I sitt arbete som talartränare blev Anna Bellman kontaktad av en VD vars ekonomidirektör hade en nära-döden-upplevelse inför en årsstämma. Det första hen sa till Anna var ”jag hatar det här, jag har alltid flytt att stå på scenen och nu ska jag presentera de tråkiga siffrorna.”

- Det första som behöver klaras av i ett sånt läge är inställningen, om du tycker att siffrorna är tråkiga kommer alla andra också att tycka det, säger Anna. Den här personen behövde först ruskas om i sina tankar och sin inställning till att framföra något inför andra, sedan kunde vi gå in på förberedelser och framförande. 

Din inställning spelar roll

Som ledare hamnar man mer eller mindre ofta i lägen där man inte alls brinner för ämnet som ska presenteras, kanske är det negativa siffror eller uppsägningar som ska förmedlas. Anna menar att det då handlar mycket om inställning och förberedelser. Att fundera på vad man kan känna extra för och uttrycka på ett personligare sätt eller om det finns en annan vinkel på budskapet.

- Du behöver vara äkta och sann, för det märks om du inte är det. Få av oss är skådespelare och får saker att verka äkta om de inte är det, säger Anna. Det gäller även svåra saker, det går att hitta sätt att förmedla mänsklighet och värme när det gäller tuffa ämnen också. Det blir mycket lättare om du som chef vågar vara lite sårbar, inte helt perfekt.

Vikten av förberedelse

Anna har mött många som säger att de inte behöver förbereda sig, som tycker att det blir bäst när de improviserar. Hennes röst blir skarpare och får ett annat tonfall:

 - Hur vet du att det blir bra första gången du ska framföra något om du brukar improvisera? Du har ju inte något att jämföra med och vet ju inte hur bra det hade kunnat bli om du faktiskt hade övat många gånger innan.

Att inte förbereda sig blir en ursäkt, man skyller på att det inte finns tid till det eller så låter man bli av andra anledningar. Som av rädsla för att misslyckas.

Det handlar inte om dig

Ofta utgår man från sig själv när man ska presentera, oavsett om det är i mindre eller större sammanhang, och oavsett hur publiken ser ut. Det är så vanligt att man som presentatör börjar med att säga sitt namn - som om man själv är det viktigaste istället för de man vill nå och det man vill förmedla.

- Ibland när jag som moderator introducerar en talare på scen börjar de sin presentation med att säga sitt eget namn, fast jag precis har sagt det. Det blir inte jättebra, säger Anna och skakar på huvudet.

 Hon ser även att många kämpar med att göra sina presentationer på ett perfekt sätt, att få argumenten i rätt ordning och kroppsspråket rätt. Man utgår ifrån sig själv och tror att man som presentatör spelar huvudrollen. Men om du som ledare vill få med dig dina medarbetare åt ett visst håll behöver du börja där de är och visa att du ser dem.

- Släpp retoriken och utgå ifrån de du ska nå! Vad vet du om de du ska träffa? Vad har de för förväntningar och förutfattade meningar? Vilka frågeställningar behöver du tänka igenom? Är det något de är kritiska till som du kanske ska ta upp direkt, så att de inte sitter med stängda öron för att de fokuserar på det som de inte gillar?

Förmedla ditt budskap i bilder

Att ha siffror som en ursäkt för att göra en tråkig presentation är vanligt enligt Anna. Hon uppmanar till göra sin hemläxa eftersom siffror faktiskt kan presenteras på ett kul sätt.

 - Titta bara på Hans Rosling, han var mästare i det, säger hon. En VD jag mötte visade företagets omsättning i fysiska apelsiner istället för att visa siffror i PowerPoint. ”Vi har tre apelsiner här, men det räcker inte; vi behöver två till. För att komma dit ska vi göra så här och så här.” Att måla bilder i huvudet på åhörarna är effektivt. Bildspråk är lättare för oss att processa och ger fler intryck i hjärnan. Det är därför vi kommer ihåg apelsinerna mycket lättare än om det står tre miljarder med siffor på en PowerPoint-slide. 

Kroppsspråket är viktigt – men inte så viktigt som du tror

Albert Mehrabian, amerikansk professor i psykologi, har gjort en undersökning som många retoriker och presentationsexperter refererar till på fel sätt menar Anna. Många säger att orden är sju procent av ditt budskap, rösten 38 procent och kroppsspråket 55 procent. Sanningen är att Albert Mehrabian har bevisat att om jag säger något med ord och visar något annat med min kropp, då står kroppsspråket och min röst, till exempel volym och tonläge, för 93 procent och orden bara sju procent av det jag förmedlar. Kontentan av det är att ord och kroppsspråk behöver förmedla samma sak.

 - Om jag säger att jag älskar dig, men låter jättearg i tonen och visar ilska med kroppen då tror du inte på mig eftersom orden går emot mitt kroppsspråk, förklarar Anna. I det fallet har orden underordnad betydelse. Men få av oss kommunicerar på det sättet så därför kan vi inte säga att orden inte har så stor betydelse och att det mesta sitter i kroppsspråket. Om du är äkta och ärlig i ditt framförande så kommer kroppsspråket att hänga med och spegla det, och du blir trovärdig.  

Öva, öva, öva

När du ska hålla en presentation -  lägg stor vikt vid din inledning och din avslutning. Lär dig dem utantill så att du vet exakt vad du vill förmedla. Börja inte med ditt namn, du är inte viktigast, det är publiken och det budskap som du vill att de ska komma ihåg som ska vara ditt fokus. Många avslutar med ett tack, glömmer summering och sammanfattning, och får inte avslutningen att hänga ihop med inledningen.

- Om du kokar ner din presentation till en mening; vad är det människor ska komma ihåg?

Det ska du avsluta med! Jag tycker att man ska upprepa det på olika sätt, med metaforer, sifferexempel, statistik och fakta. Och provocera gärna, det gör att din presentation blir mer intressant att lyssna på, säger Anna med eftertryck i rösten. Du bestämmer vad publiken tar med sig hem, se till att du inte överlåter till mottagaren att dra slutsatsen.

 Rätt inställning, förberedelser och övning är några av nycklarna till att släppa retoriken och fokusera på publiken. Och våga göra presentationen rolig så blir den inte en nära-döden upplevelse för vare sig publiken eller dig.