framtiden är oviss, om det så gäller att navigera ditt företag till en framgång eller hitta en väg genom coronakrisen.