Så lyckas du med medskapande konferenser

Viktigt att blanda upp envägskommunikationen med mer interaktiva inslag.

Kommunicera | ARTIKEL | JAN 2017

Allt fler inser fördelarna med medskapande möten och konferenser. Undersökningar visar att deltagarna förstår, minns och gör betydligt mer efter en konferens där de själva varit aktiva jämfört med en konferens där de har varit passiva och bara lyssnat på chefer, föreläsare och paneler. Dessutom är känslan i en konferensdag där deltagarna lyssnat passivt, allt annat än modern. I den här artikeln visar jag på ett antal fallgropar och framgångsfaktorer för hur du hanterar mötet mellan modern konferensteknik, deltagare, arrangör och dramaturgiska förutsättningar. Artikeln bygger på att du som arrangör har tillgång till en mötesapp eller liknande teknik som möjliggör anonym interaktion och delaktighet.

Blanda föreläsningar och presentationer med interaktion

Tänk på helheten. Blanda föreläsning och presentation med olika typer interaktion. Undvik envägskommunikation som är längre än 15 minuter. Efter 15 minuters lyssnande klarar väldigt få människor av att ta in särskilt mycket ny kunskap. Bryt då av och låt deltagarna bearbeta informationen.

Det kan ske genom snabba mentometerfrågor där de till exempel får prioritera tänkbara konsekvenser av det de hört, eller så kan kan de själva i fritext formulera vilka konsekvenser de kan komma på som en följd av det de just hört. Det sistnämna ger förutom ökat lärande även dig som arrangör kunskaper om hur dina deltagare resonerar i den aktuella frågan.

Låt aldrig dina deltagare sticka in frågor under en pågående presentation

När du arbetar med en mötesapp eller något liknande interaktionsverktyg så bör du aldrig låta deltagarna skicka in frågor löpande under en presentation. Det finns flera goda skäl till det. Dels så klarar de allra flesta människor inte att lyssna och samtidigt formulera en skriven fråga. Det gör att deltagarna missar en stor del av det som presenteras – kanske det de vill fråga eller kommentera.

Det är också så att flödet in med frågor och kommentarer blir litet och energin i rummet låg. Avsätt istället 2-5 minuter efter presentationen för deltagarna att formulera kommentarer, reflektioner och eventuella frågor. Svara sedan direkt på ett antal av dessa. Meddela när och hur de får svar på de som du inte hinner kommentera på plats. Kanske ska ni ha en enkel FAQ i mötesappen eller på ert intranät eller webplats?

Ställ frågor som är krävande att svara på

Respektera din målgrupps kunskaper genom att ställa frågor till dem som är utmanande och som får dem att tänka efter och bearbeta den information de just fått. Frågorna du ställer till deltagarna får därför inte vara för enkla att svara på. Om de är för enkla så kommer du som föreläsare och/eller arrangör att framstå som om du underskattar deras kunskaper.

Ställ frågor som är enkla att förstå

Lika viktigt som att frågorna inte får vara för enkla att svara på är att frågorna inte får vara svåra att förstå. Arbeta därför igenom alla frågeformuleringar noga så att de blir tydliga. Om du arbetar med mentometerfrågor så måste svarsalternativen formuleras kort och kärnfullt. Generellt så bör inga svarsalternativ vara längre än 50 tecken.

Det tar annars för lång tid att läsa och jämföra olika svarsalternativ. Poängen med en mentometerfråga är ju ofta att bryta av presentationen med en snabb interaktion för skapa ökat engagemang, energi och lärande eller för att arrangörer eller föreläsare snabbt ska få en uppfattning om hur målgruppen resonerar i en viss fråga.

Värdera inte deltagarnas svar från scenen

Genom att hissa enskilda förslag eller tankar så riskerar vi att andra deltagare upplever att du som arrangör inte tycker att deras synsätt eller reflektion är rätt, bra eller viktig. Det dränerar energin. Hissa istället helheten. Visa tacksamhet för allt som deltagarna skickar in även om du inte svarar på eller kommenterar alla frågor, förslag och tankar.

Moderatorns egna frågor är inte viktigare än deltagarnas

Om du till exempel låter deltagarna skicka in frågor till en panel eller till olika föreläsare, så se till att så många som möjligt av dessa ställs till panelen eller föreläsaren. Även om moderatorn har förberett frågor så blir det mer relevant för deltagarna om samtalet faktiskt handlar om det som de vill veta. Dessutom upplever deltagarna det som en förolämpning om vi uppmanar dem att skicka in frågor utan att vi ställer dem.

Använd inte kaffepausen för styrda samtal

En av de stora behållningarna med möten och konferenser är alla de spontana möten som uppstår mellan deltagare. Ofta har de massor att prata med varandra om. Låt dem göra det i pauser av olika slag. Att försöka motverka det här helt naturliga sättet att interagera är nästan alltid både dumt och svårt.

Om du av tidsskäl eller av annan orsak ändå verkligen vill att de ska diskutera och svara på en viss fråga under en paus så krävs minutiös planering och stenhård styrning. Du kommer att behöva informera om vad deltagarna ska göra före pausen och påminna flera gånger under pausen. Du måste även logistiskt styra dem genom att till exempel servera kaffe på varje ståbord eller vilken dukning du nu har. Om grupperna ska bildas och samtidigt fara runt och hämta saker på till exempel en buffet så kommer du att få problem.

Var tydlig och energifylld när du ber deltagarna svara på frågor

Inget blir sämre än interaktion där moderatorn eller den som ber deltagarna svara på frågor är antingen otydlig eller energifattig. Du som ställer frågor behöver utstråla energi och vara tydlig med vad du förväntar dig av deltagarna. Vad ska de svara på? Ska de prata med varandra? Hur lång tid har de på sig? Hur ska de svara på frågorna? Ska de formulera svaren på något speciellt sätt? Och påminn dem, gärna flera gånger om, att det till exempel är dags att skicka in svaren på sina frågor.

Låt dina deltagare vara anonyma

Om dina former för interaktion inte tillåter anonymitet så kommer du inte att få ärliga svar och verkliga frågor. Istället kommer några av deltagarna att passa på att använda workshopen som ett sätt att profilera sig och sina synpunkter. Många kloka, men kanske lite blyga deltagare kommer att välja att vara tysta och deras idéer eller tankar går förlorade. Om det finns skeptiska tankar så kommer dessa ej att komma fram och du kommer att fortsätta utifrån en felaktig bild av hur dina mötesdeltagare resonerar.

Var transparent

Det är väldigt sällan som deltagarna skickar in negativa eller överdrivet ifrågasättande kommentarer. Efter att ha genomfört många hundra sådana här evenemang så har jag bara vid två tillfällen sett att deltagare skickar in personkritik. Båda dessa har varit i starkt politiska sammanhang med politiska motpoler närvarande. Så censurera inte det som dina deltagare skickar in. Du som arrangör vinner alltid på att våga visa och kommentera allt som kommer in.

Tommy Brotte

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Kommunicera

Dela:

Om skribenten

Tommy Brotte är grundare av företaget Interaktiva Möten som erbjuder konferensappar och rådgivning kring medskapande mötesformat. Tommy har mer än 25 års erfarenhet av evenemang och konferenser.  Han är också kursansvarig för event- och mötesutbildningen på Berghs School of Communication. Tommy brinner för att skapa engagerande och effektiva möten som ger bestående intryck.

Läs mer här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill