I våras påbörjade vi ett projekt på Motivation.se. Arbetsbelastningen eskalerade, bollarna rullade åt alldeles för många håll och det blev allt svårare att prioritera – vad är viktigaste och varför? Så vi beslutade oss för att bli mer agila... Det visade sig snart vara ett klokt beslut.

Mitt i det här fick vi tips om att testa Kanban-metoden. Nu har verktyget KanbanFlow blivit en central punkt – både i vår dagliga verksamhet och i det långsiktiga strategiska arbetet. Det är inte mindre att göra idag, men sinnet är ändå mycket lättare. Och strategierna har plötsligt brutits ner till konkreta handlingar.

Vi vill gärna dela med oss av vår erfarenhet så här långt. Kanske är det något ni borde prova i er verksamhet?

I mars 2012 firade Motivation.se sin ettårsdag. På kort tid hade vi lyckats bygga upp något stort som vi alla visste skulle bli ännu större.

Men stort innebär också mer. Under det första året hade många idéer och projekt sjösatts och det var mer att förvalta och betydligt mer att vidareutveckla, kvalitetssäkra och vässa ytterligare. Vi visste alla vart vi ville, men arbetsbelastningen gjorde att vi oftare sprang lite för snabbt och åt lite olika håll. Vi körde egna individuella metoder för att möta stressen och pressen – mer kaffe, längre to-do-listor, fler lördagar med ”jag-ska-bara-svara-på-det-här-mailet…”. Kort sagt – vi saknade plötsligt en gemensam kraft framåt för hela verksamheten.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Vi ville inte ha det så. Långsiktigt hållbara projekt byggs inte på stress, spretande och alltför hög arbetsbelastning, konstaterade vi. Dessutom – de långsiktiga målen, var tog de vägen? Försvann de under högar av akuta ”måsten”? Det var dags att agera. Vi hade redan sneglat åt det agila hållet och tilltalades av arbetssättet. Vi var ganska säkra på att det skulle passa oss att använda en metod som möjliggör snabb förändring, korta iterationer, stor flexibilitet och ett synsätt som sätter teamets självständighet högt. Vi stod redan med ena benet i det agila tänket. Nu var det dags att kliva över med resten också…

Ett tips seglade passande förbi i samma veva – ”Har ni provat det här? Det heter KanbanFlow…” Så vi skred till verket.

Det var lite av en utmaning att starta upp arbetet med KanbanFlow. Det krävdes att vi alla var villiga att lägga om våra gamla vanor och att alla var beredda att arbeta samstämmigt utifrån ett gemensamt verktyg. Vi tog hjälp av en kunnig agile coach och tillsammans med honom formade vi ett arbetssätt som vi trodde skulle fungera för oss.

Vi kickade igång med ett långt möte där vi sammanställde alla våra idédokument som låg lite här och där - på hårddiskar, handskrivna i diverse block och i samlat material från olika workshops vi kört. En del fanns till och med bara lokalt i respektive hjärna och upptog massa onödigt utrymme som behövdes till annat.

Allt kastades upp och stoppades in i Backlogen – det vill säga Motivation.se’s gigantiska och strategiska to-do-lista. Bara det faktum att vi visualiserade våra idéer i verktyget gjorde att energin steg i rummet. Kolla vad vi ska åstadkomma!

Sen prioriterade vi. Vad ska komma först? Vad är viktigast just nu för att vi ska åstadkomma de mål som ligger närmast i tiden? För varje Task (som uppgifterna heter i KanbanFlow) vi prioriterade sjönk stressnivåerna. Vi visste plötsligt – det här ska vi göra, men inte det där. I alla fall inte nu. Alla tankar som tidigare flög omkring i huvudet som i en sån där snökula som man kan skaka på – de lade sig till rätta och lugnet spred sig. Vi visste nu att ingen av våra bra idéer skulle tappas bort på vägen. De kunde ligga där i Backlogen och vänta på sin rätta tidpunkt.

Och den konkreta to-do-lista som skapades utifrån de prioriterade Tasks som vi beslutade oss för att ta itu med – de hamnade i listan för Active. Det här ska vi göra under den kommande tvåveckorsperioden.  En kolumn för varje processteg - To do, Do today, In progress, Done – tydligt och klart. Varje Task prydligt färgsatt enligt affärsområde och med en ansvarig person på varje uppgift.

Varje morgon startar numera med en koll i To do. Utifrån dagsform och planer för dagen flyttas ett antal uppgifter över i Do today. Resten kan tillfälligt helt försvinna hur medvetandet. Det är bara de här uppgifterna som ska göras idag. Varje uppgift flyttas sen vidare till In progress – så att alla kan se vem som jobbar med vad just nu. När en Task är slutförd flyttas den till Done.

Man kan tänka sig att man lika gärna skulle kunna radera ut den när den är klar. Den är ju passé. Men, nej. En av de stora vinsterna med KanbanFlow är att hela teamet faktiskt kan se vad som åstadkommits. Det är så lätt att glömma allt som gjorts. Så lätt att bara ta nästa uppgift och gå vidare.

Men nu brukar vi med jämna mellanrum scrolla igenom vår Done-lista och titta fascinerat på varandra – har vi gjort allt det här?

Vi fortsätter kontinuerligt att slipa på vårt Kanban-arbete. Ändrar lite här och där för att metoden ska passa vårt arbetssätt. Och det fina är att det finns inga rätt eller fel. Vi formar och skruvar precis som vi vill.

Det är bara att konstatera att det här har fungerat för oss. Vi gör rätt saker i rätt ordning och på ett effektivare sätt som dessutom innebär en mindre stressad tillvaro. Kanske upplever du samma sak i din organisation? Kan KanbanFlow göra för er vad det gjort för oss?

Här hittar du till verktyget, registrerar dig och kommer igång! I verktyget finns också möjlighet att använda Pomodoro-metoden som vår expert på agila metoder - Mark Dixon - skriver om här.