Definitionen av ”ohälsosam arbetsbelastning” formuleras så här i föreskriften: När kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Denna obalans blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.

Jag vill gärna att fokus läggs på hur vi skapar hälsosam arbetsbelastning. Det är mycket mer tidseffektivt och det är lättare att genomföra framgångsrikt än att försöka hantera ohälsosam arbetsbelastning. Föreställ dig att du sår en gräsmatta på en jord som är dåligt preparerad, där vissa rötter och en hel del ogräs finns kvar. Det innebär långt mer jobb att försöka reparera det än att starta med en bra grund och jobba därifrån. När det gäller arbetsbelastning fungerar det på liknande sätt. Här följer några nyckelbeteenden från chefer som möjliggör ett hälsosamt fokus. Kärnan i alla punkterna är att vara där som chef, att gå i tät dialog och satsa tid på att lyssna och ställa frågor. Det kommer att betala sig.

Förväntansavstämning. Var tydlig med krav och förväntningar men nöjd dig inte med det, gå mer i detalj in på vad din medarbetare tänker kring och känner om dessa – detta kommer att leda till att medarbetaren sparar en massa energi som kunde ha lagts på funderingar och undringar kring sin egen kapacitet, kring graden av kvalitet som efterfrågas i kraven, kring hur dessa bäst genomförs. Om du som chef möter detta redan i en tidig fas blir det så mycket lättare med uppföljning och återkoppling, det som är nästa punkt.

Återkoppling på prestation. Det är enormt viktigt för de allra flesta att få feedback på att man gör rätt saker och att de görs på ett tillfredsställande sätt. De som eventuellt inte bryr sig har oftast inget emot att få återkoppling heller, så det finns inget att förlora för dig som chef när du ger den. Tänk också på att beröm skapar glädje, stolthet och trygghet. Det kan i sin tur leda till en känsla av att vara värdefull för verksamheten, vilket leder till ökad lojalitet och engagemang. Viljan att prestera blir större. Spiralen vid negativ återkoppling kan gå motsatt väg. Samtidigt är det viktigt att kunna ge även detta naturligtvis, för att visa att en prestation eller ett beteende inte uppskattas - men utan takt och respekt kan det göra mer skada än nytta.

Prioriteringsstöd. Som chef behöver du vara bra på att prioritera din tid så att du inte gör en massa saker som inte behövde göras men missar att göra avgörande saker. Likaså kan medarbetare i dagens ofta mer fria arbetsliv behöva hjälp att avgöra vad de ska lägga fokus på när de har alldeles för många uppgifter. Och det är inte säkert att du som chef vet, men om du kan föra en god dialog där du lyssnar mer än du pratar och ställer nyfikna frågor - samtidigt som du har verksamhetens centrala mål i åtanke - så kan du säkerligen vara till god hjälp.

Motgångssupport. I medgång är det ofta lätt att arbeta, men när en eller flera saker plötsligt inte blir som vi hade önskat, när en kollega får ett uppdrag som medarbetaren själv hade velat ha eller när en kund visar missnöje med ett uppdrag, eller när resultaten och KPI:erna är för dåliga – då blir det svårare. Då behöver du som chef inte påtala det uppenbara, utan snarare finnas där för att uppmuntra och spegla saker som gjorts bra, till exempel ansträngningen inför misslyckandet, eller goda saker som hänt tidigare eller rent personliga egenskaper som medarbetaren blir glad över att bli påmind om. Det du säger då mellan raderna är att det är okej att misslyckas och att du har tillit till att medarbetaren inte önskar att göra det igen. Istället vill du bidra till att medarbetaren hittar energin för en uppstuds efter att ha fallit.

Här kan det också vara effektivt med feedforward, en metod där du tillsammans med medarbetaren fokuserar på hur ni önskar att resultatet ska bli nästa gång. Genom att fokusera på något ni önskar kommer ni automatiskt att i tanken åtgärda det som inte var bra förra gången, men utan att generera de negativa låsningar som kan uppstå vid negativ feedback. Istället finns lusten och viljan och kreativiteten kvar, vilket skapar bättre förutsättningar för ett lyckat resultat. Medarbetaren kan gå ifrån samtalet med dig stärkt och motiverad och fokuserad på att prestera.