Varför agila principer i alla typer av projekt?

Ulf Bengtsson på Wenell Management om de agila projektmetodernas fördelar utanför IT-sfären.

Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | JUNI 2013

Frågan om hur agila metoder kan appliceras på projekt utanför IT-sektorn blir alltmer aktuell. Efterfrågan på mer kunskap kring hur och varför är stor. Vi på Wenell tycker att utvecklingen är intressant och följer den med stor nyfikenhet. Helt klart står att det finns stora fördelar med de agila metoderna – något som även är applicerbart på andra former av projekt. 

Artikel av Ulf Bengtsson

I april och maj anordnade vi på Wenell Management seminariekvällar vid två tillfällen tillsammans med PMI Sweden, just för att lyfta upp frågan till diskussion och visa på såväl nytta som utmaningar med agilt tänkande inom projektledning.

Temat var ”Fungerar agila principer i alla typer av projekt?”, en frågeställning som skapade diskussion och debatt hos de erfarna projektledarna som närvarade. Tommy Olin, Ph. D. och civilingenjör, föreläste och redogjorde också kort kring historiken kring begreppet ”Agile Software Development” som myntades 2001, i samband med att det agila manifestet nedtecknades. Tommy har jobbat många år med komplex produktutveckling och är idag utbildare och kvalificerad rådgivare kring projektledning. 

Agile kan sägas vara ett paraplybegrepp – en uppsättning värderingar, attityder och principer som har visat sig fungera väl också inom projektledning utanför IT-utveckling. Grunden till det agila tankesättet, som det formuleras i manifestet, sätter individen före processerna. Fokus ligger på fungerande resultat och kundsamarbete snarare än dokumentation och kontraktsförhandling, korta cykler med många leveranser och en öppenhet för förändringar under resans gång. Det finns alltså en rad element som skiljer agilt arbetssätt från det mer traditionella projektarbetet.

En av de tyngst vägande anledningarna till att överväga ett agilt arbetssätt är alla de funktioner som utvecklas, men som aldrig används. Studien CHAOS Report från The Standish Group visar att 45% av de funktioner som utvecklas inom IT aldrig någonsin används. Även om annan projektledning inte handlar om att producera en produkt, indikerar ändå undersökningen att även andra typer av projekt lägger ner mycket tid som inte ger någon affärsmässig utväxling.

Det handlar i slutänden om ekonomiska vinster som är mätbara, men det faktum att projektmedlemmarnas motivation och välmående också tycks öka med agila arbetssätt, är minst lika viktigt i sammanhanget. 

En annan viktig anledning till att överväga agila metoder är dagens föränderliga och snabba marknad. Oavsett om du arbetar med produkter eller konsulttjänster blir det allt viktigare att snabbt kunna möta marknadens behov och önskemål. Det inkrementella synsättet som ligger inbyggt i det lättrörligt agila, gör det enklare att se rätt behov och möta upp när det förändras. Det som kravställdes för ett år sedan kan vara obsolet när det väl når marknaden.  När man jobbar med traditionella projektmetoder riskerar man att lägga ner tid och resurser på fel saker. Agila metoder minskar den risken radikalt.

Det finns en rad olika ingångar till att övergå till agila metoder. För den som är nyfiken finns många bra kurser och utbildningar och övergången kan göras gradvis, beroende på projektets utformning och omfattning. 

Den traditionella projektmodellen kan till exempel fungera med en agil ”twist”, där genomförandefasen innebär ett inkrementellt inslag där projektet delas upp i kortare leveranser (som i Scrum-metodens två-fyraveckorsperioder, så kallade ”sprintar”) som sedan utvärderas löpande.

Det är inte alltid rationellt att helt skifta projektmodell, men man kan alltså plocka in de agila inslag som passar och prova under en begränsad tid. Möjligheterna att revidera, anpassa och justera är stora eftersom den lättrörliga modellen innebär stor öppenhet. Det som nu nästan blivit en standard inom IT-sfären, Scrum, har många fasta regler. Men det finns andra grenar av agile, såsom exempelvis Kanban, som ger stor flexibilitet och kan formas direkt efter din verksamhets behov. 

Innan man tar beslut om att övergå eller testa ett mer agilt förhållningssätt i sin organisation, föreslår jag en analys av rådande läge. Kartlägg organisationens behov och lyft fram de utmaningar projektgrupperna lever med idag. I många fall kan agila inslag vara lösningen eller i alla fall skapa ett mer flexibelt angreppssätt. Det finns också en rad olika webbaserade verktyg, mjukvaruprodukter och appar som förenklar och skapar flexibla dokumentationsmöjligheter.

En faktor som kan upplevas som problematisk vid en övergång från traditionell projektledning, kan vara en känsla av osäkerhet som det agila tankesättet har. Metoden växte fram för att befintliga angreppssätt inte kunde, på ett effektivt sätt, hantera förändringar och snabba kast. Det agila synsättet är därför starkt integrerat med tanken att vi lever i osäkerhet.

Oavsett projektmodell eftersöker vi ofta ett visst mått av kontroll och fasta ramar, men ju snabbare tempo vi har i vardagen, desto svårare blir det att jobba linjärt. Det kräver idag nästan mer energi att hålla projektets linje än att driva det framåt. Här kan de agila projektmetoderna verkligen göra en positiv skillnad. 

Det som är metodens styrka kan, som sagt, inledningsvis väcka frustration i projektgruppen. Vi är inte vana att skjuta på beslut i traditionell projektledning, medan den agila metoden snarare uppmuntrar att fatta besluten så sent som möjligt. Risken att man fattar fel beslut ökar nämligen påtagligt om man tar det tidigt i en process och innan man har tillräcklig kunskap. 

Att metoderna fungerar väl utanför IT-sfären är bevisat med exempel både från bilindustrin, byggsektorn, forskning och modeindustrin. Branscherna har olika behov men har lyckats formulera sina utmaningar och hittat agila angreppssätt i stora projekt som visat sig, inte bara lösa deras problem, utan också hitta effektivare sätt att kommunicera med kunder och marknad. 

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Om skribenten

Ulf Bengtsson har under mer än 35 år verkat som projektledare, konsult och utbildare inom Project Management och arbetar sedan 16 år som vd i Wenell Management AB. Wenell hjälper sina kunder att lyckas med sina projekt och driver sedan många år utvecklingen av projektformens tillämpning i näringsliv och samhälle.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill