Tänk snabbt: Vad blir 3 x 3? Svaret är så enkelt att du knappt behöver tänka. 3 x 3 = 9.

Tänk sedan: Vad blir 17 x 38? Jag tror inte ens att du börjar försöka räkna ut talet utan istället läser vidare. Har jag rätt?

Det här fenomenet och hur du kan ta hand om din hjärnkraft klargör Anna Zetterberg, effektivitetskonsult och inspiratör inom förändring i sin bok Mer än hjärna – jobba smart och må bra. Hon menar att om vi har ett antal 3 x 3 tal och ett antal 17 x 38 tal väljer vi per automatik att göra de enkla talen först eftersom att hjärnan är förprogrammerad att välja de kortsiktiga belöningarna framför de mer långsiktiga.

Tänk att talen istället är uppgifter du har att göra, enklare och svårare utmaningar, hur påverkar valet av strategi ditt sätt att utföra dem och hur du når dina långsiktiga mål? Att göra de snabba, enkla uppgifterna på din att-göra-lista skapar positiva känslor för stunden. Och kanske springer du runt med brandsläckaren dagligen för att din närliggande miljö signalerar att det är det den behöver. Men handen på hjärtat; vad behöver du? Och hur har du det med de större uppgifterna, framtidsplanerna och det som kanske verkligen skulle ge utväxling i det långa loppet?

Förklaringen finns i knoppen

I hjärnans struktur finns naturliga förklaringar till varför man kan ha svårt att ta tag i mer komplicerade uppgifter. Våra hjärnor formades och fick sin nuvarande versionsuppdatering för runt 40 000 år sedan, tänkvärt eller hur? Belöningsstrukturen i hjärnan, striatum, är uppbyggd att föredra kortsiktiga belöningar. Dessutom är det energikrävande för hjärnan att tänka i nya banor, den föredrar gamla uppkörda vägar. Tanken på att ta sig an en stor uppgift kan tolkas som att det är en ny uppgift, även om det kanske är så att du i själva verket behärskar vartenda delmoment.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Ytterligare en förklaring till handlingsbristen finns i frontalloben, hjärnas exekutiva centrum, som är avgörande för vår förmåga att organisera och planera. Frontalloben påverkas av amygdala, en liten mandelformad del av hjärnan som utgör vårt känslocentrum och är chef över signalen för fara.

Vid uppfattad stress talar amygdala om för kroppen att ta till strid eller flykt. Signalen medför att frontalloben slås ut och du tappar fokus för mer energikrävande uppgifter. Vad omger du dig med, medvetet eller omedvetet, som kan signalera fara?

Anna Zetterberg skriver:
Ett pling eller en bildflash på datorn gör att vi reagerar. Kroppen triggar automatiskt igång för att gå upp till kamp eller lägga sig ner och spela död. Uppdateringsnojan är alltså en överlevnadsstrategi ämnad för ett liv långt innan digitaliseringen.

Hjälpen är målnedbrytning och prioritering

Sättet att hjälpa hjärnan till att maxa sin kapacitet är att ha tydliga mål, bryta ner dem i små delmål och prioritera kontinuerligt. Säg att du behöver arbeta med stresshantering för en grupp medarbetare. Börja med att sätta ett mål som är konkret och mätbart. Det skulle kunna vara att vid medarbetarsamtalet om ett år är målet att varje individ ligger under en femma på en skala ett till tio (där tio är max) i uppskattad stress.

På samma konkreta sätt kan du sätta mål för det mesta. Planering av ett projekt som kanske har luddiga kanter just nu? Sätt ett välformulerat mål, oavsett om du just nu vet hur du ska ta dig dit eller inte, och ett slutdatum för projektet. Förbättra din feedback, kontinuiteten samt hur den ges och tas emot? Sätt ett specifikt mål och ett slutdatum för uppstartsfasen.

När du är nöjd med ditt tydliga slutmål listar du allt som behöver utföras för att nå målet. Stort som smått, ta gärna en stunds brainstorming för att hitta uppgifterna. Bryt ner det i små portioner, 3 x 3 tal, som i sin tur blir delmål. Genom att göra nedbrytningen hjälper du hjärnan att få överblick och se uppgiften som enkel.

En extra bonus är att du här även kan skapa utrymme för avkoppling och reflektion som i sin tur kommer att bidra med ökad kraft och förmåga att slutföra. Ett av delmålen bör vara kontinuerlig prioritering, att se över dina uppgifter som du listat och kolla att de fortfarande är relevanta och prioriterade. Är de inte det, gör om dem eller stryk dem.

Ha fokus inåt

En idrottare skruvar på detaljerna för att nå max i sin prestation. Precis lika viktigt är det för dig att lägga tid på att klargöra för dig själv vad du behöver och inte behöver runtomkring dig för att kunna fokusera på din uppgift.

Hur du har det runtomkring dig när du ska nå ditt mål är viktigt, visuella intryck och ljud är saker som påverkar din hjärna omedvetet. Amygdala kan kanske hitta flera anledningar i din omgivning till att signalera fara. Push-notiser på mobilen, kollegor som avbryter dig i dina tankar, mail som poppar upp på din skärm? Genom att medvetandegöra vad som påverkar dig kan du välja din ultimata miljö att beta av uppgifterna i.

I vilken miljö hittar du ditt flow? Med eller utan rörelse och ljud runtomkring dig? Kanske ljudmattor såsom lågt sorl eller hörlurar med white noise i får dig att hitta fokus. Och omvänt, vad får dig att tappa koncentrationen? Välj bort det aktivt och mata din hjärna med det som den behöver för att du ska kunna ha fokus inåt.

Praktiska tips

•     Ha ett tydligt mål, är det oklart lägg tid på att förtydliga.
•     Skriv ner vad som behöver utföras på ett ställe som är lättåtkomligt och lätt att förändra, en projektledningsapp eller ett system med post-it lappar kan vara bra.
•     Dela upp det som behöver göras i små portioner, tänk 3 x 3 tal.
•     Prioritera uppgifterna på ett sätt som passar dig, det kan vara tid, plats, personer att interagera med eller något annat som styr prioriteringen.
•     Ha uppmärksamhet på att placera dig i en miljö där du hittar fokus.
•     Gör en uppgift i taget, dyker tankar upp som hör hemma någon annanstans parkera dem snabbt på en mental hatthylla eller skriv ner dem fysiskt så att du kan återvända till uppgiften.
•     Jobba i korta fokuserade intervall och ta pauser.
•     Bocka av dina uppgifter och gläds åt de små framstegen.
•     Lägg tid på att planera och planera om varje dag, hela tiden med målet i fokus.

Mot målet

Var snäll mot dig själv. Om du gör större förändringar i ditt sätt att lösa uppgifter fightas din hjärna med att skapa nya förbindelser mellan hjärncellerna, det är själva innebörden av plasticitet, att hjärnan är anpassningsbar och föränderlig. Övning ger färdighet som det heter.

Om du har riktigt svårt att komma igång med dina projekt eller det nya sättet att jobba reflektera över vad som hindrar dig och hitta ett sätt att undanröja hindren. Ibland kan det vara bra att ta någon till hjälp att prata med, en vän, coach eller kollega kanske kan vara ditt bollplank.

När du är en bit på väg över din kulle av utmaningar utvärdera ditt nya sätt att hantera uppgifter. Om du är nöjd med hur du gör se till att njuta av förändringen, det kommer att förstärka motivationen till att fortsätta. Och du, hur många 17 x 38 tal har du på din att-göra-lista idag? 3 x 3 talen längtar efter dig.