Jag möter upp Allie på ett café i centrala Stockholm. Vi är båda lite tidiga. Vi hälsar och hon frågar mig hur det gick med mina barn som var sjuka innan jul. Vi pratar om helgerna, ledigheten som passerat, om kaffet jag just beställt och om att stämma träff med någon man inte riktigt känner till utseendet.

Ni förstår redan vart jag vill komma. Vi småpratade. Som man gör. Vi, som Allie skulle uttrycka det, ”värmde upp”. Snart glider samtalet in på större frågor och plötsligt har det förvandlats till en intervjusituation. Så enkelt och flytande. Efteråt tänker jag på hur omöjligt det skulle varit att dyka rakt in i intervjufrågorna. Hur kantigt och märkligt det hade blivit. Hur de där första tio minuterna faktiskt var helt avgörande för resultatet av vårt möte.

Allie Edwardsson är föreläsare och businesscoach med fokus på kommunikation och har jobbat över hela världen. Hon har bott i Japan, Frankrike, Schweiz, England…  jag minns inte alla länder och hann inte anteckna.

Men det talar sitt tydliga språk – hon är expert på interkulturella relationer och kommunikation. Det är också det hon jobbar med.  Hon har sett small talk på längden och bredden och sett hur fenomenet fungerar, både här i lilla Sverige och ute i världen. Hit kom hon för 25 år sen och hon började med kursverksamhet och gled snart in på presentationsteknik och mötesteknik med interkulturellt fokus.

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

- Jag har ju engelska som mitt modersmål och det fanns då – och finns fortfarande – stort sug i Sverige efter att bemästra det engelska språket i olika sammanhang. Många vill lära sig mer om hur språket används i förhandlingar och presentationer, till exempel. Det är lätt att skylla på språket, men i själva verket handlar det främst om att förbereda sig ordentligt och fokusera på kommunikation, säger Allie.

Inte struntprat

Allie menar att kallprat eller ”struntprat” är väldigt underutnyttjat. Hon beskriver det som ett sätt att värma upp och något som ger chansen för båda parter att anpassa sig till situationen.

- När det gäller interkulturell kommunikation handlar samtalet ofta om de kulturella skillnaderna. Man känner sig för, hittar fram till kärnan och landar innan man ger sig in i den affär man träffats för att avhandla.

Och det handlar lika mycket om att lyssna som att prata. Allie kallar det för ”listening and learning”, att man får ett helt naturligt tillfälle att få reda på små saker om sin samtalspartner. Den här kunskapen knyter automatiskt ett band mellan individer och startsträckan minskas inför nästa möte.

Allie menar att när man lyssnar, är lyhörd och genuint intresserad av andra människor så blir det helt naturligt att skicka en boll då och då. Spelet hålls igång. Närvaro är a och o. En utmaning är att inte sända när man samtidigt mottar, då missar man lätt värdefull information. I en tennismatch fokuserar man på att ta emot bollen innan man kan skicka den tillbaka över nätet. Likadant måste det fungera i ett samtal.

Viktig del av ledarskapet

Det kan tyckas meningslöst. Rentav slöseri med tid? Sitta och prata om vädret när man kan gå rakt på sak? Men Allie understryker att vi inte bara är vår vänster hjärnhalva utan också reagerar starkt på social stimuli, uppmärksamhet, delaktighet och andra människors engagemang. Som ledare och chef har man mycket att både ge och ta, när det gäller small talk. Förutsatt att man är genuint intresserad av sina medarbetare, kommer man kunna fånga upp enorma mängder information på lunchen, promenaden, fikarasten, i hissen.

- Det är i de här samtalen du genast kan upptäcka vad som driver och motiverar individen. Det handlar om att långsamt ”tassa” in i medarbetarens sfär på ett lagom distanserat sätt, ta reda på om han eller hon åker skidor, lagar mat, gillar skräckfilm.

Det är dessa samtal som blir grunden i den trovärdiga relation man som chef alltid eftersträvar att ha med sina medarbetare. Långsamt bygger man gemensamt upp ett förtroende sinsemellan som är svårt att uppnå på andra sätt. Det är också ett mycket effektivt sätt att ta reda på hur dina medarbetare mår i sin vardag, upptäcka stressyndrom och utbrändhet.

- När du som chef vet hur dina medarbetare fungerar, får reda på vad som intresserar dem, hur de förhåller sig till livet – då håller du på att skapa en riktig och långsiktig relation som sträcker sig bortom den professionellt yrkesmässiga. Du fångar upp en annan människa, vill veta något om henne eller henne – det spelar inte så stor roll exakt vad ni pratar om. Det behöver inte alls bli för privat. Eller som jag brukar säga: ”Intentionen är viktigare än tekniken. Och tekniken är viktig”. Citatet kommer från Mahan Khalsa i boken ”Hjälpa kunder att lyckas”. Det är viktigt att lära sig tekniker, på det sättet kan man bli bättre, både på small talk, men också i sitt ledarskap generellt.

Därför menar Allie att small talk egentligen bara syftar på ämnena man berör, för funktionen är långt ifrån "small". Egentligen borde det heta ”big talk” eftersom det gör enorm skillnad – att bry sig om eller försumma. Och det som slentrianmässigt brukar kallas korridorsnack borde istället får heta nätverkande och beslutsgrundande prat. För det är precis vad det är, menar Allie.

- Många pratar om att komma ”down to business”. Jag menar att det mer handlar om att komma ner i hjärtat som chef! Inte alls bara befinna sig på den intellektuella hjärn-nivån, utan att istället beröra och visa ödmjukhet.

”Go slow to go far”

Small talk tar din tid i anspråk. Men enligt Allie Edwardsson är det välinvesterade minuter. Hon säger ”Go slow to go far”, ett tankesätt som är inspirerat av Harvard Universitys arbete med förhandlingsteknik, och menar att småpratet många gånger gjort att mindre bra projekt eller idéer aldrig nått till de nivåer där de hade kostat företaget stora pengar.

- När vi tidigt i processen tar oss tid att diskutera och analysera, känna på hur det känns, så kan det leda till att vi lägger om planerna vi hade från början. Man upptäcker tankevurpor och fel i god tid.

Men hur fungerar small talk på distans? Idag sker ju mycket av vår kommunikation via digitala tekniska lösningar och istället för att mötas i hissen ser vi en pixlig Skype-bild med märklig läppsynk. Hela situationen manar till att gå rakt på sak innan samtalets bryts. Men det går, menar Allie.

- Säkert känner många igen sig i att ha fått mail där det står ”Skicka mig det och det dokumentet” eller ”Här är agendan för dagens möte”. Det går att göra otroligt mycket mer än så. På några minuter hinner du få ner en trevlig hälsningsfras och ett omtänksamt ”Ha en bra dag!” som avslutning. Mer än så krävs faktiskt inte. Kapa inte det! Det är viktigt.

När vårt samtal börjar röra sig mot sitt slut är min bild av småpratet lite förändrad. Jag kan plötsligt se hur det faktiskt, precis som Allie säger, lägger grunden för många av de samtal jag för i jobbet. Det blir tydligt att det knyter små osynliga trådar mellan individer. Och när jag tänker på hur den här typen av alldaglig kommunikation kan påverka en hel organisation känns tanken ganska hisnande. Hur något så litet kan påverka så mycket.

- Jag brukar jämföra det med ett jättestort lastfartyg som ändrar sin kurs en enda liten grad. På sikt kommer det fartyget, över tid, hamna någon helt annanstans ute på havet. Små förändringar ger ofta större effekt än man kan ana.

Allie Edwarssons tips för small talk med utväxling!

• Förbered dig. Vad kan jag prata om? Fånga upp de små sakerna, bolla tillbaka.
• Rör dig gärna utanför företagets gränser i samtalet. Få fram små unika saker hos individen som du kan relatera till.  
• Kom ihåg! ”Get a clue” och lyssna efter människans små egenheter som du kan lägga på minnet och ta upp nästa gång ni ses.
• Anteckna det viktigaste på visitkortet efter ett möte. Det är vanligt i vissa länder, men inte ofta förekommande i Sverige. Prova!
• Vara i nuet. Var närvarande och lyssna, annars gör du mer skada än nytta. Att framstå som nonchalant dödar vilken relation som helst.
• Hitta one-on-one-tillfällen. Ta vara på möjligheter i vardagen på jobbet att lära känna medarbetarna. Vänta inte på konferensen eller team buildningaktiviteter. Kliv ur komfortzonen och våga hamna i de här situationerna även om du tycker att det är utmanande.
• Kom ihåg att intentionen är viktigare än tekniken! Men tekniken är också viktig...