Medarbetardrivna innovationer kräver långsiktig struktur

Motala kommun vill införa en systematik för medarbetardrivna innovationer: ”Viktigt att strukturen finns kvar när projektgruppen försvinner.”

Ledarskap | Innovation | ARTIKEL | SEP 2015

Kirsi Mikkonen, Innovation

Kirsi Mikkonen, Innovation

Många kommuner och offentliga verksamheter uttrycker intresse för medarbetarskap kopplat till innovationer, men långt ifrån alla går från ord till handling. I Motala kommun har man bestämt sig för att göra slag i saken och införa en struktur och systematik för medarbetardrivna innovationer. För att lyckas satsar man bland annat på att lyfta fram goda exempel. Ledarskapet spelar också en avgörande roll, säger projektledare Kirsi Mikkonen.

Motala kommun har fått 2,5 miljoner kronor av Vinnova för att fram till 2017 genomföra ett projekt vars syfte är att systematisera medarbetardrivna innovationer. Kirsi Mikkonen, som har en examen i projektledning och har arbetat i såväl privat som offentlig sektor, kommer att leda projektet. Hon berättar att vägen från idé till genomförande har varit lång.

– Det började egentligen för flera år sedan när socialförvaltningen deltog i ett projekt som handlade om produktförnyelse inom vård och omsorg. Det skulle bygga på idéer från medarbetarna. Det ledde till att det även började komma in en massa andra idéer som rörde helt andra delar av kommunens verksamhet, berättar Kirsi Mikkonen.
– Socialförvaltningens arbete gav så bra resultat, att initiativ togs för att göra en bredare satsning på medarbetardrivna innovationer. Sedan dröjde det flera år av olika anledningar, det har varit en knöglig väg fram till att projektet startade. Men nu är vi igång sedan hösten 2014.

Projektgruppen, som ska finnas med fram till 2017, lägger främst fokus på fyra områden som är avgörande för att lyckas med innovationsarbetet i kommunen och få det att hänga ihop med övriga delar i verksamhetsutvecklingen. Det handlar om goda exempel, kompetenshöjande insatser, kreativa miljöer samt långsiktig organisering och struktur.

Goda exempel – och misslyckanden

Att lyfta fram goda exempel på medarbetardrivna innovationer är väldigt viktigt för att skapa rätt typ av kultur på arbetsplatsen, menar Kirsi Mikkonen.
– Där har vi också lärt oss att det inte räcker att lyfta fram själva resultatet. Det finns en efterfrågan på att framhålla gott innovationsfrämjande ledarskap. Sedan gäller det ju dessutom att ha mod nog och en tillåtande kultur för att berätta om de gånger då man har misslyckats. Då vågade man pröva och lärde sig av det, säger Kirsi Mikkonen.

Därutöver ger arbetet på förstaenheterna svar på vilka kompetenshöjande insatser som behövs för medarbetare och chef, samt vilken påverkan den fysiska arbetsmiljön har på kreativiteten.

Ett systematiskt arbete kräver också en struktur som hjälper medarbetarna att efterfråga, utveckla och prioritera idéer.
– Vi inför bland annat ett webbaserat stöd för att inte tappa bort idéer som kommer in och för att hantera dem på rätt plats i organisationen. Ett interaktivt webbstöd ska kunna användas för att utveckla en idé vidare. Där ställs frågor man behöver svar på och ges tips kring metoder och hur andra har arbetat, säger Kirsi Mikkonen.

Långsiktighet och ledarskap

Men framför allt handlar det om att implementera det nya arbetssättet i organisationen på ett sätt så att det blir varaktigt.
– När det gäller strukturen så måste vi titta på hur man kan hålla i arbetet på längre sikt. Målet är att det inte ska märkas när vi plockar bort projektgruppen. Vi kan göra många bra saker under projekttiden, men det krävs att ledningen tillsätter resurser för att fortsätta arbetet systematiskt under flera år.

För att lyckas långsiktigt med medarbetardriven innovation måste man också ha ett gott ledarskap, understryker hon. Ledarskapet är helt avgörande för innovationsarbetet.
– Ledarrollen innebär makt att tilldela resurser i form av tid och pengar. Som ledare har man också makt över hur strukturen för innovationsarbetet ska se ut, säger Kirsi Mikkonen, och fortsätter:
– Samtidigt är det självklart viktigt att man som ledare också vågar släppa vissa processer och se vad som kommer ut av det. Jag tycker också att man borde prata mer om medarbetarskapet och hur viktigt det är. Vid tillfällen som rekryteringar, medarbetarsamtal, lönesamtal och val av de goda exempel vi framhåller har vi en möjlighet att betona ett aktivt medarbetardeltagande.

Innovativ myndighetsutövning?

En fråga som uppstår är förstås också hur goda förutsättningar det finns för medarbetardriven innovation i offentlig sektor. Kan man vara innovativ i en myndighetsutövande verksamhet, med alla regler och krav som det medför?
– Ja, det kan man. Tänk på e-tjänster, bokbussar, samverkan mellan kommuner i vattenfrågor, initiativ till innovationsfrämjande upphandling. Det finns massor av möjligheter till förbättringar och innovationer i våra processer, säger Kirsi Mikkonen, som tycker att man ibland överdriver skillnaderna mellan privat och offentlig sektor:
– I grunden handlar det om människor som tillsammans ska utföra någonting. De påverkas av och formar strukturen och kulturen de arbetar i. Det som skiljer är väl att offentlig sektor har pengar som medel och service som mål, och det påverkar ställningstaganden naturligtvis. Men båda sektorerna har ju en kund i slutändan.

”Fortfarande flummigt”

Arbetet är påbörjat på åtta förstaenheter från olika verksamhetsområden för att hitta best practice för en systematik. Det kan ge bra lärdomar inför att implementeringen ska göras i hela organisationen nästa år.
– Men det tar tid – det här projektet är fortfarande flummigt för många av medarbetarna, även om det långsamt börjar bli mer konkret nu.

Målet är att samtliga ska ta del av det nya arbetssättet och börja arbeta så, förklarar hon. Motala kommun behöver också ha en plan för hur man ska fortsätta hålla i strukturen när projektgruppen försvinner 2017.
– Det handlar bland annat om att tilldela roller som ska bära det här arbetet och utveckla det ännu mer. Jag hoppas på ett beslut om stödresurser som snabbt kan sättas in på enheter där man behöver komma vidare med idé-och innovationsarbete och verksamhetsutveckling i sin helhet. Allt det här kommer att ta flera år efter projekttiden – men nu känner jag att fler och fler börjar förstå vad ledningen vill åstadkomma och vad som krävs för det, säger Kirsi Mikkonen.

Kirsi Mikkonen är en av talarna på Innovation 2015 som äger rum den 12 oktober i Stockholm.

Einar Wiman

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap
  • Innovation

Dela:

Andra har också läst

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill