När jag är ute och föreläser om normer och inkludering så pratar vi ofta om möten och hur vi kan skapa mer inkluderande mötesrutiner som gör att fler kommer till tals, att fler idéer kommer upp på bordet och att demokratin fungerar bättre (om det nu är så att folk ska tycka till på mötet). Det är faktiskt ganska vanligt att vi lämnar ett möte med olika bilder av vad som sagts och vad som bestämts.

Det finns generella saker du kan göra för att få bättre möten – bättre i det perspektivet att de är effektivare och att de som är där faktiskt kommer till sin rätt och bidrar på mer jämlika villkor. Se till att inte folk avbryter varandra, klocka taltiden, ha ett tydligt syfte och en agenda med mötet så att människor vet vad de kan förvänta sig och kan förbereda sig därefter. Tidsätt mötet och håll tiden. Ge alla deltagare samma och relevant information. Rotera rollen att ta mötesanteckningar. Sammanfatta mötet kort (gärna i punktform) och var tydlig med vilka beslut som fattats.

Utöver detta kan det vara bra att skicka ut frågor som kommer ställas eller som ska fattas beslut kring innan mötet. Tänk dock på att inte överösa människor med information eller material. Jag pratade med en lokalpolitiker som sedan hen fick en surfplatta har fått mer och mer dokument som ska läsas inför politiska möten. Förut begränsades underlagen av att någon skulle skriva ut dem och skicka, men nu är det bara att lägga till rapport efter rapport i läslistan eftersom det är digitalt. En bieffekt av digitalisering kanske en kan säga?

Det jag skulle vilja slå ett slag för är flipped meetings eller ”flippade möten”. Ett sätt att få effektivare möten som också har inkluderande principer inbyggt. Flippade möten betyder i korthet att du ger alla deltagarna informationen innan och att mötet används till att diskutera och besluta. Det finns olika sätt att ge deltagarna information innan, och ett sätt som Camilla Wallander – vd för Berghs – använder är att göra en kort film på maximalt tre minuter som sammanfattar vad som ska diskuteras. Ibland hinner vi inte läsa en rapport, men de flesta av oss har tre minuter för att se en film (och du hinner säga mer än du tror på tre minuter). De som inte kvitterar informationen får inte komma på mötet (på så sätt slipper du slösa tid på att först sätta dig in i material för att sedan ändå gå igenom det på mötet för att alla inte har hunnit). 

De inkluderande principerna som följer med detta sätt är att du först får sätta tänderna i dina egna föreställningar och tankar kring det som ska diskuteras, och risken att du färgas av starka individers åsikter blir lite mindre. De som behöver tänka längre på saker får också en chans att bidra och de som tycker att det är svårt eller jobbigt att ta ordet på möten hinner förbereda sig mer, vilket kan underlätta. Alla är inte spontana, men det betyder inte att deras idéer inte är viktiga. Deltagare kan också lämna sina åsikter skriftligt eller på annat sätt om mötet sker på detta sätt.

Om du vill ha möten som är effektivare och som leder till underbyggda beslut där fler deltar utmanar jag alla er som bjuder in till möte att testa att hålla ett flippat möte. Argumenten är:

• Mer demokratiskt
• Inkluderande
• Utrymme för reflektion
• Ökad effektivitet
• Besluten blir väl underbyggda

Tips! Googla på ”flipped meetings” för att få ännu mer input.