I ett arbetsliv som präglas av förändring och utveckling, som kan vara svåra att förstå och hänga med i, blir det avgörande att ha ett eget och gemensamt fokus på att öka förståelsen och tydligheten – både kring vad som sker i omvärlden och kring det som händer i organisationen.

Inom KASAM handlar detta om begriplighet. I den här artikeln fortsätter jag att beskriva hur ett fokus på KASAM:s delar – meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet – stärker organisationens förmåga att bli framgångsrik, men framför allt skapar förutsättningar för ett meningsfullt och hållbart välmående i arbetslivet.

Det kan upplevas vara helt omöjligt att ha ”koll på allt” som sker i en organisation, men att fokusera på begriplighet genom tydlighet, förståelse och rätt kunskap är helt avgörande både för produktivitet och välmående i en verksamhet.

Den flyktiga tydligheten

Begripligheten på en större nivå innefattar att ha en förståelse för vilken organisation jag är i. Vad är vår historia? Vad består vår organisation av? Vad gör våra olika avdelningar och hur hänger allt ihop? Lite närmre mig själv handlar begriplighet om att förstå vad som ingår i min roll och vad som förväntas av mig. När arbetsdagen ofta handlar om att jobba med ett avsmalnat fokus på ett specifikt område är det lätt att tappa perspektivet kring vilket sammanhang jag ingår i.

Med ökad specialisering och, ibland begreppsinflation och förvirrande yrkestitlar, kan det vara svårt att veta vad andra i organisationen faktiskt gör och hur det hänger ihop med oss. Behovet av att skapa en begriplighet kring hur vi alla hänger ihop och är beroende av varandra för att driva verksamheten framåt, förbises lätt i det dagliga, intensiva arbetet. Att hålla fokus på vilka vi är bidrar förstås också till en känsla av meningsfullhet. Inom KASAM hänger alla delar ihop och bidrar till varandra.

För att skapa en tydlighet kring vilka vi är behöver både jag som individ och vi som grupp regelbundet reflektera kring vår roll i organisationen. Vad är det just vi gör? Hur hänger det ihop med andra delar av organisationen? Detta minskar också risken för missförstånd och ”vi och dem”-tänk.

Otydlighet - baksidan av våra moderna roller

En stor utmaning i vårt arbetsliv, framför allt i det hybrida, är förmågan att skapa begriplighet – tydlighet – kring vad som faktiskt förväntas av oss i våra roller och i vårt dagliga arbete. Kanske var rollen tydlig när jag började, men förändring i såväl omvärld som i organisationen får likt ringar på vattnet påverkan på vad jag ska göra. Och ju fler människor som jobbar tillsammans desto större sannolikhet att vi har olika bilder och uppfattning om vad och hur saker och ting ska göras.

Otydligheten kan handla om såväl vad som faktiskt ingår i min roll, som är mitt ansvar, men också i vilken omfattning vissa arbetsuppgifter ska utföras. När, hur och i det hybrida också var. För att inte tala om otydliga agendor och förväntningar kring alla de möten vi ägnar tid åt. Ofta finns det en tydlighet någonstans – kanske hos ledningsgruppen, kanske hos chefen och hos kollegan som ber dig att hjälpa till med något. Ju mer senior och erfaren samt ju närmare idéns kärna, desto mer sannolikt att man har koll och med erfarenhet också fingertoppskänsla kring vad som gäller. Men det kan vara lätt att missa att den här begripligheten behöver förmedlas till nya eller mer juniora medarbetare.

Just tydlighet, förståelse och samsyn är något som jag ofta ser brister i organisationer och grupper/team. Det saknas ett regelbundet fokus på att alla berörda har en gemensam bild av vad som förväntas i allt från projekt till just hur ett möte ska genomföras. Detta leder dels till ineffektivitet, då vi till följd av otydlighet prioriterar fel, men även till potentiella konflikter då vi inte förstår varandras arbete och varför vissa saker efterfrågas och ska göras.

Det kan ta emot att vara den som frågar om tydlighet, om vad som egentligen gäller. När det pratas på som om allt är självklart är det viktigt att förstå att så är det oftast inte alls. Lita på att nyfikna frågor kring vad som gäller, vad som hänt, vad andra gör är bland det mest affärsnyttiga du kan bidra med. Tänk om fler ställde fler frågor för att öka begripligheten inom organisationen – det blir väldigt omtänksamt även om dina kollegor. Och vilken potential för insikt, lärande, minskat spekulerande och ökad effektivitet. Fråga tills du och ni vet – det är ett vinnande koncept!

Från stressad chef till inspirerande ledare!

Känner du dig överväldigad i din ledarroll? I så fall är du inte ensam. Med onlineutbildningen Leda mig själv, går du från stress och reaktivitet till självledarskap, fokus och starka teamresultat.

Kolla in vårt specialerbjudande på denna kraftfulla 1-timmesutbildning.

Transformera ditt ledarskap nu!

Otydlighet skapar negativ stress

Att skapa tydlighet kring förväntningar är också avgörande för att skapa förutsättningar för din personliga hållbarhet. Att uppleva otydlighet kan orsaka negativ stress. Många är måna om att göra ett bra jobb, och när det upplevs otydligt vad som gäller chansar man inte på att göra för lite, utan kompenserar gärna genom att göra lite extra. Tar på sig arbetsuppgifter som egentligen inte ingår i ens roll, jobbar övertid snarare än att flagga för att det nu överstiger vad man egentligen hinner med. Förbereder för mycket inför möten, tackar ja till fler möten än man egentligen behöver.

För egen del har jag som medarbetare alltså mycket att vinna på att återkommande skapa tydlighet kring vad som förväntas av mig. Vad som faktiskt ingår i min roll eftersom det troligtvis har förändrats. Vad som förväntas i arbetsuppgifter som jag tar mig an, möten jag deltar i.

Därtill regelbundet zooma ut och ta ett större perspektiv på det sammanhang jag ingår i. När förändringen är beständig blir det avgörande att gemensamt skapa en begriplighet kring vilka vi är, vad vårt fokus är och hur vi hänger ihop med andra. För egen del är en tydlighet kring vad som förväntas av mig avgörande, dels för att skapa förutsättningar för att känna trygghet, dels för att kunna prioritera min tid och mitt fokus och för att kunna uppnå en hållbarhet i arbetslivet.

För att skapa begriplighet, bli god vän med frågorna varför, vad, vem, när och hur och låt dem hjälpa dig och er att stärka er verksamhet och känsla av sammanhang.

Läs de tidigare artiklarna i serien om känsla av sammanhang, KASAM:

Meningsfullhet – svaret på frågan "Varför?” som ledstjärna

Stärk ditt KASAM - ett sammanhang för goda prestationer