"Du kan skapa projektets kultur"

Elisabeth Kamél delar med sig av tips för att maximera din hjärnkapacitet och effektivisera kommunikationen i projekt.

Projektleda | Ledarskap | ARTIKEL | SEP 2015

Projektledning, Elisabeth Kamél

Projektledning, Elisabeth Kamél

"Det här känns inte bra...". Har du någon gång tänkt så på vägen in till ett möte med styrgruppen eller ett möte med några andra viktiga intressenter till projektet? Då gäller det att du omedelbart kopplar in din mentala regissör och stoppar alla sådana tankar. Låter du tankarna vandra vidare på samma spår är det troligt att du förlorar kontrollen över ditt viktiga möte. Visste du att hjärnan minns känslor i situationer långt efter att själva detaljerna försvunnit? Ibland spelar hjärnan oss ett spratt och får oss att ”känna igen situationer”, så att vi ”vet vad som kommer att hända för att vi har sett det förr”.

Att låta sig distraheras är en av vår tids stora energitjuvar. Fokus flyttas från det viktiga vi hade tänkt göra till det som plötsligt dök upp: på skärmen, plinget på mobilen, skrattet eller sucken från kollegan bredvid.

En studie visade att det i medeltal går åt 2,1 timme per dag  till distraktioner på ett kontor (David Rock, Hjärnan på jobbet, 2014)  En annan studie visade att vi ägnar i snitt 11 minuter åt ett projekt innan vi blir distraherade, och sen tar det 25 minuter att komma tillbaka till den ursprungliga uppgiften igen (om man alls lyckas komma tillbaka).

Som projektledare, men även i andra roller, har vi mycket att vinna på att skapa situationer och miljöer där vi kan få arbeta helt fokuserat. Framförallt när det handlar om att fatta beslut och lösa problem, då koncentration och fokus krävs.

Distraktioner är både ansträngande och ibland också frustrerande, till exempel när vi märker hur tiden försvinner utan att vi gjort de där viktiga förberedelserna inför mötet. Om man skiftar fokus 10 gånger i timmen (en studie visade att det skedde så ofta som upp till 20 gånger i timmen, David Rock, Hjärnan på jobbet, 2014), så kommer tiden för produktivt tänkande att sjunka till en bråkdel av vad som är möjligt.

Utöver de yttre distraktionerna så har vi också den där inre rösten som talar om saker för oss. Två neuroforskare kom fram till att när man inte gör så mycket så aktiverar man en nervkrets som kallas standardnervkrets, vilket innebär att fokus vänds inåt och man blir mer medveten om exempelvis saker som man oroar sig för (David Rock, Hjärnan på jobbet, 2014). Det tar inte stopp där, att uppmärksamma distraktioner sker reflexmässigt och är något som vår hjärna lärt sig under miljontals år.

Distraktionerna drar till sig vår uppmärksamhet för att det som sker är nytt, och för att vi lärt oss att reagera på det som är oväntat.

Produktiviteten blir naturligtvis kraftigt lidande av alla dessa typer av distraktioner. För att komma tillrätta med åtminstone en del av problemen behöver vi stänga av de yttre distraktionerna och träna på att styra våra tankar till det vi vill fokusera på.

De yttre distraktionerna som mobil, mejl och annat går lätt att åtgärda. Det är mest en fråga om att komma sig för, att inse hur beslutsförmågan påverkas och sedan bestämma sig för att det är tillåtet att ”vara otillgänglig” och att ”få koncentrera sig” i projektet.

En av projektledarens trevligaste uppgifter är att få skapa ”projektets kultur”. Hur tror du att det skulle tas emot i ert projekt om du föreslår att inga möten läggs på dagens allra produktivaste timmar? Med undantag för de kreativa, problemlösande, eller brainstormande mötena förstås.

Men hur gör man med den inre rösten då – hur får man tyst på den? Den där rösten som antingen låter som ett helt fotbollslag som pratar i mun på varandra eller så kanske det är en sträng röst som tillrättavisar dig gång på gång? Det första steget är att lära känna rösten, hur den låter och vad den säger egentligen. Är den snäll och hjälpande eller rentav tvärt om?

Det här kan vara en lång och i vissa fall mödosam process. Det handlar om att lära sig att styra den inre rösten, att träna sin egen mentala regissör, och att träna på att förbjuda rösten att komma till tals under den tid vi bestämt oss för att fokusera på krävande arbetsuppgifter.

Några tips för att maximera din hjärnkapacitet och effektivisera kommunikationen i projekten:

  1. Starta arbetsdagen med att prioritera dagens arbete. Prioritering är det mest arbetskrävande för hjärnan, och behöver därför utföras när du är pigg och alert. Testa en struktur med 25-minuters pass av fokuserat arbete, följt av 5 minuters ”vila”.
  2. Stäng av notiser på datorn, mobilen mm.
  3. Strukturera din dag så att du startar med den svåraste arbetsuppgiften när du prioriterat klart. Det skulle kunna vara så att uppgiften upplevs som svår för att du saknar överblick och därför kan du behöva starta med att bryta ned den i mindre delar.
  4. Lägg återkommande möten med dina projektmedlemmar strax före lunch. Det är den tidpunkt då hjärnkapaciteten minskar. (De där mötena som handlar om uppföljning eller andra relativt enkla frågor.)
  5. Direkt efter lunchen klarar de allra flesta att ha ett eller två 30-minuters pass med tankekrävande arbetsuppgifter. Därefter lägger du mindre krävande arbete.
  6. Möten med ditt projekt som kräver att du är fräsch i tanken och alert planerar du in vid tillfällen där du kan leva upp till dessa krav, vanligtvis direkt på morgonen. Ett felaktigt placerat möte skapar alltför ofta onödigt merarbete.
  7. Och så till sist, lägg in en stående aktivitet i din kalender för varje arbetsdag – prioritering. Då möjliggör du fortsatt maximering av din hjärnkapacitet under hela hösten!


 

Elisabeth Kamél

Följ skribent:

  • Följ skribent

Denna artikel:

  • Spara artikel
  • Betygsätt

Följ ämne:

  • Projektleda
  • Ledarskap

Dela:

Vill du bli en framgångsrik ledare?

  • Fri tillgång till hela vår kunskapsbank
  • Kostnadseffektivt
  • Tillgång när du vill, var du vill