Kan själv…

”Facilitatorns förhållningsätt är att tydligt skilja mellan sak- och processfrågor.”

Ledarskap | ARTIKEL | MARS 2014

Kan själv... Move Management

Kan själv... Move Management

I artikeln Inte ett möte till... skrev Alexandra Thomas och Jonas Roth om skillnaden en god facilitering kan göra för att få fram potentialen i alla individer som deltar i mötet. Den här gången går artikelförfattarna djupare in på facilitatorns roll - när behövs en extern blick och när är det bättre att du utför jobbet själv? Behöver man alltid ta in en extern neutral facilitator? Inte alls, menar artikelförfattarna. Men det beror på mötets syfte.

Vad är en facilitator egentligen?

Ordet facilitator är lånat från engelskans facilitation, som betyder ”att göra lättare”. En facilitator är neutral i själva sakfrågan och har ingen beslutsmakt i ämnet. Hen är helt enkelt inkallad för att hjälpa gruppen att nå ett överenskommet resultat. Gruppen har expertisen, medan facilitatorn svarar för själva mötesprocessen, grupprocessen och för att målet nås.

Går det då att facilitera sitt eget team? Ja absolut, men då är du inte en ”facilitator” i ordets ursprungliga bemärkelse. Däremot använder du dig av facilitativa färdigheter i ditt team, vilket kan vara nog så värdefullt.

Facilitera själv eller?

När är det då läge att kalla in en oberoende facilitator? Det kan vara när du vill kliva ur din roll som ledare och till 100 procent koncentrera dig på mötesfrågan. Detsamma gäller om det är komplexa frågor som ska lösas, om gruppen har en stökig historia eller om gruppen är stor.

Jonas Roth
Det finns många fördelar med att du själv faciliterar din grupp: du är insatt och du känner deltagarna. Men var medveten om att din roll som ledare påverkar diskussioner, beslut och i slutändan resultatet.

Om du som ledare vill arbeta med ett facilitativt förhållningssätt ska du tänka på tre saker:

  1. Ditt förhållningssätt till gruppen,
  2. Din kommunikation,
  3. Dina verktyg.

Ditt förhållningssätt till gruppen

Facilitatorns förhållningsätt är att tydligt skilja mellan sak- och processfrågor. Facilitatorn lägger sig inte i själva sakfrågan utan arbetar med grupprocessen (energi, motivation, konflikt etc) och mötesprocessen (nå mål, ta beslut, göra det man ska etc).

Sak (Vad)

  • Ämnet under diskussion
  • Uppgiften
  • Problemet som ska lösas
  • Besluten som tas
  • Agendan
  • Målen

Process (Hur)

  • Metod och tillvägagångssätt
  • Att målet för mötet nås
  • Upprätthållande av relationer
  • Verktyg som används
  • Regler och normer i mötet
  • Gruppdynamiken
  • Klimatet

Som ledare har du visserligen intresse i både sakfråga och i beslut - och har ofta även beslutsmakt. Men det kan vara nyttigt att inte alltid lägga sig i, utan våga backa och låta gruppen jobba mer. Kanske når du helt andra resultat?

Kommunikation

I ett möte eller i en grupprocess utnyttjar facilitatorn gruppens energi för att frigöra gruppens potential (grön), samtidigt som han eller hon använder sin egen energi (röd) för att skapa riktning och nya öppningar.

Ett exempel på en “grön” färdighet är att hitta en gemensam plattform i gruppen, dvs ett avstamp där gruppmedlemmarna är eniga, snarare än oense. Ett exempel på en ”röd” färdighet är när du som facilitator inspirerar gruppen, genom att måla upp positiva framtidsvisioner som mötesdeltagarna kan hämta kraft ur. Alla tio färdigheterna i modellen går att öva upp och medvetet använda för att få gruppen att nå uppsatta mål med bibehållen energi och engagemang.

Unknown photo imported from Drupal

 

 

 

 

 

 

 

Verktyg

Det viktigaste som facilitator är att använda rätt teknik vid rätt tillfälle och för rätt syfte. Att använda metoder rakt upp och ner - utan tanke och fingertoppskänsla – gör oftast ingen nytta, och är ett bra sätt att slösa tid och dränera motivation.

Det finns hyllmetrar med böcker om faciliteringsmetoder och verktyg/tekniker. Du har säkert dina egna favoriter. Här kommer tre av våra favoriter som är enkla att använda:

Alexandra Thomas
För gott samarbete och fokus – Spelregler och P-plats

Spelregler finns alltid när människor samarbetar – ibland som öppna kort, ibland under ytan. Vi jobbar med öppna spelregler. Enkelt utryckt handlar spelregler om hur vi ska samarbeta. Oftast handlar det om rätten att säga din åsikt, att bli lyssnad på, respekt och hänsyn. Men också hur vi håller tider, sekretess, arbetsmetoder och uppslutning kring beslut.

Bra spelregler:

  • är tydliga, raka och enkla
  • är kända och förankrade i gruppen
  • ärvs inte automatiskt av nya medlemmar
  • består av hela meningar
  • använder gärna ordet ’vi’ som förpliktar
  • hålls levande och finns nedskrivna och tillgängliga

P-plats är helt enkelt ett blädderblocksblad där man skriver ner frågor och idéer som är viktiga för gruppen, men som inte passar in på syftet för det aktuella mötet. P-platsen är ett bra sätt att uppmärksamma idégivaren, utan att låta mötet driva iväg i fel riktning. Glöm inte att hantera punkterna på P-platsen innan mötet är slut.

Kraftfältsanalys – en handlingsinriktad metod

Låt säga att gruppen du leder behöver utveckla sina samarbetsformer. Ni har försökt ta tag i frågan tidigare men inte riktigt kommit i mål. Kraftfältsanalysen analyserar problemet och föreslår aktiviteter – allt i samma övning.

Inled med att identifiera de krafter som hjälper gruppen att utveckla samarbetet, lista sedan krafter som hindrar er utveckling. Därefter skapar ni aktiviteter som maximerar de drivande krafterna och minimerar de hindrande krafterna. Resultatet blir en aktivitetslista som leder er i mål.

Utvärderande metod – After Action Review

After Action Review (AAR) kommer ursprungligen från den amerikanska armén där den fungerade som ett utvärderingsverktyg efter en insats. Men den fungerar också som en enkel metod för att utvärdera ett projekt, en aktivitet eller ett möte.

Fyra enkla frågor:

  1. Vad var det vi skulle åstadkomma?
  2. Vad hände egentligen?
  3. Varför hände det?
  4. Vad kan vi göra annorlunda nästa gång?

Ägna 25% av tiden  till fråga 1-2, 25% till fråga 3 och 50% av tiden till fråga 4.

Återigen, det är facilitatorn - du själv – som är det viktigaste verktyget när du arbetar med grupper. Ditt sätt att kommunicera, ingripa och förhålla dig till gruppen/ämnet har större betydelse och påverkar mer än alla metoder i världen.

Samtidigt kan rätt metod vid rätt tillfälle bidra till engagemang, delaktighet, effektivt lärande, snabbare beslut och inte minst kreativitet. Utmaningen är att veta vilken metod som ska användas när och för vilken grupp. Detta kräver både omdöme och erfarenhet.

Unknown photo imported from Drupal

I den tredje artikeln i denna serie går vi in på facilitatorns förhållningsätt till en grupp och hur du kan hantera gruppdynamik och dig själv i lite tuffare mötessituationer. Vi vill visa på hur några grundprinciper hjälpa dig att hantera de flesta situationer och skapa tillit och transparens i gruppen.

Här hittar du första delen i artikelserien - Inte ett möte till...

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Ledarskap

Dela:

Om skribenterna

Alexandra Thomas är regionchef och konsult på Move Management. Hon är legitimerad psykolog med ett stort intresse för mänskligt beteende, ledarskap och kommunikation. Jonas Roth är vd och konsult på Move Management. Jonas har bred industriell erfarenhet i kombination med en doktorsexamen i organisationsteori och en passion för att utveckla organisationer, grupper och individer. Båda är erfarna facilitatorer och jobbar både i Sverige och internationellt med facilitering.

Mer information om Move Management hittar du här.

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill