En kvart om dagen – sätt medarbetaren i fokus

Annika Strömsten och Maria Forsgren, Wenell: "Att medvetet avsätta en stund till sina medarbetare, har visat sig vara välinvesterad tid om du vill skapa värde genom andra."

Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | NOV 2015

Tänk dig att du från och med imorgon skulle avsätta en kvart om dagen åt – andra. Eller närmare bestämt, åt vad dina medarbetare gör, hur de tänker, lägger upp sitt arbete, löser problem. Ditt uppdrag är att vara så nyfiken som möjligt på ett uppriktigt sätt – och lägga undan din egen agenda och förslag på lösningar en liten stund. Sannolikt gör du redan en del av detta – men troligen inte fullt ut. Vill du lära dig hur du kan förändra det? Här kommer en rad användbara metoder.

När du intresserar dig för vad någon gör finns ofta en uppgift att utföra eller ett problem som ska lösas i bakgrunden. Det vi beskriver är att bara lyssna på och intressera dig för dina medarbetares perspektiv. Denna kvart är du inte där för att be dem utföra något speciellt eller tala om hur du ser på saken. Du är bara – där.

Låter det som slöseri med tid? Ja, det här kan kännas ovant. En del tycker att det låter flummigt eller som bristande styrning. Men det är tvärtom! Att medvetet avsätta en stund till sina medarbetare, har visat sig vara välinvesterad tid om du vill skapa värde genom andra. Och då menar vi värden såsom högre kvalitet och lägre kostnader.

Genom denna form av icke-värderande uppmärksamhet, ökar du chansen att dina medarbetare känner sig betydligt mer motiverade. Människor trivs bättre och upplever högre grad av inflytande när deras ledare tar del av vad de gör, de bli ”sedda” som det heter.

En del behöver mer av det och andra mindre, men din uppmärksamhet kommer att påverka deras prestation.

Dessutom får du förstås mängder av viktig information som gör att du kan fatta bättre beslut. Det gäller inte minst dem som jobbar självständigt eller är experter. Nu vet du i högre utsträckning vad och hur de gör (åtminstone på en viss nivå), istället för att tro dig veta. Du kan fånga upp bra idéer direkt och upptäcka fiffiga saker som görs i det tysta men också korrigera när det behövs.

Se upp för pekpinne-fällan

Men tänk om ”kvarten” uppfattas som att granska, kontrollera, lägga sig i? Ja, risken finns om den förvandlas till ett forum för kritiska kommentarer eller pekpinnar. Då blir det mer av att gå runt och störa.

Därför är det oerhört viktigt att du bannlyser egna tillrättavisningar under denna kvart. Det är lättare sagt än gjort att hålla tillbaka lusten att inflika en kommentar eller berätta utifrån egen erfarenhet. Dina medarbetare kan också ha dåliga erfarenheter sedan tidigare. Räkna med att de till en början kan vara lite avvaktande, det är nu ditt jobb att se till att de får nya positiva erfarenheter. 

För att öka chansen att lyckas och för att veta vad du ska göra under kvarten, har vi satt ihop ett programförslag (se nedan). Du behöver schemalägga tiden hårt och hålla dig till vad vi föreslår under din ”ledarkvart”, för att den ska fylla den funktion vi är ute efter.  Du ska också hålla utkik efter vilka effekter ditt agerande har på andra och lära av detta. Det är vad dina medarbetare gör som är ”facit”, inte alltid deras spontana reaktion, men det som händer efter ett par timmar och dagar.

Schemalägg 15 minuter/dag måndag - fredag

För att säkerställa resultat arbetar du i loopar där du ägnar måndagens kvart åt att planera veckans kvartar, övar under veckans tre mellersta dagar och summerar lärdomarna på fredagen. Måndags- och fredagskvartarna – med enbart egen planering och reflektion – är en lika viktig del av programmet.

PRAO hos dina medarbetare

För att hjälpa dina medarbetare att förbättra sin prestation, behöver du veta hur de tar sig an sina arbetsuppgifter och hur de påverkar sin omgivning.

Vår rekommendation är att du ägnar din kvart till att samla fakta och göra observationer för att få en inblick i hur de agerar. Din uppgift är att intressera dig – helt och fullt för det individer gör och säger.

Lägg bokstavligen undan dina egna dokument och din dator/mobiltelefon för att istället ta del av dina medarbetares vardag.

Konsten att hålla inne med egna lösningar

Det du gör är en kombination av tydlig struktur (där du har kommandot) och lyssnande (där du är helt öppen för det innehåll som dyker upp). Ett vanligt misstag är att alltför snabbt föreslå lösningar och utgå från egna erfarenheter. Det kan ibland också vara det som förväntas av andra.

Men denna stund av uppmärksamhet kan innebära träning i att göra tvärtom. Håll dig därför till två verbala tekniker, ställ öppna frågor och summera.

Öppna frågor = frågor som uppmuntrar till längre svar och som är svårare att svara ja/nej på (i kontrast till slutna frågor där syftet är att bekräfta eller ge specifik information.) Exempel på öppna frågor: ”Vad vill du att rapporten ska leda till? Hur kom det sig att du valde just det temat? Hur la du upp arbetet?”

Summera – att sammanfatta information som den andra sagt för att säkerställa att du förstått, ringa in det viktigaste eller gå vidare. Om du summerar ofta, undviker du oklarheter och onödiga missförstånd.

Hur vet du att det fungerar?

Du har chans att göra dina medarbetare nöjdare och mer motiverade att prestera. För egen del, bör du kunna ge bättre stöd åt dina medarbetare och veta vad du ska prioritera.

Effekter att spana efter under första veckorna är att dina medarbetare är mer bekväma med din närvaro och att du får information som hjälper dig i ditt arbete under övrig tid. Med en kvart om dagen bör du kunna se skillnader redan efter några veckor, även om du redan gör mycket som är bra.

Se det som ett träningsprogram

Testa träningsprogrammet i en månad och utvärdera sedan. Största delen av din tid fortsätter du alltså som vanligt men - under en kvart per arbetsdag, 15 minuter 5 dagar i veckan – lägger du ifrån dig allt annat och följer programmet.

Det är mindre än 3 procent av din arbetstid om du jobbar heltid så det kan vara värt ett försök.

Veckoprogram, en kvart om dagen

Måndagar: planera i detalj

På måndagens kvart, lägger du ett schema för veckans kvartar: Vilka ska du ta kontakt med denna tisdag, onsdag, torsdag? Det kan vara en eller flera personer, samma eller olika team/person under veckan beroende på hur arbetsplatsen/gruppen ser ut.
•    Boka in exakta klockslag med den/de som är berörda.
•    Skriv ner öppna frågor anpassade till situationen/rollen

Tisdag-torsdag: tre olika sätt att monitorera

Att följa dina medarbetare (monitorera) har olika karaktär under de tre veckodagarna:

Tisdag: Prata om arbetet: Promenera iväg till medarbetare som sitter fysiskt nära. Ring eller ha videomöte om de sitter långt borta.
Onsdag: Stå bredvid: Be att få sitta med på en del av ett möte som din medarbetare håller i, lyssna på en del av en presentation eller se på när de utför en uppgift och ställ frågor
Torsdag: Ta del av resultat: Studera en produkt som någon tillverkat, läs ett dokument som någon skrivit eller titta igenom hur de fyllt i en mall.

Tänk på

•    Ställ öppna frågor och lyssna på hur de prioriterar och löser problem. Kontrollera att du uppfattat rätt.
•    Håll inne med tillrättavisningar/åsikter om vad de borde, även om de skulle göra annat än du förväntat dig. Korrigeringar sparas till senare (om de inte är av akut karaktär). Det är viktigt att dina medarbetare känner sig uppmuntrade att berätta/visa.
•    Avsluta med att tacka och summera vad du tar med dig. Om det är något som du vill återkomma till, kom överens om när.
•    Om det dyker upp feedback till dig, bara lyssna och försök förstå. Dina egna synpunkter sparas till ett senare tillfälle.

Fredagar: summera lärdomar

På fredagens inbokade kvart, summerar du för dig själv vad du fått med dig och hur du ska gå vidare. Sätt timern på mobilen och sätt igång:
•    Bakåt: Vad behöver följas upp? Vilka goda insatser/idéer har du fångat upp?
•    Framåt: Vad ska prioriteras under nästa vecka? Vad ska du fortsätta med respektive ändra i ditt agerande?

Fråga - svar

Vad ska jag säga att jag gör?

Säg att du följer ett program som går ut på att fånga upp hur det vardagliga arbetet ser ut. Att utifrån det kunna hjälpa dina medarbetare att utvecklas, jobba med rätt frågor och få det stöd som behövs. Beskriv konkret hur det kommer att gå till och att du kommer att vara frågvis för att du vill förstå. Att det kan kännas ovant för er alla i början men att ni får ge det en chans.

Vad gör jag om det dyker upp en akut fråga där jag måste gå in och styra?

Självklart måste akuta frågor gå före. Men ställ alltid frågan ”Kan det vänta 15 minuter?”. Parkera den i så fall genom att summera vad den handlar om och när du ska ta tag i den.

Om en tredje part är med, vad ska den få för info?

Om det inte förväntas att du är med, behöver du säga varför du är där, ni kan behöva diskutera spelregler/roller. I annat fall behöver det inte nämnas.

Kan jag göra detta även om jag inte har en ledarroll just nu?

Visst går det. Det som är viktigt då är att förankra det hos dig chef och den/de det gäller och förklara syftet.

Ett tips för dig som är förälder: Testa på barnen! Om inte 15 minuter går, så häng med 5 eller 10 minuter i vad de gör, ställ frågor och summera. Det kommer med stor sannolikhet att ge både dig och barnen en annorlunda upplevelse.

Gästskribent

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Om skribenterna

Annika Strömsten och Maria Forsgren på Wenell Management arbetar med att sprida kunskapen om hur vårt sätt att agera och kommunicera påverkar vår omgivning. De har specialiserat sig på att omvandla vetenskap till verktyg som är användbara i vardagen och att ta fram nya effektiva former för färdighetsträning. Små förändringar i det egna agerande kan ge stora effekter, både på individuell och organisatorisk nivå, är deras devis.

De är båda legitimerade psykologer med grund i beteendeanalys och i den finns nycklarna till de lagar som styr mänskligt agerande. Annika och Maria har båda omfattande erfarenhet av att träna ledare både i Sverige och internationellt. De arbetar framförallt med att utveckla ledares kommunikativa färdigheter genom träning, olika former av återkoppling och uppföljning av både beteenden och resultat.

Läs mer om Wenell Management här!

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill