Under ett event jag besökte nyligen så var en av talarna mycket framgångsrik med ett välrenommerat bolag bakom sig. Det arrangören i detta fall missat var att ta reda på om talaren hade en retorisk förmåga. Han höll en presentation som inte var anpassad efter publiken. Presentationstext med liten storlek och på engelska, trots att han talade på svenska. Han talade tyst, sammanbitet, utan engagemang och tittade aldrig ut över publiken. Intresset från åhörarna höll inte särskilt länge. Brukar ni säkerställa vad era talare ska tala om och hur de ska framföra det innan era events?

Dåligt ljud kan förstöra ett tal, försenad mat kan försämra upplevelsen och brist på service kan skapa irritation. Som vi alla vet kommer man ihåg en sämre upplevelse mycket längre än en bra, och en missnöjd kund berättar detta för 8-10 personer i sin närhet medan en nöjd kund endast nämner detta för 2-3 personer.

Här kommer 10 tips på detaljer som jag tycker är viktiga att tänka på när man planerar ett event.

10 tips – detaljerna för ett lyckat event

1. Boka föreläsningar med rätt inriktning

Boka upp talare som passar målgruppen! Ska det vara inspiration eller ett tema som följer den röda tråden på eventet? Föreläsningarna bör inte vara för långa eller för många. Kan en panel av intressanta profiler kanske passa just er? Fundera även över vem som ska leda scenprogrammet framåt. En moderator, intern eller extern, är alltid att föredra för att få ett bra flöde på scenen.

2. Bjud in och samla rätt information

Använd gärna ett digitalt system till inbjudning och anmälan. På så sätt är det lätt för deltagarna att registrera sig samt för er att samla informationen. Akta er dock för att ”spamma” de potentiella deltagarna med inbjudningar. Ge också deltagarna möjlighet att anmäla eventuella matpreferenser samt att inkludera mobilnumret som en obligatorisk kontaktuppgift. Med mobilnummer kan ni lätt kommunicera eventinformation någon/några dagar innan eventet, samt om ni önskar, även under eventet.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

3. Glöm inte matpreferenser och omhändertagande av personal

Beställ mat för gäster med särskilda önskemål och dryck för dem som inte dricker alkohol. Ha kontakt med hovmästaren innan och under eventet, så de är väl medvetna om er tidsplanering under eventet. Glöm inte att intern och extern personal (som inte får ta del av gästernas mat) även behöver äta innan och/eller under eventet, för att behålla energin uppe eventet igenom.

4. Tänk på att bra ljud och ljus lägger grunden för allt

Vikten av bra teknik och en tekniker på plats under hela eventet, kan inte understrykas nog. Detta är A och O! Teknik som strular stör enormt och läggs ofta på minnet hos deltagarna. Detta gäller även belysning. I lokalen får det gärna vara dov belysning, men på scenen ska det finnas bra belysning så att talarna syns väl. Snåla inte på ljud- och ljusposten.

5. Skapa körscheman och bufferttider

Gör ett körschema med tydliga tider för upprigg/nedrigg, registrering, flöde under eventet och tider för sceninnehåll. Det bör också innehålla en ansvarsfördelning samt namn och kontaktuppgifter till ansvariga. Gå igenom körschemat med berörda i god tid innan. Tänk på att räkna med att allt ofta tar lite extra tid. Lägg därför in bufferttid mellan talare och tid för registrering, så inte sceninnehåll startar samtidigt som eventet.

6. Ett genrep är icke att förglömma

Även de mest rutinerade talarna brukar uppskatta ett genrep några timmar innan eventet och ni kan känna er trygga med att deras kunskap om ert upplägg för eventet ökar. De får möjlighet att öva på hur de ska stå, gå, tala i micken och testa sin presentation. Genrep, vill jag påstå, är en oerhört viktig komponent för ett lyckat scenprogram.

7. Registreringspersonal utan kundansvar

Ha dedikerad personal som tar emot i entrén, räkna med cirka 1 personal per 50 gäster. Även efter de flesta har anlänt så bör det alltid stå kvar någon i entrén, för att ta emot eftersläntrande gäster samt tacka av dem som går tidigt. Se även till att personal finns runt om i lokalerna för att guida gästerna rätt under eventet samt hjälpa till med frågor. Viktigt att anställda med kundansvar, som därmed behöver mingla runt med kunder, inte är fast vid en position, så som vid registrering.

8. Alfabetisk ordning bland namnskyltarna

Sortera namnskyltarna i alfabetisk ordning och visa, gärna med hjälp av skylt, om det är sorterat på förnamn eller efternamn. Ha även en station dit deltagare som inte är anmälda kan gå för att få hjälp att anmäla sig. Tänk på att ha extra namnskyltar vid servicestationen. Om ni inte har mat vid sittande bord så kan ni sätta en liten lapp på namnskyltarna till deltagarna med matavvikelser, där det står var de kan hämta sin specialmat under eventet.

9. Säkerställ innehåll i föreläsning samt presentationsmaterial

Det finns många komponenter som avgör hur en föreläsning mottas av gästerna. Jag har många gånger upplevt att de föreläsningar som blivit för ”säljiga” har minskat intresset hos mottagaren. En partner kommer ofta till sin rätt i en dialog exempelvis partner och moderatorn emellan. Om talare och sponsorer/partners har presentationer, lägg gärna in dessa i er presentation som ni själva skapar och sköter på plats. På så vis har ni allt på samma dator och kan lättare minimera risken för missöden.

10. Avsluta på ett värdigt sätt

Ha någon vid entrén som tackar av gästerna när de går hem. Ska ni kanske skicka med gästerna en goodiebag när de går? Skicka gärna dagen/dagarna efter ett tackmejl och en utvärdering, så ni vet hur ni nästa gång kan skapa ett ännu bättre event.

Försök redan innan att förutse det oförutsedda. Fundera över riskerna och potentiella händelser som kan inträffa, och skapa en plan för detta.

”God is in the details”, så gå nu igenom hela eventflödet om och om igen och glöm för guds skull nu inte detaljerna! Fundera över vilka events som du själv varit på och vad du där har uppskattat. Ge din gäst en upplevelse som överträffar deras förväntningar och icke att förglömma, ett kul och inspirerande event.