Vad krävs för att du ska trycka på nödstopp?

Stressigt inför sommaren? Våga släppa taget om det du inte kan påverka.

Hälsa | Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | MAJ 2017

Vad krävs för att du ska trycka på nödstopp?

Vad krävs för att du ska trycka på nödstopp?

Just nu träffar jag väldigt många människor som är bekymrade, stressade och frustrerade över att inte hinna klart allt som måste vara klart. Innan semestern.
Varje år är det många som beklagar sig över att maj månad och tiden fram till midsommar går så fort. Att det är för många lediga dagar. Att det är för många saker som händer samtidigt. Samtidigt med avslutningar i föreningar och skolor så vill vi ju också hinna njuta. Hinna ta den där lunchen, eller gå på det där grillpartyt.

Försommaren bjuder på allt. Äntligen är de här, de vackra kvällarna. Hett efterlängtade efter alla inslag av april-väder. Vi vill ut och njuta.

Ofta blir det för mycket. För många krav och förväntningar som vi ska leva upp till. Så det slår över. För många börjar det med att man inte kan kontrollera humöret. För andra handlar det om att fokusera stenhårt, man blir tyst och på gränsen till asocial. Många märker det inte ens. Stress kan ta sig oändligt många uttryck. Plötsligt en dag så fungerar inte kroppen som den ska. Ibland är det sådant som vi betraktar som småsaker, huvudvärk och ont i nacken eller axlarna. I värsta fall kommer vi inte upp ur sängen.

Stressande yrkesroller

Det finns få roller som är så extremt leveransorienterade som projektledarrollen. Från den sekund vi startar ett projekt så har vi lösningen, och hur vi ska komma dit, i vårt fokus. Risken för alltför hög stressnivå är stor.

Inför sommar och semestrar försöker vi planera så att allt ska vara klart, men många gånger kör det ihop sig. Vi jobbar full fart under hela våren och ändå så hinner vi inte.

Orsakerna till förseningarna varierar, men alltför ofta handlar det om bristande resurser. Eller snarare organisationens oförmåga att prioritera. De som styr verksamheten och har till ansvar att planera resursbehovet har ofta en övertro på att allt ska lösa sig ändå. Det gör det ofta också, för att många anställda är lojala och ställer upp långt utöver vad de borde, sett utifrån deras hälsa.

Alltför ofta far människor illa. Och värst går det för dem som är ambitiösa, tycker att jobbet är roligt och verkligen anstränger sig för att göra ett riktigt bra jobb. Trots att arbetsuppgifterna är alltför många och att tiden inte räcker till. Trots osäkerheten om vart andra pågående aktiviteter eller projekt ska ta vägen, och hur det kommer att påverka det egna projektet. Den där oron tär på individen.

Att inte veta, eller att behöva planera för två ytterligheter i sitt arbete kostar på. Om organisationen fattar det här beslutet så gör vi lösning A, men om man fattar ett annat beslut måste vi göra lösning B. Beroenden till andra pågående projekt kan dränera medarbetarna på energi.

”Det handlar om förhållningssätt”, sa en person till mig. Och javisst, det gör det. Det handlar om hur mycket tankar och känslor vi lägger på att fundera kring vad som händer om man gör si eller så. Och hur inlåsta vi känner oss i den här situationen.

Att inte kunna fatta det allra bästa beslutet för projektet kostar på. Att inte kunna göra något alls utan behöva vänta för att det projekt som har högsta prioritet inte levererar något svar, kan vara förödande för en redan hårt ansträngd medarbetare.

Det är inte alldeles enkelt att förhålla sig neutral i sina tankar och känslor när tidplanen för projektet kräver att man gör ett val den närmaste veckan, för att lösningen inte ska bli alltför kostsam. Det går naturligtvis alltid att backa i valet av lösning, men ju senare vi ändrar oss desto högre blir förstås kostnaden.

Släpp taget

När direktiven från det högst prioriterade projektet dröjer behöver vi jobba med vår acceptans. Släppa vårt stora ansvarstagande, och överlåta konsekvenserna på ledningen. Oavsett hur mycket vi springer, eller hur mycket vi funderar, för att lösa problemet, så är våra förutsättningar att lyckas i det arbetet mycket små.

Vi blir lätt känslomässigt engagerade i våra projekt och vill värna det till varje pris. Somliga projektledare behandlar projektet som sin egen baby. När starka känslor är inblandade så fungerar inte vår hjärna optimalt. För att tänka klart och fatta de bästa besluten behöver vi avskärma oss känslomässigt, och inta ett mer objektivt synsätt.

Genom att jobba på vår förmåga att inte vara så engagerade och associerade med uppgiften, utan istället inta en mer dissocierad position, så ökar vår förmåga att bedöma situationen mer neutralt.

Som projektledare är du ansvarig för att hålla projektets budget, det är sant. Men det är också sant att beställaren och uppdragsgivaren är ytterst ansvarig för projektet. Självklart har du i ett tidigt skede tydliggjort konsekvenserna av den här uppkomna situationen (försening med x veckor och ökad kostnad med y kronor). Du behöver vara tydlig med att du inte har möjlighet (eller för den delen mandat) att göra något åt situationen. Den är som den är, med de beslut om prioriteringar som fattats.

Ett sätt att minska sin stress, och även sin oro, är att ändra sitt förhållningssätt till det som händer i tillvaron. Lägg ditt krut på de frågor där du kan påverka och jobba på att lära dig att acceptera de andra. Tryck på stoppknappen och acceptera att ”det är som det är”.

Elisabeth Kamél

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Hälsa
  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Tips

När du vill träna på att dissociera dig så kan du tänka att du är ”flugan på väggen” i situationen, så att du intar en annan synvinkel som är mer neutral. Ett annat sätt är att tänka dig att du zoomar in respektive zoomar ut ur situationen. På så sätt får du tillgång till fler synsätt.

Fler och liknande övningar hittar du i min bok Effektiv projektkommunikation: Nyckeln till projektets framgång (utgiven av Liber 2017).

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill