Ordet härstammar från latinets facilis, som betyder enkel eller lätt. När man pratar facilitering och facilitatorrollen handlar det om att leda arbetsmöten där en grupp kavlar upp ärmarna och tillsammans gör ett faktiskt jobb här och nu under mötet – såsom att göra en plan, ta fram en strategi, lösa problem, förankra något eller generera idéer. 

Facilitatorns uppgift är att underlätta för deltagarna att prestera sitt allra bästa i diskussionerna så att allas röster blir hörda och lyssnade på. Många gånger är det först när vi sitter i gemensamma möten som vi faktiskt möts. Vardagens uppgifter innebär ofta självständigt arbete med endast kortare avstämningar med olika individer, men det är när vi samlas i grupp som vi har ett gyllene tillfälle att också säkerställa att vi är effektiva som team. 

Ineffektiva möten slukar arbetstid

Chefer tillbringar mellan 50-80% av sin arbetstid i möten. Detta digra mötesschema skapar en oerhörd stress hos många av dem då de upplever att möten tar tid från ”ordinarie uppgifter” samt att de ofta känns ineffektiva. Inte så konstigt med tanke på att ungefär hälften av de möten vi går på vet vi inte riktigt varför vi har eller hur var och en förväntas bidra. 

Här skulle jag kunna utveckla resonemanget och slå ett slag för att vi ska ha ett tydligt syfte och mål med mötet, vara noggranna med vilka vi bjuder in, och inte minst förbereda mötet ett varv till istället för att låta våra kollegor genomlida ännu ett stressande, energidränerande arbetsmöte som hör vardagen till för många. Men nu känner jag att vi behöver ta ett steg till i ledarskapsdebatten och skapa medvetenhet och kunskap om chefens olika roller som hen behöver lära sig att hantera, för att skapa framgångsrika och effektiva team. 

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Chefsrollen och facilitatorrollen

En riktigt bra chef är också bra på att facilitera/underlätta för en grupp att jobba effektivt tillsammans på möten. Låt mig förklara med ett konkret exempel.

Scenario A: Kalle är chef och har samlat sin arbetsgrupp för att diskutera arbetsmiljöfrågor. Han ställer en öppen fråga till gruppen: ”Hur tycker ni att arbetsmiljön här på avd X är?” Frågan landar i en kompakt tystnad, som efter några sekunder bryts av Stina. Hon säger att den är det väl inget fel på i det stora hela, men föreslår inköp av bättre ljudisolerande skärmar mellan borden. Kalle förklarar att då skärmarna köptes in för ett år sen var det den senaste modellen på marknaden, och nu finns ingen budget för att lägga pengar på sådant under det här året. Bengt påtalar försiktigt att det kanske vore trevligt om gruppen återinförde fredagsfikat som helt fallit bort på sistone. Kalle förklarar att den stora kundleveransen ju har tagit mycket tid i anspråk, och nu är en ny order på ingång, vilket förstås är positivt för företaget och bonusen till medarbetarna. Övriga i gruppen är tystlåtna och det känns ganska snart obekvämt i rummet, så Kalle tackar för det som kommit in och går vidare till nästa diskussionspunkt på agendan. 

Scenario B: Kalle är chef och har samlat sin arbetsgrupp för att diskutera arbetsmiljöfrågor. Han inleder denna punkt på mötet med att förklara varför det är viktigt att lyfta denna fråga just nu, och berättar att han hoppas på att mötet ska resultera i en samsyn kring nuläget av arbetsmiljön och förbättringsförslag inom området. Därefter delar han in medarbetarna i mindre grupper om 2-3 personer som tillsammans inbjuds att diskutera hur de upplever arbetsmiljön på avdelningen. De ombeds att skriva ner sina tankar på post-it-lappar som de sedan fäster på en gemensam yta på väggen. Tillsammans går de sedan igenom lapparna och deltagarna får berätta vilka tankar som kommer upp hos dem när de ser detta resultat. Därefter bildas nya grupper som får i uppgift att generera idéer till vad som kan göras för att förbättra den gemensamma arbetsmiljön. Lösningsförslagen diskuteras även dem i den stora gruppen innan de skiljs åt. Resultatet bearbetas vidare efter mötet och lyfts igen under kommande möte för beslut om åtgärder. 

Med scenario B skapar vi ett team där medarbetarna bidrar till att utveckla både verksamheten och teamet. Vi får medarbetare som känner att det är värt att lyfta det som skaver på jobbet, även om det initialt kan kännas jobbigt att göra det. Även den mest tystlåtna kollegan har antagligen på något sätt kommit till tals, genom att skriva en lapp eller svara på en fråga från en kollega i den mindre gruppen. Samtliga medarbetare känner att de blir lyssnade på och att deras bidrag kan göra skillnad. Listan över de positiva effekterna av att agera som i scenario B kan göras betydligt längre, men jag tror det räcker såhär. 

Ledarskapsutbildningar idag saknar oftast konkreta verktyg för hur man stödjer olika typer av diskussioner när man är en grupp. Chefer är för det mesta hänvisade till eget intresse och utforskande av hur man skapar samsyn kring nuläge, genererar idéer, förankrar en värdegrund, sätter mål och handlingsplaner, löser problem, tar beslut i grupp och hanterar motstånd hos medarbetarna. Detta trots att det ofta är det som de ägnar sig åt under mer än hälften av sin arbetstid, alltså på sina möten. 

Bli facilitator – skapa effektiva team

Innan varje möte – fundera på när du som ledare behöver gå in i facilitatorrollen och förhålla dig neutral till innehållet som diskuteras. I scenario A ovan var chefen snabb med att ge svar på tal kring förslagen om skärmar och återinförande av fikastunder. Att snabbt få mothugg i form av fakta om ännu mer inkommande jobb ökar inte lusten att ta tag i det som förmodligen är ett problem i grunden, det vill säga att medarbetare känner att de tappar samhörighet med varandra när de aldrig får tillfälle att pratas vid. Inte heller problemet med överhörning mellan arbetsplatserna fick luftas. Känslan som genomsyrar mötet i scenario A blir snabbt att det inte är någon idé att säga något när varje förslag som kommer fram bemöts av chefen med ”tillrättavisande” fakta. 

I scenario B har chefen däremot tillfälligt lämnat sin chefsroll till förmån för facilitatorrollen. För att gå in i denna mer neutrala roll behöver du vara tydlig med att du växlar hatt nu. Det underlättar om du vid mötets start har berättat att du sitter på två stolar under själva mötet, det vill säga chefsrollen och facilitatorrollen, men att du främst kommer att bidra som facilitator och försöka lotsa gruppen framåt mot bra diskussioner som leder till väl genomtänkta beslut i slutänden. 

Planera noggrant i förväg hur du ska få till en bra process för dialog i gruppen där även de tystlåtna får möjlighet att säga sitt. Slutligen skadar det förstås inte att komplettera ledarskapsutbildningen med en kurs i facilitering!

I del 2 om facilitering ska vi titta närmare på olika tekniker för att öka delaktigheten i möten och diskussioner.